軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作的探究

李淑香

摘 要：軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是軍工單位在工程建設(shè)中形成的原始記錄，是軍工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)發(fā)展的主要依據(jù)，是重要的知識(shí)資產(chǎn)，在國(guó)防經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到重要支撐作用。本文對(duì)筆者所在軍工企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目中積累的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作實(shí)踐中采取的方法和出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了一些認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè);工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料;問(wèn)題;審核審查工作的探究

引言

軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作要與經(jīng)營(yíng)管理的其他方面一起與時(shí)俱進(jìn)，怎樣更好地做好檔案收集工作、保管和利用工作，只能在實(shí)踐中不斷探索。今日的辛苦收集、精心保管是為了明日的有效利用，是為了更好的維護(hù)軍工企業(yè)資產(chǎn)的保值增值，歷史將見(jiàn)證基層檔案工作者工作的意義所在。

1、軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案因其固有的特殊性，使其與其它工程建設(shè)項(xiàng)目檔案更具有一定的儲(chǔ)存價(jià)值。

但是隨著工程項(xiàng)目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書(shū)、上級(jí)批示的文件、招投標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實(shí)際施工過(guò)程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗(yàn)收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項(xiàng)目竣工之后，還會(huì)涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來(lái)講，這些材料都對(duì)施工過(guò)程進(jìn)行了詳細(xì)介紹，是較為真實(shí)、全面的材料內(nèi)容，對(duì)工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的材料管理來(lái)講，檔案管理具有一定的社會(huì)屬性，并且在國(guó)家的相關(guān)部門(mén)中已經(jīng)形成了一定的管理制度。

但是無(wú)論從企業(yè)的方面來(lái)講，還是從個(gè)人的方面來(lái)講，檔案管理的實(shí)施都能實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)價(jià)值的良好呈現(xiàn)，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。無(wú)論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，我們都必須投入大量的精力，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔工作，充分重視軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。

2、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作存在的問(wèn)題

2.1檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏

人才結(jié)構(gòu)失衡，檔案管理部門(mén)是檔案收集的專(zhuān)業(yè)部門(mén)，普遍存在年輕檔案人員缺乏、專(zhuān)業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象。在工程檔案收集管理的過(guò)程中，要求具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才，既要有檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)也要有工程專(zhuān)業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu);

2.2軍工建設(shè)單位檔案管理考核缺乏力度

檔案管理部門(mén)沒(méi)有話語(yǔ)權(quán)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目涉及參建單位、參建部門(mén)眾多，檔案收集困難。雖然檔案管理部門(mén)為此制定了管理辦法及規(guī)章制度，但檔案部門(mén)沒(méi)有話語(yǔ)權(quán)，對(duì)參建單位及參建部門(mén)缺少考核力度與制約手段，在制度的執(zhí)行上只能不了了之;

2.3資料完整性問(wèn)題

資料完整性問(wèn)題是指一個(gè)工程項(xiàng)目所應(yīng)形成和歸檔的一切竣工圖紙、文字資料齊全完整，沒(méi)有遺漏現(xiàn)象，工程竣工資料的完整性是其準(zhǔn)確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準(zhǔn)確性也無(wú)從談起。在工程項(xiàng)目的檔案資料檢查中，發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔資料不完整，如實(shí)施方案中編寫(xiě)的內(nèi)容實(shí)際中沒(méi)有相關(guān)資料歸檔，存在不歸的現(xiàn)象，問(wèn)其原因，解釋相關(guān)資料存在，但未歸入本工程項(xiàng)目檔案，也沒(méi)有在歸檔說(shuō)明中標(biāo)注。這類(lèi)問(wèn)題影響了項(xiàng)目檔案的通過(guò)驗(yàn)收;

2.4資料準(zhǔn)確性問(wèn)題

資料準(zhǔn)確性是指項(xiàng)目檔案要真實(shí)、準(zhǔn)確，文件的時(shí)間邏輯、文字描述合理，能夠反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況。具體包括兩方面的意義：一是文字資料與圖紙的對(duì)應(yīng)配套，即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工紀(jì)錄與之對(duì)應(yīng)，每份文字資料又都準(zhǔn)確無(wú)誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。二是文字資料合同圖紙與實(shí)物相符，做到文物吻合、圖物相符。在工程項(xiàng)目的檔案資料檢查中，發(fā)現(xiàn)了竣工圖未按設(shè)計(jì)變更貫徹更改、文件簽署時(shí)間邏輯順序倒置等問(wèn)題，也是影響項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收的重要因素;

2.5 資料有效性問(wèn)題

資料有效性對(duì)工程建設(shè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，施工資料的形成和管理是施工過(guò)程不可缺失的組成部分。如施工日志是資料檢查的依據(jù)和基礎(chǔ)，涵蓋了工程管理和資料形成的過(guò)程記錄，施工日志應(yīng)該真是、連續(xù)完整、施工部位具體，填寫(xiě)內(nèi)容與隱蔽、預(yù)檢、測(cè)量記錄、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)批、材料構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)記錄、技術(shù)交底交圈。施工日志記錄了施工階段的生產(chǎn)、技術(shù)質(zhì)量安全工作，工程項(xiàng)目的開(kāi)、竣工日期、施工勘測(cè)、工程進(jìn)度及上級(jí)有關(guān)指示。但在工程項(xiàng)目的檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)，施工日志填寫(xiě)的內(nèi)容不完整，一頁(yè)紙只記錄一行文字，具體事項(xiàng)記錄不清，技術(shù)質(zhì)量安全工作空白，不填寫(xiě)。施工日志的記錄的有效性也是影響項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收的重要因素;

2.6 資料移交問(wèn)題

在接收竣工后移交的資料檢查中發(fā)現(xiàn)，文件資料簽署填寫(xiě)不完整，如項(xiàng)目技術(shù)主管不簽字，編制起止日期填寫(xiě)不對(duì)，背考表冊(cè)數(shù)、立卷人、審核人不填寫(xiě)，這些也影響著項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收的因素。

3、軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作的探究

3.1實(shí)現(xiàn)軍工企業(yè)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

軍工企業(yè)工程建設(shè)一般實(shí)施的時(shí)間比較長(zhǎng)，從實(shí)施到竣工需要一個(gè)周期，因此在工程建設(shè)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項(xiàng)目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開(kāi)始，向相關(guān)部門(mén)作好歸檔交底工作，如天津廠房工程項(xiàng)目，在開(kāi)工實(shí)施初期，單位領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)人員對(duì)施工方、監(jiān)理方相關(guān)人員作歸檔范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)作交底，讓相關(guān)人員知道歸檔歸什么、如何歸、怎么歸。

同時(shí)在進(jìn)展過(guò)程中需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項(xiàng)目簽訂正式的合同之后，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)理措施，使工程項(xiàng)目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到滲透。

3.2建立健全檔案管理服務(wù)平臺(tái)

服務(wù)意識(shí)是非常重要的，檔案相關(guān)管理工作人員需要在提高自身服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理服務(wù)方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，將檔案資源與單位的局域網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，并在管理部門(mén)內(nèi)部宣傳檔案資源的重要性，引導(dǎo)其對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和查閱，使檔案的服務(wù)功能發(fā)揮出更加重要的作用。在此過(guò)程中，檔案管理人員需要站在網(wǎng)站服務(wù)的角度，對(duì)檔案進(jìn)行全面管理與運(yùn)行，促進(jìn)軍工建設(shè)單位檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。

3.3借助“外力”來(lái)促進(jìn)管理人員綜合管理能力的提升

“外力”是指通過(guò)培訓(xùn)的方式將先進(jìn)的管理觀念、管理手段及模式等灌輸?shù)焦芾砣藛T的知識(shí)體系中，使其能夠掌握更具現(xiàn)代化特色的管理模式和觀念，以便為軍工企業(yè)檔案管理做出更多貢獻(xiàn)。部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織全體員工展開(kāi)培訓(xùn)，并結(jié)合當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)和發(fā)展的實(shí)際情況，不斷提升管理人員的綜合能力和素質(zhì)。

此外，也可以聘請(qǐng)綜合能力較強(qiáng)的管理人員到本單位進(jìn)行演講，加強(qiáng)深入的交流，將先進(jìn)的管理觀念和方式與本單位的管理人員進(jìn)行溝通，以便能夠面對(duì)面進(jìn)行“解惑”，有效解決工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，促進(jìn)管理效率的提升。

3.4加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查

監(jiān)理單位應(yīng)定期和不定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題并要求及時(shí)整改處理。針對(duì)檔案管理中歸檔、分類(lèi)、保存和編目等普遍存在問(wèn)題的環(huán)節(jié)，進(jìn)行重點(diǎn)檢查和監(jiān)督。如天津廠房工程項(xiàng)目，定期不定期對(duì)施工方、監(jiān)理方督促檢查實(shí)施組卷完成情況，并對(duì)已組卷的文件逐一檢查，提出問(wèn)題限期整改，對(duì)不能整改問(wèn)題項(xiàng)匯總，進(jìn)行階段復(fù)查整改督察，因此，做好檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，是保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔不可缺少的一種有效途徑。通過(guò)該工程項(xiàng)目檔案管理的檢查和監(jiān)督，引導(dǎo)項(xiàng)目各單位重視檔案管理工作、健全檔案管理制度、規(guī)范項(xiàng)目檔案的管理工作。

3.5通過(guò)經(jīng)濟(jì)手段和管理辦法制約，實(shí)施有效的控制

運(yùn)用適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)手段和相應(yīng)的管理辦法，對(duì)工程科技資料實(shí)行有效的控制。在與工程參建單位簽訂承包合同時(shí)就應(yīng)對(duì)工程檔案的積累、形成及移交的時(shí)間、違約處理辦法進(jìn)行相應(yīng)的條款規(guī)定;在相應(yīng)的檔案管理辦法中，對(duì)工程檔案的收集范圍及編制檔案的責(zé)任單位應(yīng)予明確，對(duì)不同的部門(mén)應(yīng)針對(duì)不同的工程性質(zhì)規(guī)定檔案收集職責(zé)，如工程的征地和政策處理合同、環(huán)保、建筑、衛(wèi)生許可、土建招投標(biāo)、合同和協(xié)議等文件材料，明確由基建部門(mén)組織收集整理，向檔案部門(mén)移交。施工單位在進(jìn)行工程結(jié)算時(shí)，必須有檔案人員簽字，才可進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算，有了明確的收集范圍和職責(zé)及相應(yīng)的制約手段，工程資料和檔案就能避免流失，并能及時(shí)歸檔。從而確保工程檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，軍工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理依然存在較多問(wèn)題，要求項(xiàng)目各參建單位高度重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理工作、資料記載的不僅是工程的施工過(guò)程，更體現(xiàn)出了企業(yè)的管理水平和人員素質(zhì)。團(tuán)結(jié)協(xié)作，健全檔案管理制度、提升檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、加大檔案管理監(jiān)督力度，這樣才能更好地解決檔案管理存在的問(wèn)題，提高檔案管理質(zhì)量，保證軍工企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)、完整、有效。

參考文獻(xiàn)

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