淺談檔案信息化管理風(fēng)險防控方法及應(yīng)對措施

牛婷婷

摘 要：隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的迅速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)涉及到企業(yè)管理工作的各個方面，檔案管理工作的信息化管理工作的推進(jìn)也是具有必要的。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是信息化管理工作的平臺，檔案信息化管理工作的風(fēng)險性受到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全性的影響。雖然國家一直在對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行管制，但是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的公開性使得其安全風(fēng)險一直存在。本文通過對檔案信息化管理防控風(fēng)險的分析，對檔案信息化管理風(fēng)險防控方法和應(yīng)對措施進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;風(fēng)險防控;應(yīng)對措施

在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛覆蓋的工作環(huán)境中，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理具有必要性。將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行管理可以提高檔案的管理效率，減少檔案管理的工作量，也可以將檔案管理工作與企業(yè)運(yùn)營過程中的其他工作進(jìn)行有效的銜接和結(jié)合，將檔案管理工作的作用進(jìn)行有效的發(fā)揮。但是在現(xiàn)有計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行電子檔案的管理仍然存在許多安全隱患，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作過程中要提高風(fēng)險意識，對檔案信息化管理工作中潛在的風(fēng)險制定有效的防控措施。

一、檔案信息化管理的可能風(fēng)險

1.檔案信息的真實性

檔案的信息化管理進(jìn)行建設(shè)需要將所有的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字的形式，并使用各種電子文檔進(jìn)行信息收集。但是在現(xiàn)有檔案信息管理技術(shù)水平下，傳統(tǒng)的檔案學(xué)要求的“檔案文件原始性”沒有辦法完全滿足現(xiàn)在檔案管理工作的工作要求。尤其是接收和采集的電子文檔，其原本的文件內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下難以得到全面的體現(xiàn)。所以，沒有原生載體的檔案，在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中具有無法保證信息真實性的風(fēng)險。

2.網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)技術(shù)等本身的安全風(fēng)險

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為一個開放、共享的系統(tǒng)空間，從存在開始就有許多的信息安全隱患存在。即使每個國家都制定了關(guān)于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用方面的規(guī)章管理制度，并且都很注重網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)的構(gòu)建，但是在網(wǎng)絡(luò)空間中計算機(jī)病毒和黑客攻擊等風(fēng)險一直都存在。

3.檔案信息的泄露風(fēng)險

檔案信息化管理為檔案的整理和管理帶來許多的便捷，可以有效的提高檔案管理的效率，但是檔案的信息化管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理具有更加容易泄露信息的風(fēng)險。信息化檔案管理中對檔案的儲存、保管、查詢、利用方式等方面都和傳統(tǒng)的檔案管理不同。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性的特征和檔案管理的機(jī)密性特征是背離的，對檔案信息化管理帶來挑戰(zhàn)。并且，電子的檔案信息儲存有著易失效的風(fēng)險，這對檔案信息的儲存和管理技術(shù)帶來挑戰(zhàn)。

4.檔案信息的完整性風(fēng)險

在對檔案信息進(jìn)行整理存儲的過程中對檔案的真實性和檔案的完整性具有嚴(yán)格的要求，要保證檔案進(jìn)行數(shù)字化的過程匯總內(nèi)容要完整，要能夠詳細(xì)的記錄檔案的內(nèi)容。但是在實際的檔案信息化建設(shè)過程中，電子文件的行程、存儲、歸檔、交換、查詢、信息管理過程匯總，受到管理平臺、管理機(jī)制和信息載體的約束，檔案信息的建設(shè)容易出現(xiàn)原有數(shù)據(jù)不完、次序散亂、檔案信息被調(diào)整等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的問題，使得檔案喪失原有的價值，給檔案的信息化管理帶來風(fēng)險問題。

二、檔案信息管理風(fēng)險評估的重要性

1.風(fēng)險評估的要點

在進(jìn)行檔案信息管理的過程中進(jìn)行有效的風(fēng)險評估可以有效的防范風(fēng)險，制定科學(xué)的風(fēng)險預(yù)防措施。電子檔案管理人員進(jìn)行檔案管理風(fēng)險的評估要先對電子檔案的應(yīng)用進(jìn)行全面的分析，在對電子檔案進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，對風(fēng)險進(jìn)行有針對的預(yù)防和控制。風(fēng)險評估的方面主要包括風(fēng)險發(fā)生的概率、可能造成的損失程度、風(fēng)險的等級、防范方法、解決措施等方面。

2.風(fēng)險評估的作用

檔案信息化管理風(fēng)險主要是信息安全方面的風(fēng)險，主要是對電子檔案存在的弱點、面臨的威脅和可能會造成的影響的分析，以及對這三個方面綜合的分析和風(fēng)險評估。進(jìn)行有效的風(fēng)險評估可以降低電子信息檔案管理出現(xiàn)風(fēng)險的概率，可以提前制定風(fēng)險防范措施，在風(fēng)險出現(xiàn)的情況下，將負(fù)面影響降到最低，進(jìn)而提高電子信息檔案管理的有效性。

3.風(fēng)險預(yù)判意識

檔案信息管理人員在進(jìn)行電子檔案管理的過程中要時刻具有風(fēng)險防范意識，對信息安全問題提高警惕，積極應(yīng)對電子檔案管理過程中遇到的風(fēng)險問題，在風(fēng)險防范的過程中尤其要注重對不確定風(fēng)險的防范。電子檔案管理工作人員在工作中要把風(fēng)險控制工作放在工作的首位，要積極應(yīng)對風(fēng)險，提前制定科學(xué)有效的風(fēng)險防范措施，盡量避免風(fēng)險的出現(xiàn)和降低風(fēng)險帶來的損失，促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高。另外，企業(yè)要在思想層面上改變對電子檔案管理沒有風(fēng)險的錯誤認(rèn)識，對檔案管理過程中風(fēng)險發(fā)生后可能帶來的后果進(jìn)行分析，使得管理人員能夠?qū)π畔⒐芾碇械娘L(fēng)險發(fā)生形成正確的認(rèn)識，重視每個管理環(huán)節(jié)的安全工作，提高電子檔案管理安全意識。

三、檔案信息化管理安全風(fēng)險防控方法和應(yīng)對措施

1.加強(qiáng)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案信息化管理涉及到的范圍廣泛，對于企業(yè)運(yùn)營的影響深遠(yuǎn)。但是在檔案進(jìn)行信息化管理之前，紙質(zhì)版的檔案使用的時間是很久遠(yuǎn)的，對于企業(yè)的管理具有深遠(yuǎn)的影響，檔案管理的模式已經(jīng)固化，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中受到傳統(tǒng)檔案管理方法的影響較大。在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中要將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一還是困難的。針對這個問題，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員的管理水平進(jìn)行提高，建立相關(guān)的有效的信息管理平臺，使得檔案信息化管理的工作符合管理要求，達(dá)到信息化管理水平，確保信息化管理的有效性。

2.做好檔案信息化管理調(diào)研工作

進(jìn)行檔案信息化管理的基本要求是要符合信息化管理的相關(guān)規(guī)范。隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新和提高，電子信息化管理的環(huán)境在不斷變化，原有的檔案管理制度對于檔案信息化管理已經(jīng)不再適用，企業(yè)的檔案管理部門有必要根據(jù)現(xiàn)有的信息化檔案管理需要制定相應(yīng)的檔案管理制度。在進(jìn)行檔案管理制度的時候應(yīng)該多方面考慮，檔案管理涉及到的企業(yè)管理部門和企業(yè)員工比較多，企業(yè)人員的分布在不同分部門，檔案信息具有一定的復(fù)雜性，在進(jìn)行檔案管理的過程中要做好調(diào)研和信息整理工作，對企業(yè)員工的檔案信息進(jìn)行全面的調(diào)研，保證檔案信息記錄的真實性和可靠性。另外，檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理的過程中要把整理的重點放在紙質(zhì)版的檔案整理上，確保紙質(zhì)檔案的改動和電子檔案改動的統(tǒng)一，落實檔案信息化管理的規(guī)范性，保證企業(yè)檔案信息的一致性。

3.進(jìn)行檔案信息安全的風(fēng)險分析

企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中要對管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險提前進(jìn)行評估和防范。進(jìn)行風(fēng)險評估的工作就是要將檔案信息化管理過程中可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險進(jìn)行羅列，分析出這些風(fēng)險發(fā)生的情況下會造成的損失，對這些風(fēng)險進(jìn)行等級分類，在進(jìn)行風(fēng)險防范的過程中有重點的進(jìn)行風(fēng)險的防范工作，將風(fēng)險出現(xiàn)帶來的損失盡量控制在最小的范圍內(nèi)。風(fēng)險等級的劃分也有助于在風(fēng)險發(fā)生的情況下，檔案管理人員按照風(fēng)險對企業(yè)運(yùn)營的威脅程度，有序高效的從高到低對風(fēng)險問題進(jìn)行解決。

4.提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理水平與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全水平具有重要的聯(lián)系，與企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)水平也具有重要的聯(lián)系。這些都是對檔案管理人員技術(shù)能力的基本要求，是避免檔案信息化管理過程中不必要風(fēng)險的基礎(chǔ)。另外，企業(yè)要注重員工風(fēng)險防范意識的考察，檔案管理人員要具有足夠的風(fēng)險意識，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中才可以具有及時處理和預(yù)防風(fēng)險的意識。

5.做好檔案信息的識別工作

將企業(yè)的檔案進(jìn)行整理和歸類是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作。進(jìn)行有效的檔案信息化管理可以幫助企業(yè)更好的進(jìn)行檔案的歸類和整理。檔案的歸類和整理可以為檔案管理風(fēng)險評估工作提供依據(jù)。所以，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案整理的過程中，要對檔案的信息進(jìn)行識別，對檔案的信息進(jìn)行全面的分析，進(jìn)而找到風(fēng)險出現(xiàn)的源頭，分析出檔案管理工作中的不足之處，并根據(jù)檔案的分類對檔案管理進(jìn)行分層分析，這有助于簡化檔案管理工作，在進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測的時候也可以有層次的展開評估和預(yù)測。

四、結(jié)束語

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理也在得到不斷的推進(jìn)，使用檔案信息化管理可以提高企業(yè)檔案管理的效率和檔案管理的水平，但是在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中存在著許多的潛在風(fēng)險，對檔案管理工作造成威脅。檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中要提高自身的技術(shù)水平和風(fēng)險防范意識，要提前做好風(fēng)險評估工作，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，盡量避免檔案管理風(fēng)險的出現(xiàn)，將風(fēng)險帶來的損失控制在最小的范圍內(nèi)。

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（作者單位：陜西省天然氣股份有限公司）

作者簡介：沈玉瑾（1970-），女，漢，江蘇人，中國電子科技集團(tuán)公司第五十一研究所，大專，館員，研究方向：檔案信息化，檔案編研。