新醫改背景下地市醫院檔案管理工作的問題與對策

摘 要：隨著公立醫院的發展壯大，檔案記錄著醫院事業成長和發展的歷程，也是醫患工作的真實記錄和綜合反映。檔案收集作為檔案管理工作的基礎和前提，對地市公立醫院的檔案管理乃至整體管理水平的提升均有促進作用。針對地市公立醫院檔案收集工作存在歸檔意識薄弱、責任歸屬不明，材料收集不全、質量參差不齊，檔案管理信息化水平低，驗收模式落后等問題提出確定收集范圍、明確收集責任;規范對收集材料的要求、保證形成檔案的材料質量;檔案管理與質量管理體系記錄管理統一;及時收集、減少檔案資源流失;加強檔案收集數字化、信息化建設的改進對策。

關鍵詞：醫院;檔案收集;管理

隨著國家醫藥衛生事業改革的深入推進和人民群眾對個人健康和高質量生活的追求，地市公立醫院的規模不斷壯大，地市公立醫院的檔案工作成為醫院綜合治理體系變革的重要基礎工作之一，同時也是衡量一個地市公立醫院救死扶傷與管理質量的重要指標。

地市公立醫院的檔案記錄著全院醫護人員救死扶傷的過程，承載著醫院醫護人員在治療、培訓、管理等各個環節活動中形成的真實記錄，是反映和維護醫院歷史面貌的寶貴財富，在醫療活動中起著憑證、參考等重要作用。一般檔案管理的主要環節有：收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研等。檔案收集是指接收和征集檔案，即通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各科室、個人手中的檔案，有計劃的分別集中到檔案到，實行集中統一管理。

作為地市公立醫院檔案管理的首要基礎性環節，檔案收集工作影響著后續檔案分類、保存、提取等工作的開展。因此，做好檔案收集工作就顯得尤為重要?；谛箩t改背景下特別是地市公立醫院檔案管理工作存在流動性大、復雜度高等特點，目前地市公立醫院檔案收集工作普遍存在許多亟待解決的問題。

一、地市醫院檔案工作中存在的問題

1.職工歸檔意識薄弱，責任歸屬不明。地市公立醫院檔案工作是一項復雜、繁瑣卻又十分重要不可忽視的工作。但是大多數教職工并沒有充分認識到檔案管理的重要性，因而忽視了檔案材料的前期收集，從而導致了大量反映醫院及科室發展軌跡的資料沒有及時歸檔。此外，檔案收集責任歸屬不夠明確，造成科室之間材料重復收集甚至相互推諉、均不收集的境況，這直接影響了檔案工作的有序進行。

2.歸檔材料收集不夠齊全，質量參差不齊。雖然很多地市公立醫院為實現檔案管理的規范化，保證檔案材料收集的完整性，黨委辦公室下設專職檔案管理員，并在各科室特設立兼職的檔案管理員。但是由于兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，再加上兼職檔案員本職工作較為繁忙，通常僅僅是在移交材料前夕，在行政檔案管理人員催促下完成任務式地進行檔案移交，檔案材料收集工作并未按原有規定執行，導致歸檔材料殘缺不全，質量也是參差不齊。

3.檔案管理信息化水平低，驗收模式落后。檔案的收集、檢查、整理等各環節工作量很大，僅檔案驗收需要逐頁清點檢查，清點無誤后再進行檔案分類等后續工作，全院檔案數量較多，需要耗費大量的時間和精力進行手動記錄，由于未能及時采用信息技術和各類管理信息系統進行分析處理、歸并各類檔案，導致工作效率低，出現錯誤的可能性大，且錯誤通常難以發現?！皺n案收集”作為檔案管理的第一個基礎性環節，影響著后續環節檔案管理工作的開展。

二、地市公立醫院檔案收集工作的幾點建議

1.確定收集范圍，明確收集責任。醫院《檔案工作規范》在各類別檔案的各類目中明確的收集范圍和保管期限，但未明確責任者。根據醫院《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍和保管期限》等制度的要求，明確本部門檔案工作責任制，將文件材料的歸檔工作納入全體工作人員崗位職責。根據醫院管理模式和各部門的職責分工制訂《檔案歸檔操作指南》等，明確每個類目的檔案的責任部門（或人），使相關部門更清楚自己部門有哪些檔案需要移交檔案室，在工作過程中隨時做好收集和保管工作，將把檔案管理工作納入科室年終目標考核體系。與此同時，強化各部門兼職檔案管理員的檔案收集意識，協助檔案室將分散在各部門的檔案材料及時收集齊全并按時移交。

2.規范對收集材料的要求、保證形成檔案的材料質量。目前，醫院檔案管理主要是文書檔案、聲像類檔案及新增電子檔案等幾種形式。進一步規范各類檔案材料的收集工作，尊重檔案的原始記錄性，不收集偽造材料，才能保證檔案質量，保障檔案材料的真實性。

（1）文書檔案收集要求

辦理完結的材料，應齊全、完整、準確、系統，質地優良，書繪工整，線條、字跡清晰，簽署完備。達到長久保存的要求具體：①完整地反映該項目的全部內容和全過程;②粘貼要求：歸檔材料用白乳膠粘貼，不得使用漿糊、膠水、雙面膠、透明膠布等粘貼;③移交的材料不利用廢紙打印。

應為原件。因故無原件的可將具憑證作用的材料歸檔。若原件有破損的，將復印件與原件一起移交。熱敏紙的傳真件要及時復印保存。

材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

（2）聲像檔案收集要求。移交聲像類檔案須配有文字說明，包括時間、地點、人物、事由、長度、攝影者等。錄音帶和幻燈片除文字說明外，亦須配有解說詞。

（3）電子檔案收集要求。伴隨著信息化高度發展，檔案管理將由大量紙質檔案管理逐步走向電子檔案管理，電子檔案一般采用磁盤載體形式保存，存儲空間小，容量大。醫院電子檔案材料的歸檔范圍參照醫院紙質檔案歸檔范圍確定，各部門形成的有重要參考利用價值的電子文件均屬于電子文件歸檔管理范圍。為便于檔案資源共享利用，醫院亦將教育教學活動中形成的PPT 等電子檔案進行收集。

院內電子文件形成部門應對具有查考利用價值的電子文件定期制作備份，并及時拷貝到脫機保存載體上，標明文件名稱、類別、形成時間，妥善保管及時移交。

3.檔案管理與質量管理體系記錄管理統一。進行ISO9001：2000質量管理體系認證的醫院，一些寫在文件里的記錄屬于醫院檔案管理的歸檔范圍。在“貫標”初期，單位組織各部門相關的管理人員進行學習、培訓，了解和掌握“貫標”知識，編寫體系文件。但是管理人員對醫院檔案管理并不熟悉，在編寫體系文件各記錄的保管期限時僅從自己使用的角度出發，與檔案管理不一致，導致應屬于檔案歸檔范圍的文件材料，保管時間較短，按照體系文件的要求，3、5年即可作廢甚至銷毀。兼職文件管理員、檔案管理員無法辨別是要短期作廢還是要移交檔案室，處于模棱兩可的狀態。隨著“貫標”工作的逐漸深入及檔案管理工作的大力推進，醫院將檔案管理與體系文件管理統籌規劃，屬于歸檔范圍的體系文件記錄，需要移交檔案室的，其保管期限與檔案管理要求保管一致：既減少了文件管理人員在管理時左右為難的局面，又避免的檔案資源的流失。

4.及時收集、減少檔案資源流失。醫院檔案有黨群、行政、教育教學、科研、基建、儀器設備、出版、財會、聲像、實物等多個類別，是醫院各部門各相關崗位產生的原始的記錄。由于醫院工作壓力大、工作時間為三班倒等緣故，導致部分醫院檔案管理人員流動相對較大，各崗位產生的屬于歸檔范圍的材料應參照《檔案工作規范》中的移交時間，及時移交。在相關人員離職時，相關部門應梳理其在職期間所產生的檔案材料是否已經移交檔案室，未移交的應做好材料交接工作，有相關的交接記錄。

5.加強檔案收集數字化、信息化建設。目前，辦公系統與專業的檔案管理系統形成各自兩個獨立的系統。處理完畢的屬于歸檔范圍的材料，應有個有效的途徑轉移到檔案管理系統中。建議加快辦公系統信息化建設，使辦公軟件與檔案管理軟件鏈接，形成辦公文件按要求定期自動歸檔機制，最大化地有效利用資源，并能確保文件的有效性、真實性與長期可讀性，減少手工操作所耗費時間及差錯率。

結語

地市公立醫院檔案管理工作是地市公立醫院基礎工作的重要組成部分，對醫院的整體發展起著至關重要的作用。其中檔案收集工作是一項復雜而繁瑣的工作，做好材料收集基礎工作才能確保檔案質量。作為各業務部門負責檔案收集的人員，各兼職檔案員要有責任心，同時按要求收集整理材料，是醫院檔案價值得以充分地體現，使醫院檔案長期為醫院發展服務，從而推進醫院教育事業的長遠發展。

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[3]焦 鈞.新時期中醫醫院檔案管理發展途徑探析[J].檔案管理，2019

（作者單位：肇慶市第一人民醫院）

作者簡介：沈麗嬌（1981-），女，廣東清遠人，肇慶市第一人民醫院黨委辦公室專職檔案員，本科，檔案館員。

基金項目：2017年度肇慶市科技創新指導類項目“品管圈在提升衛生計生檔案管理水平中的應用實踐”，編號：201704031435。