淺談提高基建項目檔案質量的管理方法

戚會轉

摘 要：隨著我國社會經濟的發展，基建項目的建設規模越來越大，檔案作為項目施工的重要憑證，對基建項目以后的擴建、改造等工作非常重要。文章先是分析了基建項目檔案質量要求，而后結合實際詳細分析了基建項目檔案管理工作的現狀，最后就如何提高基建項目檔案管理質量提出了幾點建議。

關鍵詞：提高;基建項目;檔案質量;管理方法

檔案工作是基建項目管理工作的重要組成部分，貫穿在整個基建項目建設全過程。如今，基建項目建設越來越規范、復雜，形成的檔案資料越來越多，相應的檔案管理難度也在不斷增大。對此，只有引進新技術、新思想，創新檔案管理方法，才能提高檔案管理質量。

一、基建項目檔案質量要求

基建項目的檔案管理應滿足以下要求：第一，歸檔的所有文件應為原文件。若是存在多套文件，那么至少有一套是原文件。第二，基建項目所歸檔的內容必須滿足國家規范及行業有關規定。如設計、監理、施工等規范、技術規程。第三，所有檔案文件的內容要真實、準確，且符合基建項目實際，不存在偽造、虛構等問題。第四，基建項目檔案應當是成套的。在整理基建項目文件時，要遵循完整、成套的原則。第五，對于紙質文件，且需要永久或長期保存的文件，要盡量采用耐久性比較強的紙質材料。同時，還要選擇不容易褪色的書寫材料。一般情況下，應選擇新藍圖作為竣工圖，即便是計算機出圖，也要保證圖紙足夠清晰，不得用計算機出圖的復印件作為竣工圖。第六，檔案文件的內容和圖表要用語規范、結論明確，簽字蓋章手續齊全。第七，若是存在變更，且圖面變更面積不超過20%，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章;若涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變或圖面變更面積超過20%等合同約定的情況，均應重新繪制竣工圖。第八，要確保照片、錄音、錄像等特殊載體文件的安全性、有效性。

二、基建項目檔案的管理現狀

就目前來看，基建項目檔案管理工作的現狀并不樂觀，主要存在以下問題：第一，基建項目檔案資料不夠齊全完整。項目檔案是項目建設過程的真實記錄，其內容應當完全反映工程實際。這樣才能為以后的工作提供可靠的信息參考。但有的基建項目的歸檔工作并不規范，檔案資料內容也不齊全。如在工程變更后，只提供了變更記錄單，而沒有記錄具體的變更內容或變更內容沒在竣工圖上修改到位，圖物不符，工程資料存在代簽、不規范等現象。第二，檔案收集整理不夠及時。為確保案卷質量，要做到工程資料的收集與工程建設同步進行，但實際上，檔案資料的收集工作往往比較滯后，導致存在資料造假、內容不真實等問題，影響到檔案質量。第三，管理方式需創新。新時期，基建項目的規模更大、施工技術更新、內容更復雜，為更規范的管理項目檔案，保證檔案資料的完整、準確、系統，項目檔案管理工作應引進新的管理理念，采用新的管理方法。第四，檔案管理人員專業素質不過關?，F代化的基建項目不同于以往的基建項目，檔案管理工作也有了很大的改變，尤其是自動化、智能化在基建項目中的應用。在此背景下，檔案管理人員只有不斷學習，更新知識，提升自身能力，才能保證項目檔案質量。

三、提高基建項目檔案質量的管理方法

1.加強項目檔案的收集、整理

首先，應做好項目檔案的收集工作，需注意以下要點：第一，應區分基建檔案、文書檔案的概念。一般情況下，在基建項目建設期間形成的事務性文件要歸入文書檔案。而與基建項目直接相關的文件則應歸入基建檔案，如項目前期文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等。第二，在招投標階段，除收集常規投標文件外還應加強對評標過程文件的收集;對未中標的文件也應收集完整，簡化整理，作為資料留存。第三，在施工階段，要重點檢查與工程相關的所有施工資料是否齊全，尤其是要注意實驗報告、測試記錄等資料是否完整、正確。保證工程資料能夠真實反映工程建設全過程實際情況和工程實體質量。第四，在施工期間產生的聲像資料應當齊全、真實，且載體安全有效。第五，在竣工驗收過程中，要加強對質量監督及環保、消防、職工衛生等各專項驗收文件的收集。第六，加強對監理文件的收集。如監理單位管理資料、進度控制資料、質量控制資料及造價控制資料等。第七，加強對設備文件的收集。如設備的試驗、技術報告、質量證明文件等。

其次，應做好項目檔案的整理工作。具體要注意以下要點：第一，應按照文件價值鑒定、分類、組卷、案卷排列、編目、裝訂、上架的順序科學規范整理項目檔案。第二，在分類、組卷的過程中，設置科學、合理的類目級別。尤其是在一些規模比較大的基建項目中，要靈活設置二級類目或三級類目。第三，可按照基建項目文件的階段性、結構性、專業性特點，進行檔案的分類。所謂階段性特點是指依據基建項目工程的施工階段及各階段主要工作內容等進行分類。所謂結構性特點主要是指基建項目工程結構的施工內容進行分類。專業性特點是指按照設計、施工、監理、管理等專業工作的內容進行分類。第四，在立卷的過程中，可按照建設工序進行組卷。如做好前期準備、監理、施工、竣工、驗收五個環節文件的收集整理。同時，還要合理設置案卷的排列順序。如可按照專業排列圖紙。第五，應依據分類方案，規范編寫檔號，填寫案卷封面、脊背，擬寫案卷標題，編制各類檢索工具。

2.創新基建項目管理方式

要加強項目檔案的信息化建設，構建信息化、現代化的檔案管理系統。尤其是在“智慧工地”、BIM技術等逐漸流行的背景下，更應加快信息化檔案管理系統的建設，并實行信息化的檔案收集、整理、管理方式。首先，在項目文件的收集中，對于已經借助計算機進行輔助的工程，要同步進行電子檔案、紙質檔案的歸檔。如在簽訂合同時，應對電子文件提出明確的要求;現場形成的電子文件，要形成相應的紙質文件，并經相關責任人簽字確認。其次，在項目文件的整理中要借助信息管理系統，依據已定的系統要求錄入相關數據。比如將所需的工程材料、種類、數量等信息填入其中。另外，還可將包含工程變更、計量、結算等的文件納入到管理系統中，進行存檔，從而為工程后續工作奠定基礎。再者，還可構建共享的信息化管理機制，要求產生檔案的部門與基建檔案管理部門積極合作、直接對接，從而使檔案的收集、整理、借閱、下載等工作更加高效。最后，需要注意的是在應用信息技術時，還應采取完善的安全保護措施，提高網絡的安全性，并詳細劃分檔案的保密等級與保密界限。比如采用防火墻、設置權限、加密等技術，提升基建項目信息化管理系統的安全性。另外，還可采用“互聯網+”的思想，實現基建項目的集約化管理，并利用計算機技術、信息技術保證數據的安全傳輸、共享。總之，采用信息化的數據管理方式可以創新基建項目檔案管理方式，提升檔案管理質量。

3.明確各方監管職責，強化檔案管理的監督。

首先，檔案管理工作是一項綜合性的工作，需要施工、監理、質量監督、建設等部門的積極協作、密切配合。因此，各部門應明確職責，并落實責任追究制度，保證項目檔案管理工作的順利開展。其次，應明確各部門的監管職責，并層層落實監管責任。按照誰負責、誰監管的原則，構建完善的監管體系，保證項目檔案質量。如施工單位應由項目技術負責人負責，并配備專職資料員，建立資料管理體系，負責收集、整理承建工程形成的工程資料，并向建設單位移交。監理單位要安排專人負責項目的監管及相關資料的收集、整理、歸檔。建設單位應組建專門的管理機構，在項目建設過程中監督和檢查監理、施工單位的工程資料。需要注意的是參與基建項目監督檢查的工作人員應將自己的檢查記錄反饋給相關部門及人員，以便能及時糾正工作中存在的問題。最后，還應做好項目檔案的預驗收工作。也就是成立專門的檔案管理驗收小組，對基建項目的工程檔案進行檢查、驗收，并就其中存在的問題提出針對性的整改措施，從而有效提升案卷質量。

4.提升檔案管理人員的綜合素質

只有不斷提升檔案人員的專業水平，才能真正提高檔案質量。所以，相關部門應高重視檔案管理工作，積極引進檔案管理專業人才。同時，加強檔案工作人員培訓，鼓勵檔案工作人員參加相關的業務培訓、學習交流等活動，增強檔案人員業務素質，提高檔案工作能力。

首先，檔案人員不僅要學習檔案管理基礎知識，還應加強對檔案管理法律、法律，國家及行業標準、規范的學習。從而轉變檔案人員對檔案管理工作的認識，提升檔案人員的責任意識、法律意識。其次，還可結合基建項目實例，開展培訓工作，強化培訓效果，使檔案人員不僅具備檔案專業知識，還具有工程管理方面的業務技能，早學習、早介入，打好項目檔案的主動仗。同時，還可就檔案管理工作中的常見問題開展專題培訓，從而使檔案人員在實際工作中不會出現類似錯誤?？偟膩碚f，只有通過專業培訓學習，檔案人員才能規范開展檔案工作，保證檔案的齊全、真實、可靠。因此，在現代化背景下，應及時做好檔案人員的培訓學習工作。

綜上所述，作為基建項目管理工作的重要部分，檔案管理工作理應得到高度重視。畢竟，高質量的檔案才能體現出項目管理水平，才能為基建項目以后的運維、改造、擴建等工作提供準確的信息資源，才能充分發揮檔案的利用價值和保存價值。

參考文獻：

[1]程 陽.淺談基建項目檔案管理現狀及優化對策[J].辦公室業務，2019

[2]陳 楠.基建工程項目中檔案資料的管理與監控[J].辦公室業務，2018

（作者單位：淮北礦業（集團）有限責任公司辦公室）