人事檔案管理信息化建設(shè)研究

林詩雅

摘 要 信息化時代的到來，為人們的社會生活帶來了便捷與高效。人事檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的一項重要內(nèi)容，關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。借助網(wǎng)絡(luò)及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，將人事檔案管理進行信息化整合，能提升人事檔案管理的質(zhì)量與效率，帶動企業(yè)的跨越發(fā)展。本文首先分析了人事檔案管理的特點，在此基礎(chǔ)上，分析了人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，最后指出了人事檔案信息化管理的路徑。

關(guān)鍵詞 人事檔案 管理 信息化

中圖分類號：F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

信息技術(shù)的高速發(fā)展，對人們的工作、學(xué)習(xí)與生活都產(chǎn)生了深刻的影響。人事檔案管理工作是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，人事檔案管理工作能夠為企業(yè)的發(fā)展提供人力信息支持，保障企業(yè)內(nèi)部的各項工作有序開展。將信息技術(shù)運用于人事檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化與智能化，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，是順應(yīng)時代需求的重要變革。加強人事檔案信息化建設(shè)能夠提升人事檔案管理效率，實現(xiàn)資源的合理配置，進一步健全管理機制，優(yōu)化工作流程，推動企業(yè)效益實現(xiàn)最大化。

1人事檔案管理的特點

隨著信息時代的到來，信息傳播速度加快，企業(yè)在進行人事招聘時，如果沒有關(guān)于人事信息詳細(xì)的采集及記錄資料，則會影響招聘的效果及企業(yè)的未來發(fā)展。人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，需要對人事檔案進行收集、存放、調(diào)用等多方面工作，是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)。

人事檔案管理關(guān)系到單位及個人的發(fā)展，其具有一般檔案的共性，同時也具有區(qū)別于其他檔案管理的個性。從整體來看，人事檔案管理具有以下幾方面的特點。第一，準(zhǔn)確性。人事檔案是人事信息的重要載體，是人員聘用及調(diào)動的主要參考依據(jù)。因此，人事檔案中所記錄的內(nèi)容必須真實、全面，能夠使企業(yè)根據(jù)實際工作的需求，詳細(xì)了解員工的具體信息，包括他們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及思想狀況等。第二，流動性。在人事檔案管理工作中，人事檔案需要與檔案所有者保持同步。工作中可能會出現(xiàn)人事關(guān)系的流動，所以人事檔案也要隨之進行流動。第三，機密性。人事檔案全面記載著企業(yè)人員的相關(guān)信息，其中的部分內(nèi)容涉及個人隱私，因此，人事檔案管理部門應(yīng)做好檔案保密工作，防止個人信息的泄露。

2人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

人事檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展意義重大，人力資源已成為企業(yè)核心競爭力的重要影響因素，加強人事檔案管理工作是提升企業(yè)核心競爭力的必要條件。隨著信息化時代的到來，人事檔案管理也逐步走向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展方向。人事檔案通過信息化平臺進行統(tǒng)一管理，并將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入其中，提高了人事檔案管理的效率，從而為企業(yè)的順利生產(chǎn)與經(jīng)營提供了人力保障。

2.1提高人事檔案信息查詢速度

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，為人們的生活與工作帶來了極大的便利。通過信息技術(shù)的合理運用，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的高效處理。傳統(tǒng)人事檔案管理工作往往需要管理人員以紙質(zhì)形式進行檔案信息的記錄，如需進行檔案信息查詢，也需要人工查找，不僅在時間、人力、資源等方面造成浪費，同時還存在效率低下的問題。而人事檔案信息化建設(shè)，將計算機作為人事檔案信息的載體，在對檔案信息進行查詢時，可以利用計算機的快速檢索功能，全面、準(zhǔn)確、快速地搜索到所需信息，信息查詢效率大大提升。

2.2緩解工作人員的工作壓力

傳統(tǒng)人事檔案管理工作主要依靠手工收集，這就需要耗費大量的人力與時間，往往為工作人員造成較大壓力。而人事檔案管理信息化的建設(shè)，能夠有效解決上述問題，幫助工作人員緩解工作壓力，提升工作效率，避免時間與精力的浪費。例如，在進行數(shù)據(jù)收集時，能夠充分利用信息化平臺自動化與網(wǎng)絡(luò)化的特性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速整合。另外，在檔案信息錄入工作中，能夠避免資源的浪費，提高信息的利用率與價值，這樣就能省去工作人員很多重復(fù)、煩瑣的工作，從而降低了他們自身的工作強度。

2.3工作質(zhì)量與效率獲得提升

人事檔案管理信息化是人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必要手段。傳統(tǒng)人事檔案存在諸多弊端，如果不對其進行革新與發(fā)展，將阻礙企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。傳統(tǒng)人事檔案管理采用人工搜集與記錄的形式，同時還需要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)出來，不僅會占用大量的資源與存放空間，而且還不利于長久保存。長期如此，紙質(zhì)檔案難以得到有效利用。另外，紙質(zhì)檔案經(jīng)過反復(fù)翻閱，會產(chǎn)生磨損與遺失等問題。相比之下，人事檔案管理信息化能夠節(jié)省資源與空間，簡化工作程序，使檔案的保存與利用更加方便，同時也為檔案信息的收集、記錄與查詢提供了便捷的方式。

2.4檔案信息更加安全

檔案信息中蘊藏著不可估量的價值，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失等問題，都會使企業(yè)遭受一定的損失，威脅企業(yè)的相關(guān)利益。因此，檔案信息的保密工作也是檔案管理的一項重要內(nèi)容。檔案管理信息化建設(shè)能夠有效保護檔案信息的安全。在信息化管理系統(tǒng)中，工作人員能夠?qū)π畔⑦M行快速檢索與保存，及時檢查并發(fā)現(xiàn)信息缺失等問題，并采取相關(guān)措施，有效保證檔案信息的安全。

3人事檔案信息化建設(shè)路徑

人事檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要多方協(xié)同推進建設(shè)。從制度管理、資金投入、人員素質(zhì)、管理方式及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面健全管理機制，從而保障檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

3.1完善管理制度

完善的管理制度，是保障人事檔案管理信息化建設(shè)順利進行的前提。在人事檔案信息化管理工作中，要不斷完善與規(guī)范相關(guān)的管理制度，提高檔案管理與服務(wù)水平，促進信息化管理工作的有序開展。通過建立專門的人事檔案信息化管理部門，強化創(chuàng)新管理理念，建立人事檔案信息化管理情況定期匯報制度，加強對人事檔案信息化建設(shè)的監(jiān)管力度，真正使信息化建設(shè)落到實處。另外，企業(yè)要不斷完善人事檔案的使用制度，并嚴(yán)格依照相關(guān)的規(guī)章制度及流程使用檔案資料，保證檔案信息的真實性與完整性，避免出現(xiàn)信息缺失、篡改等問題。通過管理制度的建立與完善，真正發(fā)揮人事檔案信息化管理的價值，提高檔案的利用率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供制度保障。