如何幫助員工克服數(shù)字干擾

布賴恩·索利斯

移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶來了無處不在的數(shù)字干擾，嚴重損害工作效率，影響員工身心健康。作者建議管理者采用以下辦法幫助員工和企業(yè)克服數(shù)字干擾的不良影響。

實施番茄時問管理法番茄鐘時間管理法是在25分鐘內(nèi)集中注意力處理一項任務，之后短暫休息大約5分鐘，以此來控制查看消息推送或被那些無關工作的事情分心。

從開放辦公室阿歸傳統(tǒng)建議管理者不只是為員工提供格子工位，而且最好要提供辦公室（獨立辦公室，或共享但安靜的房間）。工作空間能否關上門會很不一樣。為員工提供降噪耳機也是一個好辦法。

為緊急情況制定預案我建議管理人員專門為緊急信息做一個特殊約定，并謹慎使用。一旦某件事被標記為緊急事件，提醒工具就會發(fā)出特殊聲音。

以身作則在開會期間，擔任領導職務的人應該規(guī)定，會議進行時不要用手機查看電子郵件或其他信息。和員工談話時，我們不應該假定他們在前一個小時就已經(jīng)看到了并不緊急的電子郵件。而當我們自己坐在辦公桌前，員工應該看到的是我們在相當長的時間內(nèi)全神貫注工作的身影。

布賴恩·索利斯

要讓員工在充滿干擾的數(shù)字世界里集中注意力，管理者既要為他們提供工具和培訓，還要以身作則。

身為一名科技公司分析師和顧問，我早就熟知數(shù)字平臺用來引誘人們上癮的套路，因此自認不會上當。但是幾年前，我還是跌進了這個陷阱。

一整天下來，我?guī)缀趺扛魩追昼娋鸵纯词謾C有沒有收到新消息。工作效率下降，人際關系和工作以外的生活也受到同樣的不良影響。

這種數(shù)字分心陷阱發(fā)生在各行各業(yè)，影響著所有年齡段的員工，對員工健康造成了不良影響。2012年的一項研究估計，數(shù)字干擾導致企業(yè)每年要承擔人均超過1萬美元的損失。根據(jù)開放課程平臺公司udemv最近一份報告，有將近三分之二的員工（62%）每個工作日會花大約一個小時來看手機。

該調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)在幫助員工“克服各種噪音、打擾和消息推送等持續(xù)干擾以保持工作績效”方面都做得不夠。有70%的員工表示，培訓可以幫助他們排除干擾。但是有66%的員工并沒有告知企業(yè)管理者自己需要這種培訓，“這也許是因為他們對暴露弱點感到不安”。

在Lifescale這本書里，我分享了有助于我重新集中注意力的一系列步驟。我還發(fā)現(xiàn)，如果管理人員能和團隊分享最佳做法，會帶來重大變化，對整個組織產(chǎn)生指數(shù)級影響，幫助企業(yè)營造更加健康、更加專注的工作環(huán)境。

實施番茄鐘時間管理法如果從一開始就把規(guī)矩定得過嚴，例如“下一個小時禁止看手機”，很難取得長期效果，反而可能引起團隊成員反感，并不能讓他們更專注。我們已經(jīng)被訓練得像巴甫洛夫的狗一樣，會對消息推送做出條件反射，甚至是期待它們出現(xiàn)。我們對此常常毫無意識。關鍵在于如何擺脫這種條件反射，所以我們可以從釋放這種沖動開始。

番茄鐘時間管理法是一種幫助我們戒掉這種條件反射、更好利用時間而不被打斷的方法。它的目標是在25分鐘內(nèi)集中注意力處理一項任務，之后短暫休息大約5分鐘。由于你知道過一會兒就可以休息，因而能更容易控制查看消息推送或被那些無關工作的事情分心。

有些人可能比其他人更適應這種分段式工作法。而我不得不從比較短的時間段開始，最終達到25分鐘的時長。讓你的員工也自我挑戰(zhàn)一下，把手機放到自己夠不著的地方，鼓勵他們查看一些統(tǒng)計應用程序，看看自己一天中究竟有多少次拿起手機。

如果有人反對，那么用同理心去說服他。強調(diào)你和他們一樣——畢竟，這些年來我們已經(jīng)被數(shù)字技術所控制。但是通過在一段時間內(nèi)集中注意力，個人和團隊可以完成更多工作。你還可以主動告訴其他部門甚至客戶“這就是我們現(xiàn)在的工作方式”，讓他們了解以后會在兩小時而不是兩分鐘內(nèi)收到電子郵件回復，最終，這將是一種對所有人而言都更有益的工作方式。

從開放辦公室回歸傳統(tǒng)雖然后網(wǎng)絡時代開放式辦公室呈現(xiàn)爆炸式增長，許多組織機構真的拆除了舊式辦公室和隔墻，創(chuàng)造更開放的空間，但哈佛商學院最近的研究卻發(fā)現(xiàn)，開放式辦公室實際上可能嚴重損害了生產(chǎn)力和協(xié)作。

在辦公室設置開放空間，方便同事之間交流和協(xié)作，有一定積極意義，但給予員工個人空間，使員工遠離噪音也很重要。實際上，在udemv的調(diào)查中，受訪員工認為，在工位旁聊天的同事和辦公室噪音比數(shù)字干擾還要讓人分心。

開放式辦公室還會加重數(shù)字干擾。畢竟，你可以關掉自己的手機，但是你沒法不受辦公室其他人手機聲音的影響。而聽到這些消息推送的聲音更會加大誘惑，讓你扔掉手頭工作去查看手機。

如果可行，我鼓勵管理者不只是為員工提供格子工位，而且最好要提供辦公室（獨立辦公室，或共享但安靜的房間）。工作空間能否關上門會很不一樣。為員工提供降噪耳機也是一個好辦法，不僅因為降噪耳機可以隔絕噪音，還因為戴耳機即向其他人表明，不要在耳機主人集中注意力工作時打擾他。

為緊急情況制定預案即使人們盡力降低對技術的依賴，并且在安靜的環(huán)境里工作，他們?nèi)匀唤?jīng)常理所當然地感到有必要檢查每一個消息推送——萬一發(fā)生什么緊急情況呢？

我建議管理人員專門為緊急信息做一個特殊約定，并謹慎使用。一旦某件事被標記為緊急事件，提醒工具就會發(fā)出特殊聲音。例如，在計算機、手機和平板電腦上有一種簡單的設置，可以阻止所有其他通知，只允許緊急消息通過。我建議組織中的任何人都可以將某一封電子郵件標記為緊急郵件，而不是讓某些發(fā)件人（例如你的老板）的所有電子郵件都顯示為緊急郵件。

如果員工在休假，不要期待他們會查看郵件;如果確實有緊急情況必須聯(lián)系到他們，可以給他們發(fā)短信或打電話。

以身作則最后，要改善容易讓人分心的環(huán)境，恢復工作效率，作為管理人員能做的最有效的一件事就是以身作則。

在開會期間，擔任領導職務的人應該規(guī)定，會議進行時不要用手機查看電子郵件、slack（企業(yè)通信工具）信息或其他任何東西。和員工談話時，我們不應該假定他們在前一個小時就已經(jīng)看到了發(fā)送給他們的那些并不緊急的電子郵件。而當我們自己坐在（或站在）辦公桌前，員工應該看到的是我們在相當長的時間內(nèi)全神貫注工作的身影。

這并非易事。做到這些，意味著與近年來辦公室的發(fā)展風潮背道而馳。但經(jīng)驗告訴我，如果我們采取這些步驟，我們的職場生活會變得更好，我們的企業(yè)也會更加成功。

翻譯：李君