如何做好地質單位人事檔案管理工作

張蓓

【摘要】隨著社會的快速發展，地質單位老舊的人事檔案管理方式已經完全無法適應當下快節奏的單位發展。在單位發展中，人事檔案管理是重要工作，憑借合理妥善的人事檔案管理方法，能夠有效利用單位整體的人力資源，做到人盡其用。

【關鍵詞】地質單位;人事檔案

在辦公室管理中，人事檔案管理占據著重要的地位。隨著計算機技術的不斷高速發展，單位人事資料的數據量呈現暴漲。在人事檔案管理中，充分利用各種辦公信息，能有效提升單位的運行效率。

一、地質單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）對于人事檔案管理工作不夠重視。由于管理層對于檔案管理工作不夠重視，認為只是單位業務中的一項附屬工作。尤其人事檔案工作最明顯，大多讓其他工作人員兼職。調查結果顯示，大部分地質單位沒有專門的人事檔案管理人員。部分地質單位的內部檔案管理制度雖然有，但內容相對簡單，無法全面規范工作。從長遠看，單位內部人事檔案管理制度的不完整實施將直接影響單位信息質量，并導致單位長期發展不可逆轉的損失。簡單的管理制度可以在短時間內應付單位相關工作，但隨著時間的推移，容易造成重要資料丟失，直接影響單位的正常運作。

（二）檔案管理體系不完善。目前大部分地質單位沒有相對完善的人事檔案管理制度，這使得人事檔案管理的各個環節較為混亂。單位需要借鑒國內外規范的檔案管理建設制度，最終出臺契合地質單位特點的管理標準。在制度建設過程中，需基于專業的技術規范以及行業標準，避免人為失誤造成的經濟損失。檔案工作的資料收集、整理、保管歸檔等等，每個環節都可能由于工作人員的大意疏忽而產生遺漏的現象。在實際過程中，經常由于沒有科學的管理制度，或制度無法有效落實，最終造成檔案管理的質量與效率非常低。

（三）信息化專業水平較低。人事檔案管理人員整體信息化素質不高，缺乏專業的檔案管理意識。無法有效完成檔案管理工作的原因有兩個：一方面是檔案管理人員自身的認識差錯。認為自身的工作意義不大，在工作過程中馬虎了事，工作效率較低;另一方面是由于許多人事檔案管理人員年齡較大，非專業出身，缺乏專業的信息化管理意識，對檔案管理的掌控能力較弱。

（四）檔案管理手段落后。目前，信息化的辦公方式更多體現在業務管理中。在人事檔案管理工作中依舊是以大量人工方式進行，容易發生錯誤。這種方式不僅需要耗費較大人力，同時無法及時發現相關問題，后期整理糾正比較困難。

二、提升地質單位人事檔案管理效率的有效途徑

（一）充分結合信息管理技術。單位應采取紙質與計算機兩者相結合的檔案管理方式，從而保證信息資源管理的科學規范。充分利用大數據以及云技術等先進的辦公技術，加強各類信息數據的分析判斷。大數據辦公技術是利用那些大量但是規律卻不明顯或無規律的數據進行總結和分析以及最后的處理。通過各種計算方法來找出其中的特有規律來預測可能出現的問題，并以此來分析和解決相關問題。這項技術能從大量的數據中發現內在規律，再進行一系列的轉化。也可以體現出大數據的融合，促進辦公室檔案管理工作的發展。

（二）不斷完善人事檔案管理工作制度。要進一步加強單位的建設發展，必須加強和完善單位內部檔案管理的構成，建立科學的管理體系。從而確保單位正常運轉，提高工作效率。通過制定合理的工作制度，逐步形成科學的檔案管理體系。建立明確的項目規劃，制定合理的完成時間。對于存在的職責任務要分工明確，讓每個人都承擔責任。工作人員對于一系列環節都要認真對待，避免出現一些任務漏洞。在明確的責任分配之后出現的問題，要認真處理，嚴格做好各方面工作，不放過工作環節中任何一個問題。檔案管理工作需要進行不斷完善，清晰認識實際管理過程中的不足之處，形成科學的評估管理制度。做好各項準備工作，每個具體流程都要熟練掌握。單位在建設相對完善的檔案管理標準體系后，需要嚴格遵守規章制度，科學合理地開展檔案管理活動。充分利用檔案過程中需要的各項信息資源，提高單位整體的工作效率。單位可以不斷發展檔案信息技術，提高整體的經濟價值，提升工作能力，從而使得單位立足于激烈的市場競爭中。

（三）借鑒國內外先進的人事檔案管理理念。在我國現階段，人事檔案管理發展比起西方發達國家還有許多不足之處，仍有很長的一段路要走。通過借鑒國內外先進的檔案管理理念，豐富自身對于各方面的知識，積極促進單位檔案管理自動化建設。相關單位需要充分意識到人事檔案管理的重要意義，對于過去傳統思想理念不能墨守成規，需要積極發展創新。單位需要制定科學合理的管理制定，憑借專業的管理方式提高單位的綜合能力。對于過去傳統的管理理念，要取其精華、去其糟粕，不可一味接受或者摒棄。檔案管理信息化發展需要一個持續的過程，從紙質化發展成為無紙化管理。對于資料的收集以及貯存都將發生巨大變化。管理人員從最初的記錄、整理、歸類工作發展到電子化、數字化的管理體系。建設化過程需要基于科學合理的原則，確保單位檔案管理體系建設。

（四）加強員工培訓力度。對檔案管理工作，主體是工作人員，檔案管理工作對人才的培養顯得尤為重要。相關單位可以聘用、培養或引進檔案管理專業人才，進而提高工作效率。對于這些人才，可以采取考核的方式，定期安排考核，對于表現突出的工作人員給予一定的獎勵，對于表現不好的工作人員給予一定的懲罰，從而起到激勵的作用。在檔案管理各項工作中，專業能力不是一天兩天就能掌握的。單位具體部門需要保持良好的學習氛圍，讓工作人員不斷學習先進的知識，建設成學習型的單位。單位需保證各個部門之間的聯動作用，讓各個部門之間充分溝通，積極展開交流活動。

（五）管理層加強重視檔案管理工作。單位的發展最終離不開單位的領導，一些單位領導者并未意識到建立人事檔案管理工作的重要性，需要積極采取措施，增加領導者對人事檔案管理制度重要性的認識，了解其在單位經營和發展中發揮的重要作用，高度重視人事檔案管理制度建設。信息化的人事檔案管理發展是單位發展時代的新要求，也是單位長期發展和可持續發展的重要基礎。

三、結語

地質單位人事檔案管理正在利用信息技術做新一輪的突破。信息技術同時處理數量信息龐大，并行處理相關信息完善。兩者結合滿足檔案管理對于高效率、高質量標準的迫切需求。如今處于知識大爆發的時代，全球化的經濟時代已經悄無聲息地來臨。這種情況的外在表現為知識經濟的快速爆發。針對各單位的辦公室檔案管理，是質量化、信息化的競爭。要想在這場競爭中獲得勝利，急需在創新發展和資源方面占據先機。

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