新時期如何加強辦公室業務管理

韓彩麗

【摘要】辦公室是一個綜合性服務部門，起著對外交流和內部協調的重要職責，任何單位的發展都離不開辦公室。辦公室職員都有各自的職責，雖然他們的工作內容不同，但是工作目標都是一致的，即確保各個部門和員工之間的良好溝通。只有當每位辦公室職員各自圓滿完成工作任務，才能確保單位健康發展。本文以縣衛生進修學校為例，對在新時期如何加強辦公室業務管理進行分析和探討。

【關鍵詞】新時期;辦公室;業務管理

在新時期，市場競爭變得日益激烈，單位要想得到可持續發展，必須要將辦公室業務發揮到極致，以此來提升自身決策的科學性，增強自身的競爭力。因此，事業單位必須要加強對辦公室業務管理工作的重視，采取積極有效的改進措施，確保辦公室工作人員各司其職，高效圓滿地完成各自的工作，從而將辦公室對外交流和內部協調的作用充分發揮出來。由此可見，加強對辦公室業務的管理研究是非常必要的。

一、新時期辦公室業務管理中存在的問題

（一）對外交流工作業務有待加強。單位在經營與發展的過程中，必然要與外部進行交流和聯系，因此，辦公室工作的重要職能就是對外交流。但是就目前單位辦公室工作現狀來看，對外交流業務能力較弱，具體表現為以下幾個方面：第一，辦公室人員沒有做好外來人員的信息錄入工作，會給單位的管理工作增加一定的難度。第二，外來人員進入單位學習交流時，辦公室人員對其重視程度不夠，導致外來人員對單位的印象不佳，這對于單位的長遠發展是非常不利的。

（二）信息傳遞不及時。辦公室起著上傳下達的重要作用，確保各個部門信息傳遞順暢是辦公室的重要業務職責，如果辦公室不能夠及時將上級命令下達給下級區域，不僅會耽誤下級對于命令的了解，同時也會影響決策的時效性，從而影響到單位的健康發展。但是目前大多數辦公室實施的都是8小時工作制，再加上辦公室工作比較單一、枯燥，導致部分辦公室職員對于工作抱著得過且過的態度，上了班盼下班，對于工作沒有激情，上級下達的命令沒有及時下達，從而影響單位其他工作的開展。

（三）辦公室競爭激烈。在市場經濟體制下，就業形勢變得越來越嚴峻，這也使得辦公室職場競爭日益激烈，為了職位晉升，有些辦公室人員明爭暗斗，甚至存在惡性競爭，從而嚴重影響到辦公室的日常工作氛圍。另外，有些辦公室人員為了獲取更多的利益，違反辦公室規章制度，在上班期間處理私人問題，甚至利用工作之便謀取私人利益。這些現象的發生都會給單位的健康發展造成負面影響。

二、新時期加強辦公室業務管理的措施

（一）加快信息傳遞速度。辦公室是單位信息傳遞的樞紐，在單位內部進行信息交換時，辦公室起著上傳下達的重要作用，辦公室及時掌握、接收和傳遞信息是確保單位內外部信息順暢傳遞的重要保障。因此，在新時期，單位必須要加強對辦公室信息傳遞業務的管理。首先，單位應當加強對辦公室人員服務意識的提升，讓辦公室人員在工作期間各司其職，能夠及時下達上級的各項決策。其次，在信息技術高速發展的時代，辦公室應當加強信息化建設，借助計算機信息技術，提升信息傳遞的實效性。這就要求單位向先進單位學習，借鑒相關的經驗建立新的網絡系統，實現信息化辦公。同時要求辦公室人員學習計算機信息技術，靈活運用信息化手段進行日常辦公，以此來提升辦公室的工作效率，確保各項信息順暢傳遞，促進單位的蓬勃發展。

（二）完善辦公室工作制度。辦公室是一個綜合性的部門，是單位各部門與上級溝通和協調的直接部門，起到落實單位各項決策的重要作用。因此，辦公室各項工作的開展都應當有依據，以此使得辦公室工作系統化、規范化，為辦公室各項業務職能的發揮提供重要保障。這就要求單位領導根據辦公室的工作性質和工作內容，制定完善的辦公室工作制度。首先，單位應當完善監督管理制度，對每個辦公室工作人員的工作進行有效監督，確保每個辦公室人員都能夠對自己的工作認真排查，清晰整理各項數據，將各項工作落到實處。其次，單位應當完善協調制度。辦公室工作內容多且雜，辦公室人員需要與各個部門進行溝通和交流，如果其他部門不積極配合，那么辦公室各項工作將難以開展。在協調制度的保障下，確保各個部門能夠積極配合辦公室各項工作的開展，確保辦公室各項業務有條不紊地開展。最后，單位應當完善工作紀律。辦公室工作實際上相當于將領導的部分職權下放，如果辦公室人員在工作過程中出現各種失誤，那么必然會對單位的經營和發展造成不利影響。沒有規矩不成方圓，只有在嚴格的工作紀律下，才能夠確保辦公室工作人員各司其職，在工作時間內做好本職工作，從而將協調上下和對外溝通的業務職能發揮出來。

（三）提升辦公室工作效率和質量。工作質量是評價一個部門是否出色的重要標準。在加強辦公室業務管理的過程中，單位應當著重對辦公室工作質量和效率進行提升。這就要求單位管理人員加強對辦公室工作的管理和監督，積極參與到辦公室業務管理過程中，以此來確保辦公室各項工作有序開展。另外，高質量的工作并非單純指工作結果，工作的過程以及整體工作的完成效率同樣重要。辦公室工作內容繁瑣，工作難度之大毋庸置疑。如果辦公室人員缺乏良好的時間觀念或者高效的工作能力，那么辦公室工作將很難達到高質量、高水平。因此，單位在提升辦公室工作效率的同時，還應當注重對員工工作積極性的調動，通過各項激勵措施讓員工始終保持高效的工作狀態，辦公室工作效率必然能夠有效提升，辦公室的各項業務也必然出彩，從而使得辦公室工作高質量、高水平開展。

（四）注重員工綜合素質的提升。時代發展十分迅猛，辦公室人員應該時刻將自己當成是一個學習者，利用工作閑暇時間不斷充實自我和學習，開拓自己的視野，以便更好適應不斷變化的時代要求。此外，辦公人員還得清楚認識到自己的職責，絕對不能散漫、懈怠。一方面，在日常工作中，應該積極與上下級進行有效的溝通，有效提升自己的服務意識。同時，員工的遠瞻性也非常關鍵，合作的員工應該有一定的預見能力，絕對不能滿足于現狀，永遠停滯不前;另一方面，是強化自身執行力。首先要營造良好的辦公室環境，自覺遵守辦公室相關規定。其次是有意識鍛煉自身的奉獻精神，不計較個人得失，將企業利益放在首位。最后是強化監督意識，適當增大監督人員的監督權力，確保出現問題時，決策層能夠第一時間發現。通過這種方式，必定能有效提升辦公室整體管理水平，為企業發展提供更大的助力。

三、結語

綜上所述，隨著新時代的到來，為單位的生存和發展帶來機遇的同時，也帶來了前所未有的挑戰。在這樣的背景下，傳統辦公室管理模式已經無法滿足單位新時期的發展需求，這就要求單位必須要清楚意識到辦公室管理中存在的問題，并通過有效措施進行改進，以此將辦公室業務充分發揮出來，為單位提供強勁的動力，促進單位可持續發展。

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