現代企業檔案管理數字化建設探究

陳亞芳

【摘要】檔案是記錄和反映原始信息的重要載體，其管理具有較強的機要性、專業性和服務性，是現代企業今后開展查核與校驗工作的憑證、參考，規范化要求較高。鑒于此，本文以新昌縣新明實業有限公司為對象，根據實際情況探究加強檔案管理數字化建設的措施，希望有助于提高檔案管理技術水平，保證工作質量。

【關鍵詞】現代企業;新明實業;檔案管理;數字化

國家檔案局在新世紀初期頒布《全國企業檔案信息化建設實施綱要》，企業紛紛以此為指導增加對檔案管理的資金、人力、設備等投入，使得檔案信息化管理成為熱點，而檔案管理數字化已經是現代企業加快推進檔案信息化管理的必然選擇。但是新昌縣新明實業有限公司（以下簡稱新明實業）在檔案管理數字化建設中逐漸暴露一些問題，主要體現在數字化加工落后、檔案數據庫不完善、檔案信息共享程度不大、無法保證檔案信息安全等方面，制約檔案信息化管理進程，急需改進和強化。

一、新明實業概況

新明實業目前擁有電力工程總承包三級資質，輸變電工程專業承包三級和物業管理三級資質，擁有承裝修試電力生產許可證和安全生產許可證。新明實業設置了綜合管理、經營管理、安全質量、變電工程、線路工程、成套物資、后期服務7個部門，共165名員工，總體學歷層次與專業技能層次參差不齊;其業務也相對繁雜，涉及到110千伏以下送、變、配電工程設計、施工、安裝、調試，電氣儀表、儀器的檢測服務，電力技術咨詢，電力項目開發，倉庫管理服務，農業開發，展覽展示服務，市場營銷策劃等等;公司工程業績較好，保質保量完成財務指標，發展前景良好。這一系列情況都表明新明實業的檔案資料數量多、類型多、載體多，不管是人事檔案、業務檔案還是財務會計檔案，其管理難度都較大，急需加快推進檔案管理數字化建設。

二、新明實業檔案管理數字化建設的措施建議

（一）落實檔案數字化加工工作。首先，新明實業根據紙質檔案的數字化加工原則，結合自身情況科學確定檔案管理數字化建設的范圍。雖然從理論層面看，把所有室藏檔案進行數字化加工是最徹底的建設方案，對檔案使用者而言也最理想，但是沒必要這樣做，應對庫存檔案進行大規模的鑒定，那些已經沒有保存價值的檔案應予以銷毀，省時省力，避免浪費公司不必要的資源。其次，對本單位有特色的檔案進行數字化歸檔。例如可以先把公司珍貴的老照片、公司歷史資料、業績表和一些常用的合同、協議等進行數字化歸檔，對那些重要的但已經破損的、受污染的、紙質發黃變脆的檔案原件要盡快修復搶救，進行數字掃描，逐步建立起公司檔案數字化數據庫。再次，使用數碼相機、掃描儀和音視頻采集等設備對重要的室藏紙質檔案、照片等進行掃描，拍攝實物檔案，采集錄音錄像檔案，把它們轉變成數字化信息存儲在光盤、磁盤等載體上;針對掃描的圖像實施加工處理。例如有偏斜的圖像要進行糾偏，達到視覺上感覺不偏斜的效果;如果圖像的方向不正確應旋轉還原，使其適應人的閱讀習慣;分區掃描大幅面檔案后會形成多幅圖像，要實施拼接處理，將其合并成完整的圖像，確保檔案數字化圖像完整;如果影像圖像有雜質就要及時去污，藍圖要消藍，并合理裁切掃描的圖像，去除多余部分，盡可能縮小圖像文件的大小，達到節省內存的目的;調整色度與亮度等，優化圖像效果;掃描檔案原件之后要識別其漢字，提高數字檔案信息的錄入效率。

（二）建立健全企業檔案數據庫。在檔案管理數字化建設中，檔案數據庫占據核心地位，完善建立新明實業的檔案數據庫需要把握兩方面內容：一方面，建設檔案目錄數據庫，這關系到新明實業的檔案檢索利用和專題目錄數據庫、全文數據庫建設。目錄數據庫建設要根據一定標準和規范把檔案著錄信息進行編目，并將其導入檔案管理系統，用計算機進行管理、統計和檢索;按照新明實業的檔案工作制度和日常檔案分類管理標準，在檔案管理系統建立文書檔案、數字化圖紙、電力工程前期檔案等目錄數據庫，并根據檔案特性細分每一個數據庫，建立多個數據庫表。為保證檔案使用者可以充分檢索內容，提高檔案查全率，應根據國家三級目錄表格要求重新修改每一個目錄表的編目，詳細設置字段的類型和長度、排序規則、檔號規則等，再關聯三級目錄，包括項目級、案卷級和案卷級、目錄級，進一步提升檢索檔案的準確性。另一方面，建立新明實業檔案狀態數據庫，其作用在于把公司的各種新信息統計起來進行整理，并利用電腦與網絡進行保存、傳輸，在檔案狀態數據庫中收集檔案信息。該數據庫有助于管理人員信息，區分陳舊檔案、最新檔案，為提取有用檔案信息提供便利，同時對公司檔案人員產生促進作用，使其有充足的時間整理各種檔案信息，將其準確分類存儲到各個檔案庫之中。

（三）打造檔案信息化共享平臺。新明實業在實現電子文件全文檢索和檔案數字化的基礎上應建立網上信息資源共享平臺。例如連接公司的檔案系統和業務系統、辦公自動化系統等，形成完善的信息系統，促使各部門共享資源，獲得更多檔案信息、成果，提升檔案信息使用率。在檔案得到數字化處理之后，檔案人員就可提供網上查詢服務，在公司網站上構建檔案主頁，并把檔案數據和信息傳上去，方便相關用戶查詢業績、人事信息等，或者檢索全文，滿足信息使用需求。公司也可在檔案主頁設立多個主題，實現對檔案數字資源的整理與匯編，例如對公司的大事記、年鑒、歷年員工合影、公司面貌、公司發展歷程等專題資料進行匯編，再上傳到網絡進行檔案信息共享利用。

（四）保證數字檔案信息的安全性。現代企業的檔案工作務必要兼顧安全與保密的原則，而新明實業在檔案管理數字化建設中使檔案利用變得更便捷、開放，檔案信息安全控制難度也就更大，要求檔案人員落實鑒定開放電子檔案的工作，處理好檔案信息的利用和保密之間的關系，在保護公司商業秘密和《檔案法》允許的范圍里共享檔案信息資源。具體而言，檔案人員應先針對檔案管理系統建立操作權限、設置電子文件操作的自動啟動日志，有權限的人才能打開隱秘保存的檔案。在該過程中要注意限制數據權，同時控制檔案分類和每一條檔案記錄及每一個字段的權限。同時，把安全系統建設落到實處，促進對技術防范手段的使用，配置視頻監控、自動滅火設備、紅外報警等安全防護設施和計算機監測系統、電磁防護設備等信息安全軟件與設備，保證實體檔案數字化加工設備、檔案信息等的安全性。此外，在檔案信息利用平臺上實現不同權限的設置，授權等級大致包括：不能瀏覽公司電子檔案、查看檔案記錄;可以查看檔案記錄，但不能瀏覽電子檔案;可以瀏覽電子檔案，只是不能下載檔案信息;可以瀏覽并下載檔案信息，但是要限定下載的次數;可以瀏覽電子檔案，不限定下載次數。針對其他的身份鑒別，公司可使用電子簽章和口令、密鑰等技術，在檢索檔案信息方面進行身份識別，確保公司檔案的使用者根據權限嚴格分級使用檔案信息，從技術上禁止使用者隨意進入檔案管理系統修改檔案信息，或者不經過批準就查閱權限以外的檔案，提高檔案信息使用的安全性，保護新明實業的商業秘密。

三、結語

總而言之，在信息化發展時代，新明實業作為一個現代企業，在日常的經營與管理中務必要認識到檔案的重要價值，把檔案數字化加工落到實處，同時完善檔案數據庫，促進檔案資源的共享，有效保護數字檔案信息的安全與秘密，從而提高公司的檔案管理質量，為公司的發展和進步提供可靠支撐。

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