微信公眾平臺(tái)精細(xì)化管理模式研究

顧長(zhǎng)林

【摘要】本文針對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理的特點(diǎn)和不足，以精細(xì)化管理理論為基本指導(dǎo)思想，提出了一種基于微信群、微信公眾平臺(tái)的精細(xì)化管理模式，旨在提高管理效率、工作質(zhì)量和工作水平，從而推動(dòng)高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的創(chuàng)新與改革。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;高校二級(jí)學(xué)院;辦公室管理;微信公眾平臺(tái)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室承擔(dān)著教學(xué)、科研和日常事務(wù)管理等方面的工作，是聯(lián)系教職工、學(xué)生的紐帶和橋梁，起著上傳下達(dá)、中心樞紐、聯(lián)絡(luò)中介等作用，其工作水平的高低，直接影響著學(xué)院教育、科研、管理的總體水平。廣大高校二級(jí)學(xué)院辦公室從業(yè)人員為了更好地開展工作，提高工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)工作順利推進(jìn)，從管理理念、管理方式、管理內(nèi)容、管理手段等諸多方面開展了各種有益的嘗試。在管理理念上，引入企業(yè)管理的一些新思想，將精細(xì)化管理的理念融入學(xué)院辦公室的管理中，使學(xué)院辦公室更好地發(fā)揮其職能和作用。在管理方法上，努力適應(yīng)信息化管理的需求，加強(qiáng)高校辦公室的管理力度，引進(jìn)現(xiàn)代信息化辦公管理系統(tǒng)，尤其是利用一些使用率極高、用戶體驗(yàn)效果極佳的社會(huì)性軟件如QQ、微信等來提升辦公室管理水平。在管理內(nèi)容上，兼顧傳統(tǒng)管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)無紙化辦公，努力做好管理內(nèi)容的信息化組織、分類、保存，追求最佳的管理效率。在管理手段上，積極分析管理對(duì)象的特點(diǎn)，無疑，信息化是推動(dòng)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作快速發(fā)展的利器，隨著新媒體工具的普及，辦公室與教職工、學(xué)生間的聯(lián)系更加緊密，如何利用新媒體的各種功能，積極拓展辦公室業(yè)務(wù)，推進(jìn)辦公室工作的深入發(fā)展是高校二級(jí)學(xué)院辦公室從業(yè)者普遍關(guān)注的問題。為此，本文將微信提供的公眾平臺(tái)作為載體，以精細(xì)化管理理論為基本指導(dǎo)思想，提出基于微信公眾平臺(tái)的精細(xì)化辦公室管理模式，以此來推動(dòng)辦公室管理工作的總體發(fā)展。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀

隨著學(xué)校教育的深入發(fā)展，對(duì)辦公室管理工作提出了更高的要求，工作范圍的擴(kuò)大以及工作效率、質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)，使得辦公室的管理難度越來越大，很多高校很難有效對(duì)教師和學(xué)生進(jìn)行管理，暴露出不少問題，如果不盡快對(duì)當(dāng)前的管理制度進(jìn)行改革，將有可能阻礙學(xué)院的各項(xiàng)工作推進(jìn)，進(jìn)而影響學(xué)校的全局發(fā)展。綜合看，辦公室工作的不足主要集中在以下幾方面：

（一）日常事務(wù)牽扯精力過多。許多高校二級(jí)學(xué)院辦公室將絕大部分精力投入到處理各種各樣的瑣碎日常事務(wù)上，工作人員往往付出了艱辛的勞動(dòng)，但得不到預(yù)期的效果，導(dǎo)致效率低下，在不斷頻繁往復(fù)中工作熱情消失殆盡，逐漸形成職業(yè)倦怠感。

（二）缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于高校二級(jí)學(xué)院辦公室的業(yè)務(wù)辦理基本沿襲以前的工作模式，且工作人員都具備較為豐富的經(jīng)驗(yàn)，工作過程中容易墨守成規(guī)，一味照搬原有的工作模式，導(dǎo)致辦公室工作難以創(chuàng)新，打開新的工作局面，久而久之，工作自然變得乏味、缺少挑戰(zhàn)性。另外，信息化辦公環(huán)境對(duì)從業(yè)者的信息素養(yǎng)提出了更高的要求，但高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員普遍年齡跨度大，欠缺必要的信息素養(yǎng)，難以適應(yīng)信息化辦公的要求。

（三）工作缺乏精細(xì)化管理流程。高校辦公室的行政工作缺乏精細(xì)化管理流程，工作內(nèi)容沒有細(xì)化，并且沒有具體的規(guī)劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下。因此，高校辦公室有必要應(yīng)用開創(chuàng)性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務(wù)中，應(yīng)用精細(xì)化的管理理論，建立規(guī)范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤。基于現(xiàn)狀，并考慮到學(xué)院制度的改革發(fā)展，提高二級(jí)學(xué)院的精細(xì)化管理工作迫在眉睫。

二、利用微信公眾平臺(tái)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的意義

（一）精細(xì)化管理的思想。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理理念、模式、文化和方法，最早出現(xiàn)在日本豐田企業(yè)。關(guān)于精細(xì)化管理的具體含義，我國(guó)精細(xì)化管理研究領(lǐng)域的知名學(xué)者汪中求先生認(rèn)為，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，其核心在于，用剛性的制度來規(guī)范人的行為，通過強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)來形成集體的執(zhí)行力。高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理中的精細(xì)化，指的是工作目標(biāo)明確、要求具體、流程優(yōu)化、規(guī)則細(xì)化，做到規(guī)則面前人人平等、程序合理、信息公開、考核定量。高校辦公室精細(xì)化管理既是現(xiàn)實(shí)競(jìng)爭(zhēng)的需要，也是辦公室轉(zhuǎn)變管理方式、提高管理水平的必由之路。

（二）高校二級(jí)學(xué)院精細(xì)化管理內(nèi)容。高校二級(jí)學(xué)院精細(xì)化管理內(nèi)容主要涉及到教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)管理、人事與行政管理、考勤管理及各種院務(wù)信息的上傳下達(dá)。

（三）微信公眾平臺(tái)促進(jìn)辦公室管理的可能性和必要性。微信具有的實(shí)時(shí)通信、異步交流、支持多種媒體信息等特點(diǎn)，使信息交流更加快速、開放、高效，也使得信息傳播更具有針對(duì)性。目前，高校微信使用普及率已高達(dá)90%，高使用率奠定了微信公眾平臺(tái)的社會(huì)基礎(chǔ)。微信公眾平臺(tái)自2012年推出以來，擁有龐大的微信用戶基數(shù)、開放而靈活的環(huán)境。作為最重要的新媒體之一，微信公眾平臺(tái)因其強(qiáng)大的功能、簡(jiǎn)便的使用方法、極佳的用戶體驗(yàn)和獨(dú)有的溝通魅力獲得了高校師生的青睞。微信公眾平臺(tái)也被應(yīng)用到高等學(xué)校管理工作中，將這種新媒體作為二級(jí)學(xué)院辦公室管理的工作方式逐漸被認(rèn)可和接受，如微信公眾平臺(tái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能可以減少在精細(xì)化管理道路上的工作量，進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理的進(jìn)程?？梢?，微信公眾平臺(tái)在推動(dòng)二級(jí)學(xué)院精細(xì)化管理方面有巨大的應(yīng)用潛力。綜上所述，結(jié)合師生用戶信息利用行為的特點(diǎn)，利用微信公眾平臺(tái)，有效進(jìn)行新媒體環(huán)境下的辦公室工作創(chuàng)新與發(fā)展，構(gòu)建高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的精細(xì)化管理模式，可為辦公室工作的開展帶來新的契機(jī)。

三、精細(xì)化管理背景下微信公眾平臺(tái)應(yīng)用模式

（一）高校二級(jí)學(xué)院微信公眾平臺(tái)精細(xì)化管理的要素。高校二級(jí)學(xué)院辦公室微信公眾平臺(tái)管理模式由微信用戶群（用戶基礎(chǔ)）、微信用戶互動(dòng)平臺(tái)（平臺(tái)基礎(chǔ)）、微信服務(wù)（服務(wù)基礎(chǔ)）三個(gè)要素組成。1.微信用戶群。將面向的師生發(fā)展為微信用戶，形成龐大的用戶群體，并且對(duì)用戶劃分為不同的群體類別，以形成用戶基礎(chǔ)。2.微信用戶互動(dòng)平臺(tái)。搭建微信服務(wù)互動(dòng)平臺(tái)，且平臺(tái)整合了數(shù)字全媒體空間資源，通過“自助平臺(tái)”“互動(dòng)平臺(tái)”等實(shí)現(xiàn)線上瀏覽檢索、預(yù)約、信息展示、搜集回饋等各分散工作環(huán)節(jié)的全面整合。3.微信為載體的信息服務(wù)。以微信、微信公眾平臺(tái)為載體，將著力點(diǎn)放在信息服務(wù)層面上，在此基礎(chǔ)上開展辦公室管理工作創(chuàng)新，開創(chuàng)高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的新局面。