大數據背景下科研單位數字檔案室建設研究

楊曉紅

【摘要】在信息數字化、管理網絡化的大數據時代，科學技術的發展推動了檔案管理工作的變革，促進了檔案信息資源的開發利用，也為海量知識管理提供了快捷有效的技術保證?？蒲袉挝婚_展數字檔案室建設既為產品研發工作提供有力的技術保障，也是迎接信息時代知識管理挑戰的重要策略，因此科研單位應當在明確數字檔案室建設目標的基礎上采取有效措施，積極推進數字檔案室的建設。

【關鍵詞】數字化;檔案室;建設

隨著信息技術的不斷發展，各種載體的信息資源越來越豐富，數量龐大、種類繁多的數據信息已成為眾多企業和科研機構主要的信息戰略資源，現有的檔案管理模式已難以適應現代技術研發工作發展的需要，建設現代化的數字檔案室已成為科技檔案工作提質增效與創新發展的必由之路，它既是創建“一流”研究所的根本保障，也是衡量科研單位信息管理工作水平的重要標志，為此，科研單位應根據技術發展和管理創新的需求，不斷提升知識管理和信息管控工作水平，積極探索科研單位數字檔案室的建設策略，制定切實可行的實施方案。

一、科研單位檔案室管理工作現狀

科研單位檔案室集中統一管理各種類型具有保存價值的信息資源，為科研、生產、管理提供具有利用價值的知識信息，在保障支持本單位的產品研發和管理創新的基礎上，實現科研成果的保值、增值。目前，科研單位檔案室的管理水平常常局限于本單位的信息技術應用水平，同時受制于科研單位的規模效益，每年投入的人員、經費是有限的，相對于綜合檔案館來說，科研單位數字檔案室的建設剛剛起步，OA、PDM、ERP等項目管理系統和企業資源管理系統產生的信息資源呈分散存儲、管理狀態，以至于影響了技術人員、管理人員充分有效地利用各類檔案信息資源，在一定程度上制約了技術創新和產品研發工作的進程。由于傳統的檔案管理方式及初中級檔案管理系統已不能滿足大數據環境下科研工作快速發展的要求，同時檔案室部分人員因信息管理技能的缺失，難以滿足數字檔案室現代化管理的要求，在為用戶提供高質量、深層次的信息資源服務時具有一定的局限性，因此科研單位需要大力加快數字檔案室的建設。

二、科研單位開展數字檔案室建設的意義

數字檔案室是機關在履行職能過程中建立的檔案信息集成管理平臺，通過運用現代信息技術，對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，利用網絡和計算機技術實現檔案信息存儲電子化、傳輸服務網絡化，主動、全天候為用戶提供服務，最大限度地實現檔案信息資源共享，實現知識資源的有效整合、利用，從而實現檔案室從文件資源管理中心向知識信息管理中心的轉型。為了引領機關企事業單位檔案工作的升級轉型，積極推進數字檔案室的科學建設和管理，國家檔案局根據《中華人民共和國檔案法》《數字檔案室建設指南》等有關規定，制定了《數字檔案室建設評價辦法》，建設數字檔案室已成為科研單位信息化建設的重點工作。數字檔案室的建設不僅改變了人們獲取信息、組織信息、利用信息的工作方式，而且提高了產品研發能力和科研工作效率。

三、科研單位數字檔案室建設

（一）確定科研單位數字檔案室建設的目標——知識管理。數字檔案室是科研單位具有重要查考利用價值的知識資源中心，科研單位首先要明確數字檔案室的建設目標——知識管理，在檔案信息化建設過程中，深入調查研究科技工作特點和發展規劃，重點是科研工作對信息資源的需求情況，建立一個高質量、規范化、集成度較高的能滿足科研單位研發需求的信息資源管理系統，從而實現信息資源的快速檢索和共享利用。通過建設數字檔案室，實行網絡應用權限的合理配置，改變落后的信息資源管理、利用、保管方式，使信息資源7×24小時發揮其效用。為了實現科研項目信息資源的有效管控，中國電科第38所通過建立完整系統的工作機制和實施方案，大力推進數字檔案室建設，應用PDM系統，綜合管理圖紙、文件資料的編制、審核、歸檔、更改、檢索、統計、借閱等工作，建立基于局域網的產品數據管理系統，可以為用戶提供項目信息生成、審簽、利用一站式服務，項目組成員通過該系統查詢所需要借閱的文件，瀏覽科研項目歸檔信息，并在網上進行核查，以表單的形式提供科技管理部門、研發部門所需文檔的名稱、文號、責任者、歸檔時間等綜合信息，檔案管理人員通過網絡及時處理歸檔文件，極大地方便科研人員快速獲取所需要的信息資源，提高了檔案信息的利用效率。隨著OA、ERP系統的廣泛應用，科技研發過程電子信息呈現快速增長態勢，我們積極推進數字檔案管理系統升級改進，通過網絡對OA、ERP、PDM等系統中產生的有保存價值的信息進行集中收集整理，從而實現高效便捷的統一管控及提供利用。

（二）提升檔案管理人員專業能力——信息挖掘。數字檔案室是運用現代計算機技術和網絡技術建立的數字信息資源管理中心，優秀的檔案專業人才和良好的軟硬件設備是建設數字檔案室的必要條件。優質的人力資源是數字檔案室建設的關鍵，面對日益增多的信息資源和“用戶第一”的服務要求，引進和培養具有先進管理思想和專業技術的高素質人才尤為重要，檔案室管理人員要有與時俱進的思想，在不斷地學習中充實自己，更新專業知識，優化知識結構，利用計算機技術、網絡技術、多媒體技術、信息存儲檢索技術管理數字檔案室的各種信息資源。檔案人員要有管理創新思路，及時關注用戶需求，根據科研單位產品質量審核的要求，以產品研制生命周期為主導，以智能應用系統為輔助，做好信息采集關聯匹配工作，快速實現“項目—人員—檔案”同步管理。

（三）制定數字檔案室管理規范——制度優化。管理制度是實現數字檔案室規范化管理的根本保證，我們在貫徹實施《數字檔案室建設指南》《數字檔案室建設評價辦法》等相關規定的基礎上，研究制定全面系統的、具有科研單位特色的數字檔案室管理制度標準，如：《PDM系統中科技文件、研試文件、任務書歸檔管理規定》《PDM系統中設計文件歸檔管理規定》，完善電子文件歸檔管理、長期保存等標準規范，如：《軟件文檔編制要求》《ERP系統基礎數據管理規范》等，在有序開展電子文件國家標準采標的基礎上，參與制定本單位相關標準。我們按照《紙質檔案數字化規范》《錄音錄像檔案數字化規范》《檔案數字化光盤標識規范》等標準，對傳統載體檔案進行數字化整理，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《基于XML的電子文件封裝規范》等標準，對電子文件實現規范化管理。

（四）構建數字檔案室硬件平臺——智能高效。數字檔案室的硬件設備主要包括數字檔案室專用服務器和存儲設備，科研單位建設數字檔案室時，應在統籌規劃的基礎上，以智能高效作為構建數字檔案室硬件平臺的準則，明確配置要求，確定采購計劃，采用主流產品和先進技術建立網絡，具備大數據訪問處理能力及良好的兼容性，對計算機、服務器、掃描儀、刻錄機等設備的購置、改善、升級要優先考慮。數字檔案室的硬件設備建設既要滿足目前的實際應用，又要考慮未來技術發展的需要，同時加強數字檔案室安全保密體系建設，嚴格執行涉密信息系統分級保護管理要求，開展應用系統安全測評，以保障信息系統的安全性、可靠性。

（五）加強館藏檔案數字化建設——集中管控。傳統載體檔案信息資源數字化是數字檔案室建設的一項基礎工作，數字化信息的收集積累是開展信息資源服務的首要條件，檔案室的數字化資源主要包括本單位的研究項目、情報資料、管理文件等，我們在豐富和優化數字館藏資源的同時，不僅要做好傳統載體檔案數字化處理，還要做好數字化資源的開發利用工作。在傳統載體檔案數字化建設方面，對現有重點項目的紙質文件進行掃描等數字化處理，轉換為數字資源。為了快速準確地提供數字信息資源，檔案人員按照專業、專題對網絡信息資源進行科學系統地收集、分類、整理，根據用戶需求按項目建立專題數據庫，使用戶能夠快速、準確地查詢所需信息。

（六）創新數字檔案室的服務模式——實時聯動。面對信息資源急劇增加的狀況，以知識管理為中心，最大限度地開發利用信息資源是數字檔案室建設的核心，因此開展檔案數據挖掘和信息資源共享，可以充分滿足用戶對文獻資料的需求。在建設數字檔案室過程中，我們運用了系統集成、大數據技術，對現行的各類數字資源進行整合開發，建立跨平臺信息管理檢索系統——數字檔案管理系統，在統一界面的系統中對不同數據源的信息進行綜合處理，用戶可以通過該系統快速獲取不同的數據源信息，跨平臺信息檢索系統建設提高了信息資源的查全率和查準率，有利于提高項目研發、設計、生產的效率。為了提高檔案信息資源的利用率，我們拓展了檔案信息服務的方式，通過建立網絡信息咨詢平臺，開展了網絡咨詢服務，用戶利用網絡平臺和網絡通信系統，在網上提出問題，管理人員可以立即給予解答，及時為用戶提供信息咨詢服務。

運用先進的信息技術建設數字化檔案室，是檔案工作的發展方向，大數據技術和人工智能的廣泛應用，不僅促進了檔案事業轉型發展，而且推動了數字檔案室建設?？蒲袉挝患涌旖ㄔO數字檔案室的進程，是在對傳統檔案管理模式進行變革的基礎上，為科研院所的知識管理提供了先進高效的信息資源服務平臺，通過對各種信息資源統籌管控，實現知識共享，推進科技信息服務的深度和廣度，增強了科研單位的技術競爭力和科技創新能力。

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