大數(shù)據(jù)時(shí)代下單位辦公室文書檔案的管理和利用

范磊 翟貴彬

摘? ? 要：本文旨在客觀闡述當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理遺留的弊端、信息化建設(shè)的必要性基礎(chǔ)上，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代下科學(xué)性管理與利用事業(yè)單位辦公室文書檔案的舉措。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案;必要性;管理利用

前言：對(duì)于事業(yè)單位來講，文書檔案具備較高的保存和利用價(jià)值，反映出單位不同階段的發(fā)展歷程和趨勢(shì)，對(duì)應(yīng)的載體形式包括圖片、文字、影像等等，是原始類的文書記錄信息。作為事業(yè)單位辦公室工作者，當(dāng)對(duì)這些資源進(jìn)行妥善性監(jiān)管、開發(fā)、應(yīng)用，從而贏得更多的增值績(jī)效。

一、當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理中遺留的弊端

（一）管理體制存在漏洞

現(xiàn)階段我國(guó)大部分單位的文書檔案管理工作體制還不盡完善，欠缺統(tǒng)一嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常會(huì)在登記和流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)誤差現(xiàn)象，不利于后期予以有序整理和歸檔。

（二）上級(jí)對(duì)文書檔案管理認(rèn)識(shí)不深入

許多單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期不重視文書檔案的管理，使得該類工作長(zhǎng)期獨(dú)立，尤其是面對(duì)一些過于專業(yè)的知識(shí)時(shí)，很難及時(shí)獲取其余部門的協(xié)調(diào)幫助，導(dǎo)致對(duì)應(yīng)的整理歸檔進(jìn)程持續(xù)減緩。

（三）沒有發(fā)揮信息技術(shù)的支持功能

雖然我國(guó)已經(jīng)迎來大數(shù)據(jù)時(shí)代，可在文書檔案管理信息化建設(shè)上始終不盡人意，而是長(zhǎng)期停滯在版數(shù)字化、半紙質(zhì)化的管理形式之上，嚴(yán)重情況下甚至延續(xù)老舊的紙質(zhì)管理習(xí)慣[1]。如此一來，檔案資料無法及時(shí)獲得妥善應(yīng)用，有些甚至因?yàn)榉e壓過久而開始損壞。

（四）管理者的職業(yè)素養(yǎng)低下

經(jīng)過文書檔案管理信息化模式大范圍普及，對(duì)于檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和技能等提出更加嚴(yán)格的規(guī)范要求。但現(xiàn)實(shí)中，一些單位的文書檔案管理者年齡較大，或是暫時(shí)負(fù)責(zé)兼職，無法及時(shí)掌握先進(jìn)的技術(shù)，加上態(tài)度過于敷衍，幾乎很難滿足上級(jí)的需要。

二、事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性

經(jīng)過大數(shù)據(jù)技術(shù)全面性地推廣實(shí)施，有關(guān)人們的日常生活、學(xué)習(xí)、工作方式等，發(fā)生了系統(tǒng)性地變動(dòng)，同步狀況下更令單位文書檔案的數(shù)量極速增加，人工管理壓力沉重，急需進(jìn)行信息化建設(shè)。唯獨(dú)如此，才可以更加高效率和及時(shí)性地收集、整合、管理、開發(fā)、應(yīng)用各類文書檔案，開發(fā)出更多的應(yīng)用價(jià)值，延續(xù)檔案的應(yīng)用時(shí)間，促使單位整體長(zhǎng)效地改革發(fā)展。歸根結(jié)底，網(wǎng)絡(luò)化、安全化、數(shù)字化是文書檔案信息化建設(shè)中的重要特征，管理者要做的，就是基于數(shù)字化建檔途徑來對(duì)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)范疇、不同類型用戶進(jìn)行共享服務(wù)基礎(chǔ)上，持續(xù)引入高端技術(shù)并實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芊桨福槍?duì)各類文書檔案進(jìn)行分級(jí)監(jiān)管。

文書檔案管理的信息化建設(shè)，不僅僅有助于大幅度提升有關(guān)檔案資料的管理質(zhì)量和應(yīng)用效率，同時(shí)更可以接連發(fā)揮出數(shù)字資源存儲(chǔ)、各類語(yǔ)言自動(dòng)翻譯、數(shù)據(jù)計(jì)算等多元化的功能，令后續(xù)的管理過程變得更加嚴(yán)謹(jǐn)有效。與此同時(shí)，還可以靈活適應(yīng)不同單位、部門的檢索和存儲(chǔ)等需要，促成特定范疇內(nèi)的資源共享結(jié)果。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下科學(xué)性管理和利用事業(yè)單位辦公室文書檔案的舉措

（一）創(chuàng)建可靠的信息管理平臺(tái)

進(jìn)行文書檔案管理的主要目標(biāo)，在于持續(xù)有效地應(yīng)用各類資源，在特定范圍內(nèi)共享以促進(jìn)有關(guān)部門、單位的長(zhǎng)效發(fā)展。而當(dāng)下有關(guān)工作人員要做的，就是預(yù)先收集和適當(dāng)簡(jiǎn)化所需的一系列原始信息、數(shù)據(jù)資源，之后再結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代要求創(chuàng)建適當(dāng)規(guī)模的管理平臺(tái)，確保更加高效率地管理當(dāng)中的信息，包括定期收集、更新存儲(chǔ)、提取應(yīng)用等等，方便日后不同崗位職員隨時(shí)進(jìn)行查閱、應(yīng)用。

（二）提升管理者的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理者專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)如何，直接決定著單位辦公室文書檔案信息化管理的質(zhì)量。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，文書檔案信息化管理挑戰(zhàn)此起彼伏，需要相關(guān)管理者積極學(xué)習(xí)和更新知識(shí)，耐心應(yīng)對(duì)。為了保障文書檔案管理的高效性和精準(zhǔn)性，各個(gè)企事業(yè)單位要想方設(shè)法培育一批互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)能力優(yōu)越、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用熟練的工作隊(duì)伍，令大數(shù)據(jù)技術(shù)全面融入到文書檔案的維護(hù)和管理活動(dòng)之中，從而增強(qiáng)單位整體的軟實(shí)力。

（三）樹立起更加嚴(yán)格的管理體制

健全有針對(duì)性的監(jiān)管體制，更是促使文書檔案管理活動(dòng)順利進(jìn)行的必要條件。因此，在進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)期間，相關(guān)職員不僅僅要實(shí)時(shí)性革新既有的管理理念和方法，同時(shí)要樹立起更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，輔助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)做出詳細(xì)規(guī)劃，廢除過往不當(dāng)?shù)墓芾項(xiàng)l例，樹立起更加科學(xué)、人性化、有針對(duì)性的管理體制，諸如職責(zé)分配、監(jiān)督管理、人員培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲機(jī)制等等。歸根結(jié)底，就是令文書檔案管理的一切活動(dòng)按照最新的規(guī)范流程展開，逐步推動(dòng)整個(gè)管理活動(dòng)朝著標(biāo)準(zhǔn)化方向過渡扭轉(zhuǎn)。

（四）倡導(dǎo)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)合作

處理好文書檔案管理事務(wù)，不單單是本部門的重大職責(zé)，同時(shí)更要引起其余部門的關(guān)注和支持。因此，作為各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)及時(shí)表明態(tài)度，在單位上下強(qiáng)調(diào)文書檔案信息化管理的必要性，倡導(dǎo)一系列相關(guān)部門密切溝通和合作，從而高質(zhì)量完成不同階段、不同類型的文書檔案管理任務(wù)[2]。如若說其間面對(duì)一些過于專業(yè)的內(nèi)容，則可以抽調(diào)其余崗位的專業(yè)部門前來配合指導(dǎo)，從而令文書檔案整理、歸檔、應(yīng)用等活動(dòng)有序高效地進(jìn)行下去。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，處于大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，大力進(jìn)行信息化改建，以滿足社會(huì)對(duì)文書檔案信息應(yīng)用的全新要求。諸如創(chuàng)建可靠的數(shù)字化管理平臺(tái)、提升管理者的信息化素養(yǎng)、利用網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行文書檔案信息適當(dāng)范圍的共享等等。久而久之，大幅度提升文書檔案的管理效率和質(zhì)量，帶動(dòng)單位的可持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]何麗芬.如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].傳播力研究，2018，19（07）：111-125.

[2]王巧梅.事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，23（04）：75-86.