提升人事檔案管理科學化水平的路徑思考

何菁霞

摘 要：人事檔案管理是事業單位管理中的重要組成部分。事業單位中人才的管理和流動都會涉及到人事檔案管理。對學校來說，人事檔案在教師及其管理人員的晉升、調動以及學校對于人員的調配中都發揮著不可或缺的重要作用。雖然，目前人事檔案管理在重視程度和規范管理方面還存在疏漏，但只要能夠從樹立檔案意識、服務意識、學習意識三個方面入手，進一步提升人事檔案管理的戰略地位、服務水平和內涵質量，必將能夠推動學校人事檔案管理的科學化水平。

關鍵詞：中學;人事檔案管理;科學化;路徑

檔案管理工作一直是事業單位綜合管理水平的重要體現，而人事檔案管理又是檔案管理中特殊的組成部分。人事檔案管理涉及到人員的流動與調配，涉及到人員的晉升與任用，尤其是對于新時期的學校來說，人事檔案管理是應該在學校的總體發展中占有戰略地位的。為了能夠更好的對干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等加以規范完善，中共中央辦公廳在2018年頒布了《干部人事檔案工作條例》，這不僅為干部人事檔案工作提供了基本遵循，同時也為學校人事檔案管理工作的科學化發展提供了制度支撐。“互聯網+”時代帶來了信息技術革命和工作手段的革新，人事檔案管理工作面臨更多發展機遇的同時也面臨更大的挑戰，中學人事檔案管理部門必須要認清當前時代發展和技術發展的趨勢，以新理念、新角度、新思路全方位考慮人事檔案管理的科學化建設路徑。

一、人事檔案管理的內容及其重要作用

1.人事檔案管理范圍及特點

（1）人事檔案管理的含義

學校的人事檔案是指反映人員個人學習工作經歷、家庭情況、社會關系等情況，以及學校在人事檔案活動中形成的，記述和反映教職工德、能、勤、績、廉等表現，以個人為單位集中保存起來以備查的文字、表格及其他各種材料形成的歷史記錄材料。

（2）人事檔案管理的特點

學校的人事檔案全面、詳細地反映了教職工在每個階段的變化，同時也能夠通過檔案內容追蹤教職工的思想認識、經歷及其他情況。學校人事檔案管理總的來說具有兩個特點：一是動態性。由于人事檔案是記錄教職工學習工作情況以及德才表現等內容的，因此每一年都會產生新的檔案，每個教職工的檔案始終是動態更新的。二是交叉性。按照人事檔案工作“檔隨人走、人檔統一”的要求，一旦學校教職工發生人事變動，人事檔案在接收轉遞過程中就會由多部門共同對檔案材料進行審核、鑒定，協力做好檔案的管理工作。

2.做好人事檔案管理對學校發展的重要意義

（1）有助于學校更好的進行人員調配

人事檔案不僅是學校教職工過往的歷史記錄，更是教職工常年業績的積累體現。人事檔案具有歷史性、全面性的特點，它能夠從多角度、多層面反映出教職工的工作全貌，可以說是教職工自身價值的最好證明。做好人事檔案管理工作能夠幫助學校領導知人善用，根據教職工的優勢和特長進行相應的崗位調動，做到人盡其才，在滿足教職工自身發展的基礎上促使教職工發揮所長，為學校事業發展貢獻力量。

（2）有助于學校檔案事業的科學發展

學校的檔案管理是學校綜合管理的重要環節。每天學校都會產生檔案，財務檔案、審計檔案、人員檔案、黨建檔案，等等。而人事檔案則是其中特殊的存在。因為人事檔案是與教職工權益息息相關的，是跟隨教職工終生的信息資源。人事檔案管理的質量和水平在很大程度上反映了學校檔案事業的發展情況，因此，必須重視人事檔案管理，才能助力學校檔案事業的科學化、規范化發展。

二、人事檔案管理存在的問題

雖然人事檔案在學校檔案管理甚至是學校的科學發展中都有著不可忽視的重要作用。但實際管理中，人事檔案卻仍存在一些問題，主要體現在學校和教職工對人事檔案管理工作的認識不足，并且在人事檔案管理方面仍缺乏規范化與標準化。

1.對人事檔案管理專業性的認識不足

（1）人事檔案缺乏戰略地位

學校的頂層設計一般會對學校未來5-10年的發展做一個長期規劃，然而在這個規劃中鮮有將檔案管理建設作為重點任務納入其中的。人事檔案作為檔案管理的一部分，并沒有受到應有的重視。特別是長期以來人們對于人事檔案管理的認識都存在誤區，導致學校并沒有將精力和注意力集中到人事檔案管理上來，從而造成人事檔案管理發展緩慢。

（2）人事檔案管理人員缺乏專業性

思想上的不重視，導致人事檔案管理在實踐中也不被重視，有些學校甚至沒有專門從事人事檔案管理的人員，而有些學校的檔案管理則是由其他部門的人員兼任。檔案管理人員缺乏專業背景和專業培訓，其檔案管理方面的知識儲備不足，信息技術水平較低，無法應對新形勢下人事檔案管理信息化建設的需要，檔案管理質量堪憂。

2.人事檔案缺乏規范化標準化管理

（1）檔案管理流程存在瑕疵

從實踐中能夠發現，部分學校的人事檔案在歸檔、裝訂、提供利用等環節中都存在一些問題。如在歸檔環節，經常會出現無分類、無取舍的情況。干部人事檔案沒有按照《干部人事檔案工作條例》的要求進行分類歸檔，且無先后排序，保留的檔案雖然全面但也包含了許多沒有必要進行存檔的部分。比如，大部分的人員檔案中都會包含多份日常的思想匯報材料，實際上歸檔一份即足夠，沒有必要篇篇都進入檔案留存。

（2）人事檔案管理信息化建設速度較慢

雖然人事檔案管理的信息化建設已經被部分學校提上日程，但信息化建設的速度和程度卻不盡如人意。學校的人事檔案管理依舊處于較低的水平，許多管理人員依然習慣于手動操作和傳統的紙質檔案保存方式，缺乏對現代化信息技術的科學合理應用，這是造成人事檔案管理信息化效率較低的重要原因。

三、提升人事檔案管理科學化水平的路徑思考

隨著信息技術的發展，學校事業發展的腳步也在加快，人事檔案管理水平必須要跟上時代，就在克服上述問題的基礎上，從建立檔案意識，提升人事檔案管理工作的重要地位出發，逐步形成服務意識、學習意識、創新意識，增強人事檔案管理工作的科學化水平。

1.形成檔案意識，明確提升人事檔案管理工作的戰略地位

（1）建立現代化的人事檔案管理理念

意識決定行動。要想提高人事檔案管理工作水平，就必須從思想認識方面入手，加強學校領導和全體教職工對于人事檔案工作的重要性認識，從學校的中長期規劃和頂層設計中明確人事檔案管理的戰略地位，并將檔案管理工作納入到重要議事日程中，進行綜合業務考核規劃。同時，要深入挖掘人事檔案的內在價值，將信息技術建設作為人事檔案管理的首要任務，形成與時俱進的現代化的人事檔案管理理念。此外，還要加大對檔案工作的投入力度，按照相關標準配備檔案密集柜、查閱室、除濕防噪設備等，在保證人事檔案儲存條件和環境的基礎上確保檔案管理的高質量。

（2）加強人事檔案管理隊伍專業化建設

在提高認識和對人事檔案戰略地位的認同后，學校要從實際出發，從軟硬件建設上加強人事檔案管理隊伍的專業化建設。首先，要設置專項資金專款專用于檔案管理方面的建設。進一步完善軟件設備，并拿出部分預算用于員工的專業化培訓。只有在人、財、物等基礎方面予以支持，才能夠實現人事檔案管理水平的大跨步。其次，要在招聘或調配人事檔案管理人員過程中，選擇具有良好思想政治素質，具有專業檔案管理背景的人員進入隊伍，增強人事檔案管理隊伍的專業素質。

2.形成服務意識，著力提升人事檔案管理工作的服務水平

（1）建立人事檔案管理工作智慧平臺

鑒于網絡和信息技術已經發展得較為成熟，人事檔案管理工作智慧平臺的建立已具備技術條件。學校應調集信息技術部門和檔案部門共同建立專門服務于人事檔案管理工作的共享平臺，為學校各部門和教職工查詢、調閱檔案提供方便。通過創建人事檔案數據庫、人事檔案資料庫，建立完整的人事檔案管理工作機制，規范檔案歸檔、保管、查詢、借閱流程，完善檔案數據資源的開發利用的基礎性工作。同時，可以借助微信公眾號或小程序甚至是手機客戶端的APP與人事檔案管理智慧平臺相連接，通過人們高頻使用的微信和智能手機為用戶提供更為便捷的人事檔案服務，打破時間與空間的限制，提升檔案服務的效率和能力。

（2）端正日常管理服務態度

人事檔案部門是服務窗口，是為廣大教職工和學校的發展提供數據支持和查閱服務的部門。服務意識是服務部門工作人員的基本意識，從事人事檔案管理的人員應該要端正服務態度，提升服務意識，始終把為人民服務作為根本宗旨，始終把用戶的需求放在首位。通過在窗口服務積累經驗和網上問卷調查，及時發現新時期用戶對人事檔案管理的需求，并提出有針對性的解決方案，從而在不斷發展過程中加強服務能力，提升服務質量。

3.形成學習意識，努力提升人事檔案管理工作的內涵質量

（1）強化人事檔案管理人員的思想政治意識

人事檔案管理的科學化要求從事檔案管理的人員要將思想政治意識的學習放在首位，并在工作學習中保持政治意識，不斷加強政治學習，提高政治敏銳度。對涉及到重要人員的檔案要重點保存，對涉及到密級檔案要多加關注。人事檔案雖然是學校教職工個人情況的真實反映，但同時也是國家檔案的重要組成部分。因此，人事檔案在管理過程中應不斷通過學習、教育增強管理人員的政治意識和保密意識。特別是在“互聯網+”、大數據、云計算等現代化信息技術通聯的今天，檔案的信息安全必須得到保證，檔案的歸檔、流轉、開發利用等必須受到監督并留有痕跡。

（2）強化人事檔案管理人員的持續學習意識

只有不斷的學習才能提升自身的素質和能力，只有不斷的學習才能與時俱進尋求發展，只有不斷的學習才能保持人事檔案管理人員思想認識和技術能力的先進性。由此可見，人事檔案管理人員應加強持續學習的意識，并在實踐中不斷將理論融于實踐，從中總結經驗教訓，幫助人事檔案管理實現科學化、高效化。

4.形成創新意識，持續提升人事檔案管理工作的發展能力

（1）創新管理，規范檔案流程制度

要采取科學的管理辦法，不斷完善檔案流程制度，創新適應新時期、新形勢、新技術發展的管理制度，確保人事檔案管理工作的規范化、制度化、標準化、精細化和科學化。一是要將人事檔案管理方面的基礎性工作做好、做實，比如文件材料的收集、整理，檔案的數字化轉化等，認真研究單位內部的檔案管理規律，建章立制，采用科學的管理辦法，做好督促指導。二是要根據上級部門及學校對人事檔案管理的標準建立相應的繼續教育培訓制度，可以定期推薦主要具體負責人走出去，積極參加省市局舉辦的各類檔案業務管理培訓，增強檔案管理的質量。三是要加強安全管理制度方面的創新。信息化時代下網絡的嵌入使得信息流轉的速度和范圍都在進一步提升和擴大，網絡安全成為檔案管理中的關鍵環境。尤其是人事檔案管理通常涉及到個人隱私，因此更需要加強安全制度的建設，通過運用登錄密碼、二維碼、防火墻等信息技術手段確保人事檔案信息的安全性。

（2）創新方法，提高檔案利用效率

隨著信息技術的不斷發展，人事檔案管理的電子化、數字化進程在加快，在建立人事檔案管理工作智慧平臺的基礎上，檔案管理部門及人員一方面要持續加強智慧檔案平臺建設，根據日常工作需求和經驗總結，不斷改進和完善平臺功能，從而提升檔案的利用率和平臺的使用率。另一方面，要加強與其他人事檔案管理單位的溝通交流，學習優秀的管理經驗，并強化與其他兄弟單位的通聯共享，擴大人事檔案管理工作智慧平臺的使用范圍，進一步提升檔案管理效率。

五、結束語

中學人事檔案工作的主要職能是對個人進行全面的、多角度的、歷史性的考察資料匯總，是對個人重要事件、資料的記錄和保存，是學校進行績效工作、人才培養的重要依據和參考。 可見，人事檔案管理工作對于教職工的個人發展與學校的事業發展都具有重要價值，提升人事檔案管理的科學化水平是大勢所趨，是迫在眉睫。尤其是新時期人事檔案工作改革進入了新階段，人事檔案的流程優化、制度優化、管理優化越來越突出，越來越重要。學校應以提高人事檔案的重視程度，明確人事檔案的戰略地位為切入點，將人事檔案工作納入到學校事業發展的中長期規劃中，同時在不斷提高檔案意識、服務意識、學習意識、創新意識的基礎上踐行現代化的檔案管理理念，為學校和教職工服好務、服務好，進一步提升該項工作的科學化水平和廣大教職員工的滿意度。

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（作者單位：中山市第一中學）