探討航天產品檔案歸檔案卷質量管理

李淑香

【摘 要】加強航天產品檔案案卷質量是航天事業快速發展的需要，是人們對航天信息要求不斷提高的需要，也是航天檔案工作精益求精的需要。因此，提高案卷質量成為檔案工作的重點，對檔案管理工作和其持續發展有著重大的意義。文章對航天產品檔案質量的現狀、案卷質量存在的問題進行分析和總結，提出一些解決措施，為進一步提高航天產品檔案歸檔的案卷質量提供參考。

【關鍵詞】航天產品檔案;歸檔;案卷質量

【中圖分類號】V460;G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）05-0249-02

航天產品檔案案卷質量對航天事業快速發展起著重要作用，因此提高案卷質量是檔案工作的重點，對檔案管理工作和其持續發展有著重大的意義。

1 做好航天產品檔案案卷質量工作的重要性

案卷是檔案的組成單位，案卷質量的高低，對檔案管理工作的整個環節有著直接的影響。如果檔案部門接收到高質量的案卷，就會提高其他環節工作的效率;反之，如果檔案部門接收到質量較低的案卷，保存一些殘缺不全、雜亂無章的檔案，那么不僅影響檔案的整理、借閱、利用等工作，而且也達不到檔案的作用，還會影響人們對檔案工作的關心與支持，而這又將對檔案的形成、積累、移交等工作環節帶來明顯的負面影響，還造成檔案工作中人力、物力的浪費，因此案卷質量不高的檔案的價值很小，甚至相當于一堆廢紙。如此往復循環，會影響檔案工作的質量和效率，阻礙整個檔案工作的繼續發展。

因此，為了讓檔案工作正常運轉，無論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個環節，都必須投入大量的人力、物力，做好檔案歸檔工作，保證案卷質量。提高航天產品檔案質量是航天產品檔案工作者努力工作追求的重要目標。

2 航天產品檔案案卷質量的現狀

構成航天產品檔案案卷質量的每份技術文件及其案卷組成決定著其案卷的質量，目前，北京強度環境研究所航天產品檔案案卷管理的現狀如下。

（1）嚴格執行檔案行業標準。為把好案卷質量關，嚴格執行國家《檔案法》，對構成案卷質量的每份案卷文件嚴格貫徹執行相關檔案標準、管理規定等，目前歸檔主要按《研究試驗文件管理制度》（QJ 1167）及北京強度環境研究所型號產品試驗檔案歸檔范圍執行，型號產品試驗檔案歸檔范圍見表1。

（2）技術報告的制作。現行技術報告的制作是檔案工作的重要部分，也是案卷質量的構成因素，占很大的比重。之所以重要是由工作性質決定的，試驗報告是直接交付客戶的試驗產品，試驗產品的好壞直接影響企業的形象，因此嚴把報告質量關十分重要。

（3）收集整理工作。對每份技術文件進行必要的裝訂，對破損的要先修復，保證案卷內沒有金屬物，在每份技術文件的左上角加蓋檔號章、給出檔號，標注保管期限、密級、總頁數，對每份文件進行檢查，沒有編寫頁碼的還要逐頁編寫頁碼。

（4）規范案卷構成。案卷內技術文件材料不僅要齊全、完整，還規范了案卷構成文件內容，對每一份案卷必須另加的文件是歸檔說明及3頁記錄：卷內目錄、備考表、文件材料積累表。

3 航天產品檔案案卷質量存在的問題

3.1 技術報告存在的問題

技術報告在接收檢查時發現以下問題：？譹？訛密級封面與正文不統一;？譺？訛簽署日期前后不合邏輯;？譻？訛個別頁碼標重或漏標;？譼？訛完全不標頁碼;？譽？訛報告內容在批準后有劃改;？譾？訛曲線圖模糊不清，這些問題都嚴重影響技術報告的質量。

3.2 文件積累登記表的填寫問題

需要注意的問題有以下幾個：？譹？訛責任者應按編寫者填寫，但有的卻填寫校對者;？譺？訛密級應按文件的實際密級填寫，無密級的按內部;？譻？訛不可以空白不填;？譼？訛保管期限應按文件的實際保管期限填寫，通常與型號產品試驗有關的文件，定為長期，不可以空白不填。

3.3 歸檔文件內容問題

歸檔文件質量的優劣決定檔案使用價值的高低。如果文件歸檔時存在記錄不清、隨意涂改、審批手續不全、內容不準確等問題，達不到歸檔的質量要求，保存的檔案就會無意義。

3.4 檔案人員的配置問題

現階段檔案部門所處的地位和狀態造成了我們工作中不得不面對一些矛盾，如有限的檔案工作人員和無限增長的檔案數量的矛盾。檔案業務大量瑣碎，對于檔案管理人員來說，實在是疲于應付，自己的日常工作像似滅火，不知道哪個急、緊的工作在后面召喚你，因此檔案工作需要注入新的活力。

4 航天產品檔案案卷質量影響的因素

4.1 主管業務部門及職工檔案意識薄弱，使歸檔文件質量受影響

有些主管部門及職工檔案意識薄弱，認為文件資料放在自己手里最方便，或出于對知識產權保密性的考慮，以至于“有章不循”，出現無人催辦就不歸檔甚至根本不愿意歸檔的現象。

4.2 各級檔案行業文件標準、規范在實施中推廣和宣傳力度不夠，執行程度參差不齊

對標準規范的理解執行上，部分單位或個人有的置若罔聞，我行我素，想當然辦事;有的掐頭去尾，部分執行，使航天產品檔案資料與歸檔工作脫節，這些均造成文件不齊全、不規范、不標準、不統一等問題。

4.3 預立卷單位人員業務素質和管理水平直接影響歸檔文件的質量

文件的形成、積累、歸檔主要承擔者是預立卷單位，因此預立卷單位領導檔案工作的認識問題、課題組長及成員的責任心及業務素質都直接影響著歸檔文件的完整性、準確性、系統性、有效性。有些領導認為文件的收集歸檔僅是檔案室的工作，課題組長及成員對預立卷缺乏了解，加之人員的變動，在交接工作的同時未及時交接所管文件，文件管理過程未得到全面受控，使歸檔文件的完整性、準確性、有效性無法保障。

4.4 檔案室的業務監督指導作用處于被動劣勢，影響了歸檔文件的質量

由于檔案管理的“三納入”“四參加”“四同步”制度執行不力，使檔案管理工作在機關管理中處于串行的末端劣勢管理，而未執行并行的閉環管理模式，影響了部分文件按時歸檔，造成歸檔文件質量失控。

5 提高檔案案卷質量的措施

5.1 加強檔案標準的宣貫，進一步強化領導及涉檔人員的檔案意識

強化涉檔人員意識，包括文件制作者的檔案意識，以及各個環節、各個人員、各層次領導的檔案意識。檔案是國家的寶貴財富，做好檔案工作不僅是檔案部門的事，也是每個管理人員及科技工作者不可推卸的職責。有關人員要認真學習《檔案法》和檔案歸檔有關規定，這樣才能保證歸檔文件達到完整、規范、標準、統一。

5.2 要超前控制，抓好歸檔的每個環節的管理，做好預立卷業務指導

提高案卷質量必須實行超前控制管理，保證案卷質量要從源頭即文件形成時的質量抓起，把檔案業務的指導、監督檢查工作，在文件材料形成、積累、整理和立卷時進行控制管理，做到超前部署，提前指導。

5.3 將航天產品檔案歸檔盡快納入數字化實施操作管理中

隨著辦公自動化工作的開展，局域網的不斷完善，盡快實現航天產品檔案歸檔一體化管理，可減少各種紙制文件的傳閱簽署，提高文件質量和歸檔效率，保證歸檔文件的完整、系統、規范。現有方式移交的檔案會有破損、殘缺，影響案卷的質量。數字化檔案的歸檔會避免這些問題，對案卷質量會有很大的提高。

5.4 建立考核制度，將歸檔工作納入考核計劃

將強化全體涉檔人員文件質量、技術文件編制、航天產品檔案歸檔工作等納入年度有關制度考核、科研生產計劃等。通過檔案目標考核管理，可合理解決管理脫節等問題，航天產品檔案歸檔文件質量定會有質的飛躍。

5.5 加強檔案人員結構合理配置

現階段北京強度環境研究所檔案人員結構應進行合理配置，無論從現有管理模式、工作業務量、編研工作量上，還是從人員結構上都遠遠跟不上當前企業的發展需要。現有檔案人員5人，其中3人年齡在54歲以上，2人年齡在40歲以下，人員結構不合理。俗話說“打鐵還要自身硬”，檔案工作要不斷注入新的活力，才能有所創新，更好地發展，適應新時期檔案工作的順利開展。

6 結語

影響航天產品檔案質量的因素很多，但主要因素在于機制和人的思想因素，機制是外因，而人是內因。只有將機制和人的作用有機結合進來，采取有效措施加以控制，才能保證航天產品檔案歸檔文件材料的完整、準確、有效、合格。

參 考 文 獻

[1]QJ 1167.6A—2011，研究試驗文件管理制度第6部分：研究試驗文件的簽署規定[S].

[2]QJ 1089A—1092A—98，技術文件使用與歸檔管理規定[S].

[3]QJ 903B—2011，航天產品工藝文件管理制度[S].