從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

劉偉鑫 魏育華

【摘 要】隨著時(shí)代的發(fā)展，人力資源管理在企業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越明顯。我國(guó)眾多企業(yè)在發(fā)展中認(rèn)識(shí)到人力資源管理的重要性。人事檔案管理是我國(guó)企事業(yè)單位人力資源管理的重要方面，對(duì)人力資源管理水平的提升具有重要意義。文章主要從現(xiàn)代人力資源管理的特點(diǎn)入手，基于現(xiàn)代人力資源管理理論闡述了當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的不足之處，重點(diǎn)論述促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作的方法，希望為更多企業(yè)人事檔案管理提供參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代人力資源管理;人事檔案管理;管理水平

【中圖分類號(hào)】TP3;F42 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）05-0207-02

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和政治的發(fā)展，人力資源管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用越來(lái)越明顯。人力資源管理水平也在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)中不斷完善，目前人力資源管理已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的重要資源。人力資源中對(duì)人才的管理和配置就是對(duì)知識(shí)技能的管理，通過(guò)這樣的方式可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事管理的不足，促進(jìn)人事管理工作發(fā)展。

1 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理簡(jiǎn)介

現(xiàn)代人力資源管理是根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)和人本主義思想的指導(dǎo)，通過(guò)招聘、甄別、培訓(xùn)、薪資報(bào)酬等手段對(duì)人才進(jìn)行合理配置，以滿足企業(yè)崗位設(shè)置和發(fā)展需要。現(xiàn)代人力資源管理主要包括人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理及勞動(dòng)關(guān)系管理6個(gè)板塊。通過(guò)對(duì)這些內(nèi)容的綜合管理達(dá)到人盡其職、物盡其用的效果，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管及鑒定統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)的總稱。人事檔案管理是在人事管理活動(dòng)中形成的，用來(lái)反映個(gè)人經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷情況等，為相關(guān)部門(mén)進(jìn)行考察和選拔工作提供參考依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了新的要求，人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變方法，積極引進(jìn)新思想，促進(jìn)自身發(fā)展。

2 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，為適應(yīng)發(fā)展需求，部分企業(yè)在人事檔案管理中積極采用現(xiàn)代人力資源管理的思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理的方法和策略。

結(jié)合我國(guó)企事業(yè)單位現(xiàn)狀來(lái)看現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理。一般企事業(yè)單位內(nèi)部不僅人員設(shè)置復(fù)雜，并且工作內(nèi)容涵蓋面廣。因此，企事業(yè)單位不僅要完成日常工作內(nèi)容，維持單位正常運(yùn)行，還要對(duì)員工與其他資源進(jìn)行管理和配置。與基本的管理內(nèi)容相比，人力資源和其他資源的配置與管理更重要，因此人力資源在企事業(yè)單位中具有較高的地位。只有加強(qiáng)人力資源管理，提高管理水平，才能優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部人員配置和整合，促進(jìn)企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作效率的提高。人力資源管理的實(shí)質(zhì)是對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部人員的綜合管理。通過(guò)人力資源管理提升企事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企事業(yè)單位轉(zhuǎn)型升級(jí)。

特別是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)核心是對(duì)人才的競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，所以人力資源管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略中的核心競(jìng)爭(zhēng)要素。

企事業(yè)單位的人事管理主要是對(duì)員工人事檔案的管理，檔案中包含著員工個(gè)人基本信息。通過(guò)員工的人事檔案能夠真實(shí)地反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷水平、業(yè)務(wù)能力、興趣愛(ài)好及思想品質(zhì)等情況。人事檔案管理不僅是企事業(yè)單位人事管理的重要方面，同時(shí)也為企事業(yè)單位考察、選拔、任用員工提供重要依據(jù)。

由此看來(lái)，企事業(yè)單位的人事檔案不僅是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，更是企事業(yè)單位現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ)內(nèi)容。現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理是一個(gè)有機(jī)整體，二者具有密不可分的關(guān)系，并且現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案關(guān)系幾乎同步發(fā)展。在發(fā)展中人事檔案管理為現(xiàn)代人力資源管理提供所需相應(yīng)的基礎(chǔ)信息資料;同時(shí)現(xiàn)代人力資源管理活動(dòng)的開(kāi)展主要依賴于人事檔案管理工作的支持;并且人力資源管理活動(dòng)也為人事檔案資料的更新和管理提供契機(jī)。通過(guò)二者的關(guān)系可以看出，現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理相輔相成，人事檔案管理質(zhì)量決定了人力資源管理質(zhì)量水平;人力資源活動(dòng)促進(jìn)了人事檔案資料的更新。現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理都對(duì)企事業(yè)單位的生存發(fā)展具有重大意義。

3 人事檔案管理中的問(wèn)題分析

雖然目前我國(guó)部分企事業(yè)單位在發(fā)展中都認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理的重要性，加強(qiáng)了人事檔案管理工作，但是在實(shí)際發(fā)展中人事檔案管理仍然存在一些問(wèn)題。

3.1 管理制度有待完善

企事業(yè)單位人事檔案管理制度有待完善。雖然我國(guó)部分企事業(yè)單位在發(fā)展中認(rèn)識(shí)到了人力資源管理工作的重要性，但是很多企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理工作與人力資源管理工作的關(guān)系。因此，人事檔案管理工作缺乏明確完善的制度。制度缺乏影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量水平，在實(shí)際管理中如統(tǒng)計(jì)歸檔和數(shù)據(jù)更新，無(wú)人進(jìn)行或存在推諉、扯皮等現(xiàn)象。制度不完善情況下，一旦出現(xiàn)問(wèn)題缺乏責(zé)任主體。

3.2 管理人員思想觀念陳舊

目前，我國(guó)企事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)一般由人力資源部門(mén)兼任，很多企事業(yè)單位缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員，因此人事檔案管理質(zhì)量有待提高。多數(shù)企事業(yè)單位的管理層都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，因此對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)重視力度不足，導(dǎo)致多數(shù)企事業(yè)單位人事檔案管理人員由非專業(yè)的人員擔(dān)任，造成檔案混亂、數(shù)據(jù)信息陳舊等情況頻頻發(fā)生。

3.3 管理水平落后

企事業(yè)單位中管理層對(duì)人事檔案的重視不足限制了人事檔案管理水平的提高，此外人事檔案管理技術(shù)水平落后也阻礙了企事業(yè)單位人事檔案管理工作。我國(guó)多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案管理缺乏先進(jìn)的技術(shù)水平。雖然部分企事業(yè)單位引進(jìn)了現(xiàn)代信息化技術(shù)，但是由于管理操作人員信息技術(shù)水平不足，因此很多企事業(yè)單位的信息化設(shè)備都被束之高閣，并沒(méi)有投入使用。缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)，導(dǎo)致人事檔案工作信息更新繁瑣且緩慢，無(wú)法為人力資源管理活動(dòng)提供準(zhǔn)確的信息資料。

4 基于現(xiàn)代人力資源管理加強(qiáng)人事檔案管理工作的路徑

基于現(xiàn)代人力資源管理加強(qiáng)人事檔案管理工作需要從多方面入手，建立健全人事檔案管理制度;加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)化水平，并積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，促進(jìn)人事檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)。

4.1 建立健全人事檔案管理制度

促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理工作的提高，企事業(yè)單位要建立健全人事檔案管理制度，為人事檔案管理做好制度保障。首先企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的人事檔案管理現(xiàn)狀制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)整改人事檔案管理前期出現(xiàn)的問(wèn)題，確保人事檔案管理制度有效實(shí)行。其次規(guī)范人事檔案管理具體環(huán)節(jié)，包括檔案的歸檔和借閱等，要在企業(yè)內(nèi)部形成正確的認(rèn)知，嚴(yán)禁任何人私自借閱檔案。規(guī)范人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，為企事業(yè)單位人員實(shí)行人事檔案相關(guān)行為提供參考，避免人事檔案丟失和損毀。通過(guò)完善制度確保人事檔案安全，提高管理水平。

4.2 加強(qiáng)人事檔案管理人員專業(yè)水平

提高企事業(yè)單位人事檔案管理水平不僅要完善管理制度，還應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)水平。很多單位的人事檔案管理人員都是非專業(yè)人員，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量不高。首先，企事業(yè)單位應(yīng)為人事檔案管理選拔專業(yè)人才，保證管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)。其次，加強(qiáng)對(duì)人事管理人員的培訓(xùn)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理員不僅要懂得管理學(xué)和檔案學(xué)相關(guān)知識(shí)，還要充分掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，確保能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備。通過(guò)培訓(xùn)能夠提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。

4.3 提高人事檔案管理技術(shù)水平

企事業(yè)單位在加強(qiáng)人事檔案管理工作時(shí)要注重與現(xiàn)代科技相結(jié)合，提高人事檔案管理的技術(shù)水平。企事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用率。可以結(jié)合電子設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔等工作，通過(guò)計(jì)算機(jī)程序能夠?qū)崿F(xiàn)快速信息篩選和檢索，提升檔案整理、統(tǒng)計(jì)歸檔的效率。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理關(guān)系密切。現(xiàn)代科技發(fā)展讓企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)從原始資料的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)變成了人才和知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，因此人力資源管理的質(zhì)量水平直接影響企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展。人事檔案管理為人力資源管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為人力資源活動(dòng)提供保障。可見(jiàn)，提高企事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

參 考 文 獻(xiàn)

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