PCM系統(tǒng)在素萬那普機場項目管理中的深度應(yīng)用

徐 薇，鄢全科，張巨龍，封 銳，陶宏安，于悉宿

（中國建筑第八工程局有限公司，上海 200135）

按照國家“走出去”戰(zhàn)略要求，中國建筑不斷拓展海外市場，先后承接各種類型的海外工程EPC（設(shè)計+采購+施工）建設(shè)項目。在海外項目運營中，應(yīng)以國際項目管理方法論為基礎(chǔ)，結(jié)合項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)用，不斷積累項目管理工程實踐和經(jīng)驗。文章以泰國素萬那普機場項目文檔管理實踐為依據(jù)，綜合國際文檔管理軟件PCM的應(yīng)用，介紹了國際工程EPC項目文檔管理方法及PCM軟件的優(yōu)勢。在海內(nèi)外工程項目建設(shè)過程中，項目文件管理不當(dāng)會造成信息溝通困難、文件審批緩慢、審批流程不透明和資料存檔漏洞百出等嚴(yán)重后果[1]。而且海外EPC工程項目有其特殊性和復(fù)雜性，以圖紙報審為例，一般國際工程的承包商需要對圖紙進行深化設(shè)計，得到監(jiān)理批準(zhǔn)后方可用于施工，普通施工總承包模式則直接得到施工圖，無須進行深化設(shè)計；EPC項目人員和群體具有復(fù)雜性，從業(yè)主、監(jiān)理、承包商到設(shè)計方、供應(yīng)商、分包商，都在嘗試就同一項任務(wù)進行協(xié)作，因此一款科學(xué)、系統(tǒng)、智能的管理手段的介入迫在眉睫[2]。

Primavera合同管理是一款項目管理軟件，主要功能包括項目合同與費用控制、全面的變更管理、文檔管理與協(xié)作。素萬那普機場二期發(fā)展項目的管理方結(jié)合項目實際，應(yīng)用了PCM三大功能之一——文檔管理與協(xié)作。

1 PCM文檔管理協(xié)作

1.1 強大的信息錄入和存儲

在文件錄入和存儲方面，PCM作為一個信息中樞，可以存儲所有文件的詳細(xì)信息和鏈接，并能用關(guān)鍵字對單個文件進行檢索。泰國機場項目聘用屬地化員工對圖紙、材料、方案、計算書等文件的基本信息進行錄入（見圖1），后期文件版本的升級過程、審批過程、審批結(jié)果中方管理人員便能通過輸入編號對文件所處狀態(tài)進行一鍵檢索（見圖2）。除此之外，RFI（Request For Information，簡稱咨詢函）和正式函件等通信往來也會在PCM系統(tǒng)清晰記錄。

圖1 PCM中需要錄入的信息項

圖2 報審文件快速檢索和系統(tǒng)追蹤

此外，素萬那普機場二期發(fā)展項目包括多個合同方，而中建中標(biāo)的CC1.2合同又以聯(lián)合體的形式與泰國本土一家機電承包商進行合作，因此項目的復(fù)雜程度可見一斑。各家單位之間難免會出現(xiàn)意見上的分歧，在嘗試解決問題的過程中，各方之間會召開專題會議并有信函往來，前期相關(guān)資料和解決問題過程中產(chǎn)生的新文件均會被錄入PCM系統(tǒng)中（見圖3），從問題的最初產(chǎn)生到最終解決，形成一個完整的證據(jù)鏈條。除施工文件報審之外，該項目實施中，合同（Contracts）、變更類文件（Change Order documents）、采購單（Purchase Orders）、聯(lián)系單（RFI）和支付申請（Payment Requisitions）等資料都需要進行統(tǒng)一的文檔管理和協(xié)作。以變更文件管理為例，變更管控應(yīng)包括通知并協(xié)調(diào)受影響方，以及控制成本和工期。PCM可以記錄每項變更的全過程，從預(yù)估可能會發(fā)生變更到最終實現(xiàn)變更，都將完整地記錄在PCM中。該項目業(yè)主管理十分嚴(yán)格且強硬，變更談判通常是一個相當(dāng)漫長的過程，但無論談判進行到哪個階段，PCM都可以提供強大的文件資料支持，可供分析變更對成本和工期造成的影響。

1.2 完善的審批流程管理

圖3 關(guān)鍵問題項的相關(guān)鏈接

完整的信息錄入為下一步的文件審批追蹤奠定了堅實的基礎(chǔ)。對于泰國機場這樣一個大型工程項目來說，處于審批流程中的報審文件通常多達上千份，這就極有可能產(chǎn)生文件漏批的現(xiàn)象。PCM的文檔管理和協(xié)作功能可以有效規(guī)避這一問題，其明確的協(xié)作模式和嚴(yán)密的審批流程可以滿足使用者隨時對文件進行責(zé)任跟蹤和時效跟蹤，通過輸入文件編號或關(guān)鍵字便可一鍵檢索到如下信息：文件正在什么地方審批、文件何時已到達現(xiàn)審批人處、審批步驟是否對工期和成本有影響、下一個審批人是誰和審批結(jié)果等（見圖4、圖5）。

圖4 文件審批步驟中的責(zé)任方

圖5 文件關(guān)鍵信息一鍵查詢

1.3 靈活的審批流程設(shè)計

PCM有兩種變更審批流程可供選擇：第一種是標(biāo)準(zhǔn)化單線流程，提交方發(fā)出申請，接收方完成審批；第二種是根據(jù)需要，創(chuàng)建個性化流程，保證審批過程的流暢性、科學(xué)性和權(quán)威性。以變更文件審批為例，由于每項變更的性質(zhì)不同，記錄和追蹤的形式也會有所不同。泰國機場項目根據(jù)實際需求，創(chuàng)建了以下3類個性化變更管理流程：（1）流程發(fā)起，所有審批人的狀態(tài)顯示BIC（有文件未處理），只要第一個審批人審批通過，文件狀態(tài)即顯示“通過”，審批流程結(jié)束（見圖6）。（2）流程發(fā)起，所有審批人的狀態(tài)同時顯示BIC（有文件未處理），只有所有審批人審批通過，文件狀態(tài)才會顯示“通過”，審批流程結(jié)束（見圖7）。（3）流程發(fā)起，第一位審批人的狀態(tài)顯示BIC（有文件未處理），第一位審批通過，BIC狀態(tài)移至第二位審批人，以此類推，只有最后一個審批人審批通過，文件狀態(tài)才會顯示“通過”，審批流程結(jié)束（見圖8）。

此項變更流程設(shè)計在素萬那普機場項目管理應(yīng)用中取得了一定的成果，一改傳統(tǒng)的“一刀切”報審流程規(guī)定，避免了無根據(jù)無休止的談判和合約糾紛，使文檔科學(xué)化和智能化管理水平得到了大大的提升。此外，強大的文檔信息存儲以及完善的審批流程管理也充分體現(xiàn)了PCM出色的項目文件管理的優(yōu)勢，大大簡化了項目各類文件管理和現(xiàn)場通信。

2 PCM的潛在開發(fā)價值

（1）科學(xué)的成本管控。PCM軟件可以幫助項目管理者進行預(yù)算和資金分析，查看履約文件，并且第一時間收錄發(fā)票和申請。成本工作表會自動收集合同、申請、變更、訂單中的細(xì)節(jié)成本項，以便快速進行分析和匯報（見圖9）。

（2）高效的合同管理。PCM中的合約功能可以改善業(yè)主對承包商的管理模式，業(yè)主可以通過PCM便捷地查看合同狀態(tài)以及承包商履約表現(xiàn)（見圖10）。同時業(yè)主還可以查看承包商的保函是否在有效期內(nèi)，報審文件是否已按要求準(zhǔn)時提交，以及請款申請是否已經(jīng)提交等重要事項。

PCM系統(tǒng)的合約相關(guān)功能完全基于國際通用的FIDIC合同條款進行設(shè)計，通過改進合同執(zhí)行和提高建設(shè)項目管理效率，可幫助客戶減少工期延誤和風(fēng)險。受項目的復(fù)雜性和工期緊張以及業(yè)主限制等因素的制約，目前素萬那普機場項目對PCM軟件的合約和成本控制功能未深度利用，建議今后國內(nèi)外的EPC項目在項目管理過程中的中嘗試全面開發(fā)和應(yīng)用PCM軟件系統(tǒng)，提高項目整體管理水平。

3 結(jié)束語

PCM軟件購買和培訓(xùn)費用相對較高，且需要多名員工專門從事前期的數(shù)據(jù)錄入工作，因此項目應(yīng)用此軟件需要耗費較多的成本。泰國機場項目實施了以下應(yīng)對策略：首先安排一名英文水平較高且文控經(jīng)驗豐富泰籍員工以及項目總工參加甲骨文公司在泰國的培訓(xùn)；之后項目組織內(nèi)部培訓(xùn)，已培訓(xùn)合格的泰籍資料員負(fù)責(zé)培養(yǎng)另外4名泰籍員工，專門從事PCM數(shù)據(jù)錄入工作；項目總工則需向各專業(yè)負(fù)責(zé)人傳授PCM關(guān)于項目文控管理方面的知識。項目總共購買了7個賬號，由檔案室協(xié)調(diào)分配使用，基本可以滿足項目需求。

圖6 審批流程模板一

圖7 審批流程模板二

圖8 審批流程模板三

圖9 成本工作表

圖10 PCM中的合同細(xì)節(jié)查詢

在建筑工程項目管理日益復(fù)雜化的背景下，項目業(yè)主與承包方均面臨著巨大的挑戰(zhàn)。對業(yè)主和監(jiān)理方來說，出于成本和效益考慮，同一業(yè)主管理多個承包商和多方聯(lián)合監(jiān)理的現(xiàn)象愈加普遍，這也就意味著管理難度的增加。對承包商來說同行之間競爭愈發(fā)激烈，任何細(xì)小的錯誤對項目的效益都可能是致命一擊，然而不少項目的文件管理、合約管理仍然漏洞百出，最終造成索賠證據(jù)不足、現(xiàn)場施工受阻和竣工資料不完整等不可挽回的后果。PCM系統(tǒng)可以使人、團隊、項目建立聯(lián)系，其在工程項目中的運用，可以系統(tǒng)地實現(xiàn)項目從開工到竣工的所有文件的信息化管理。PCM明確的責(zé)任體系可以保證所有項目參與方充分履行職能，管理從項目執(zhí)行到交付過程的信息流，集成項目范圍、費用、進度與變更，減少對項目進度計劃的不良影響，提高協(xié)作的效率，縮短周轉(zhuǎn)時間，確保項目利潤最大化，達成保質(zhì)按時交付項目的目標(biāo)，因此在國內(nèi)外大型項目的實踐中具有重要推廣意義。