電力行業(yè)檔案管理制度在國際工程中的應(yīng)用實(shí)踐研究

于雁

摘 要：“一帶一路”是近年來國家提出的跨國發(fā)展計劃，在此提倡下，中電投電力工程有限公司在土耳其承接了第二個EPC總承包項目，本文從現(xiàn)場實(shí)際出發(fā)，全面闡述了國內(nèi)電力行業(yè)檔案管理制度在土耳其維拉卡項目工程中的應(yīng)用實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：土耳其;電力行業(yè);檔案管理;應(yīng)用實(shí)踐

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.19.021

中電投電力工程有限公司（以下簡稱CPI）承接的土耳其維拉卡電廠隸屬與Albayrak集團(tuán)旗下，項目全稱為土耳其維拉卡紙廠工業(yè)公司1×40MW燃煤電站工程，位于距離土耳其西南部巴勒克希爾市13公里的造紙廠內(nèi)，是一個服務(wù)于紙廠的自備電廠，雖是EPC總承包項目，但也略有不同，項目合同內(nèi)不包括土建工程及汽機(jī)島工程，業(yè)主VARAKA Power Plant 為土國當(dāng)?shù)毓荆珺V（Bureau Veritas）監(jiān)理公司由業(yè)主指定，設(shè)計分包為國內(nèi)國核電力設(shè)計院，因土建部分由業(yè)主公司自行施工，為確保土建設(shè)計符合土耳其標(biāo)準(zhǔn)要求，CPI聘請了當(dāng)?shù)?N1K（5N1K是土耳其的工程設(shè)計咨詢公司，總部位于安卡拉）公司做符合性審查資料服務(wù)，現(xiàn)場所有安裝均由土國當(dāng)?shù)毓綧UREL YAPI分包，除汽輪發(fā)電機(jī)組由TGM（德國）公司供貨，鍋爐房電梯為中方在土方采購，高壓旁路為德國西門子公司制造外，其它所有設(shè)備及材料均購自國內(nèi)。因與以往的EPC總承包項目不同，所以在如此錯綜復(fù)雜的施工現(xiàn)場，如果一旦在工程中產(chǎn)生矛盾，出現(xiàn)糾紛，文檔資料就會作為最根本的原始材料發(fā)揮其作用，而目前土耳其國內(nèi)電力行業(yè)既無相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，也無完整的檔案管理體系，因此項目檔案管理工作的重要性顯而易見，在遵循土耳其的法律法規(guī)基礎(chǔ)上，將國內(nèi)成熟完善的檔案管理制度應(yīng)用于現(xiàn)場已成為必然，以下為國內(nèi)電力行業(yè)檔案管理制度在實(shí)際施工過程中的應(yīng)用實(shí)踐。

1 項目前期檔案管理的必要準(zhǔn)備工作

1.1 現(xiàn)場檔案管理人員基本要求

按合同規(guī)定所有技術(shù)圖紙資料均為英文，所以配備的檔案管理人員都具備了基本的英語溝通能力，對施工生產(chǎn)過程中的專業(yè)術(shù)語也基本掌握，從而保證了各單位資料管理流程順暢及內(nèi)容準(zhǔn)確。CPI設(shè)立了檔案專職人員，業(yè)主及施工分包商的檔案管理人員均為兼職。

1.2 制定適用現(xiàn)場的檔案管理制度

CPI將編制的檔案管理制度，組織業(yè)主、監(jiān)理專業(yè)人員進(jìn)行評審，細(xì)則經(jīng)多次修訂，三方達(dá)成一致，并對施工單位相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行了宣貫與交底，以確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

1.3 定期對施工單位相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)

CPI依據(jù)現(xiàn)場施工進(jìn)度編制資料管理工作計劃，結(jié)合檔案管理制度，定期給土方資料管理及現(xiàn)場專業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟知文件資料的過程控制，重視過程資料管理，為歸檔工作做充分的準(zhǔn)備。

2 項目檔案管理工作的具體實(shí)施

2.1 項目開工前資料收集整理的內(nèi)容

依據(jù)國內(nèi)項目文檔管理程序，將設(shè)計、設(shè)備及施工單位資質(zhì)審查相關(guān)，招投標(biāo)文件相關(guān)、合同及協(xié)議相關(guān)的資料進(jìn)行收集整理，文件資料內(nèi)容需真實(shí)有效，簽字及蓋章齊全完整。

2.2 設(shè)計施工圖管理

現(xiàn)場的設(shè)計施工圖由設(shè)計院分三種形式提供。

（1）IFP（Information for Permission）電子版圖紙。IFP為辦理開工許可用圖，首先由設(shè)計院各專業(yè)人員將IFP設(shè)計完成，通過JAVA軟件上傳至服務(wù)器，由CPI檔案管理人員下載，并通過filezilla軟件上傳至業(yè)主集團(tuán)公司服務(wù)器，受雇于CPI的土人現(xiàn)場經(jīng)理（依據(jù)土耳其法律，施工現(xiàn)場總承包方必須聘用一位由土耳其工程師協(xié)會認(rèn)證的現(xiàn)場經(jīng)理。）將以IFP圖紙為依據(jù)，在政府相關(guān)部門辦理開工許可。

（2）IFC（Information for Construction）電子版圖紙。IFC為現(xiàn)場施工用圖，根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際工程進(jìn)展情況，由設(shè)計院設(shè)計并上傳印有IFC字樣的施工圖，CPI檔案管理員下載并上傳后，郵件告知業(yè)主專業(yè)人員，同時拷貝給施工分包商及CPI相關(guān)專業(yè)人員使用。

（3）紙制版施工圖紙。現(xiàn)場相關(guān)專業(yè)人員對IFC圖紙進(jìn)行圖紙會審，經(jīng)業(yè)主項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，紙版施工圖由設(shè)計院進(jìn)行出版，再經(jīng)海運(yùn)至土國，到達(dá)現(xiàn)場后按合同分發(fā)各相關(guān)單位。

2.3 設(shè)備廠家圖紙及資料管理

維拉卡現(xiàn)場的設(shè)備均在國內(nèi)采購及制造，圖紙及資料分三部分提供至現(xiàn)場。

（1）隨設(shè)備到達(dá)現(xiàn)場。資料隨設(shè)備在國內(nèi)裝箱，通過海運(yùn)至港口，清關(guān)后運(yùn)至現(xiàn)場，施工單位物資管理人員與CPI相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行開箱驗(yàn)收，依據(jù)裝箱清單核對準(zhǔn)確，將所提供的資料填寫《設(shè)備資料移交申請單》后移交至CPI資料室。

（2）通過郵件提供至現(xiàn)場。CPI現(xiàn)場檔案管理人員經(jīng)與專業(yè)技術(shù)人員綜合合同及協(xié)議，將未提供的資料列出清單發(fā)至相關(guān)設(shè)備廠家，各廠家再通過郵件補(bǔ)充提供。

（3）隨國內(nèi)進(jìn)場人員攜帶至現(xiàn)場。這部分資料多數(shù)為歸檔必要的原件，如設(shè)備的質(zhì)量證明文件、合格證、圖紙及檢驗(yàn)報告等。

為方便專業(yè)人員查閱，CPI檔案管理人員及時更新臺賬并發(fā)至維拉卡項目交流群中，同時將紙版設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊及安裝調(diào)試相關(guān)的圖紙資料分發(fā)至現(xiàn)場專業(yè)人員，并上傳至業(yè)主集團(tuán)公司服務(wù)器。

2.4 現(xiàn)場施工過程文件資料管理

施工過程中對各類文件資料進(jìn)行完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的整理，是檔案管理最重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

（1）編制文件資料標(biāo)準(zhǔn)表式。土耳其電力行業(yè)沒有文件管理軟件及統(tǒng)一表式，CPI以國內(nèi)電力行業(yè)中監(jiān)理典型表式為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)場實(shí)際，與業(yè)主及現(xiàn)場BV共同制定了中英文雙語內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)表式，供現(xiàn)場使用。

（2）過程文件資料處理流程。按文件內(nèi)簽字順序流轉(zhuǎn)文件，將簽字閉環(huán)后的文件資料交與資料室進(jìn)行掃描，資料員經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)放，并按文件類型及專業(yè)將文件原件及電子檔進(jìn)行歸檔，文件一般應(yīng)在1天內(nèi)處理完畢并原路返回，特殊情況下不得超過3天。

（3）過程文件資料主要內(nèi)容。維拉卡項目施工過程中除檢驗(yàn)計劃外，其他所有資料均與國內(nèi)電力行業(yè)要求相同，現(xiàn)場的檢驗(yàn)計劃非國內(nèi)驗(yàn)收評價方式，而是采用國際上流行的ITP（Inspection and Testing Plan）形式，其格式與驗(yàn)評不同，但內(nèi)容近似，首先由分包商按專業(yè)及單位工程編制報審，經(jīng)CPI檢查審批，再報送BV簽字認(rèn)可，現(xiàn)場將以此為依據(jù)對施工過程進(jìn)行質(zhì)量控制。

3 項目竣工檔案歸檔工作管理

3.1 竣工檔案收集內(nèi)容

與國內(nèi)相同，內(nèi)容主要為項目招投標(biāo)文件，設(shè)計文件、設(shè)備文件，項目管理性文件、竣工驗(yàn)收文件等。

3.2 竣工檔案質(zhì)量要求

所有竣工檔案與現(xiàn)場施工保持完整一致，歸檔文件資料及圖紙內(nèi)容準(zhǔn)確，字跡清晰，簽章完備，原則上應(yīng)為原件歸檔，但維拉卡現(xiàn)場也有些設(shè)備廠家的質(zhì)量證明文件及一些外購件未能提供原件，這部分資料已在復(fù)印件上加蓋原件所在單位公章。

3.3 竣工檔案案卷構(gòu)成要求

（1）各專業(yè)根據(jù)單位工程的施工工序組卷排列，開工申請，施工記錄，試驗(yàn)報告，ITP等，以方便檢索利用，凡外方提供歸檔的均為英文，凡中方提供歸檔的均為中英文雙語。

（2）已批準(zhǔn)出版的施工圖及竣工圖的紙版及電子版，均為中英文雙語，分別按專業(yè)按卷冊號順序排列，卷內(nèi)按圖號順序排列。

（3）設(shè)備各臺件的運(yùn)行維護(hù)手冊，ITP、質(zhì)量證明文件、開箱驗(yàn)收、設(shè)備技術(shù)文件及隨機(jī)圖紙、安裝調(diào)試及運(yùn)行記錄等順序排列，卷內(nèi)文件應(yīng)文字在前，圖紙在后，獨(dú)立成冊的無需重新組卷。

（4）所有竣工檔案保管期限均為永久，檔號交業(yè)主的為流水號，交CPI土耳其分公司及公司上海總部的按照國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)編制，本項目不填寫密級。

（5）為遵守土國簽字要求，受法律約束的文件需用藍(lán)筆簽字，并且除注明簽字處簽全名外，其它有效頁面均需小簽，即每頁必須簽上名字縮寫。

（6）項目竣工檔案均采用活頁夾形式裝訂，再將各裝訂成冊的檔案裝入無酸紙制抽拉式檔案盒內(nèi)，這樣不僅使用方便，也保證了竣工檔案的整齊、美觀，檔案文件不被腐蝕，不褪色。

（7）電子文件選用了不可擦除一次性寫入光盤，文檔格式為Word及Excel，照片檔案格式采用JPG或JPEG，一張照片保存為一個文檔，工程圖紙格式采用PDF，同樣也是一張圖紙保存為一個文檔。

3.4 竣工檔案移交情況

（1）將現(xiàn)場形成的所有紙制竣工檔案一正一副及含有相同內(nèi)容的竣工檔案光盤兩套移交業(yè)主，并將電子竣工檔案上傳至業(yè)主集團(tuán)公司服務(wù)器。

（2）將紙制竣工檔案一副及光盤2套，移交CPI土耳其分公司存檔。

（3）將上述內(nèi)容相同的電子竣工檔案通過清華紫光軟件上傳至上海總公司服務(wù)器。

4 檔案管理工作在施工過程中遇到的難點(diǎn)及相應(yīng)對策

4.1 設(shè)備廠家資料方面

國內(nèi)很多設(shè)備廠商提供資料無法滿足國際工程的需要，例如圖紙資料不完整，未翻譯或翻譯不準(zhǔn)確，到圖份數(shù)不夠，無電子版等諸多問題，為能及時發(fā)放以確保設(shè)備安裝調(diào)試順利進(jìn)行，首先是將份數(shù)不夠的圖紙資料及時打印、復(fù)印并加以掃描，做到紙版圖紙資料到達(dá)現(xiàn)場，均有相對應(yīng)的電子版掃描文件，并且，按合同協(xié)議逐一核對設(shè)備廠家應(yīng)提供的圖紙資料編制問題清單，整個工程先后發(fā)至設(shè)備廠家相關(guān)人員296封郵件，并收到較高的回復(fù)率。

4.2 土方資料管理人員方面

因土方資料管理人員均為兼職，而在整個維拉卡項目施工過程中，解雇員工、員工自己跳槽、服兵役等客觀因素影響下，又導(dǎo)致多名管理人員及施工人員離開現(xiàn)場，例如分包商在整個施工過程中先后更換檔案管理人員多達(dá)5名，為確保資料在銜接過程中無遺漏，CPI多次對新入職的資料管理及相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理制度的培訓(xùn)及實(shí)踐指導(dǎo)，使其盡快熟悉工作流程，保證了檔案管理的連續(xù)性及專業(yè)性。

5 結(jié)論

眾所周知，在當(dāng)前全球的經(jīng)濟(jì)狀況及市場的激烈競爭下，能取得跨國工程的EPC總承包項目并做好，是企業(yè)開拓國際市場能力的體現(xiàn)，在維拉卡項目中，CPI履行了EPC總承包單位的檔案管理職責(zé)，為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，CPI將國內(nèi)電力行業(yè)的檔案管理制度作為基礎(chǔ)，貫穿于整個施工過程中，得到了充分的應(yīng)用實(shí)踐，并對土國當(dāng)?shù)胤职痰臋n案管理工作實(shí)施了事無巨細(xì)的監(jiān)查與指導(dǎo)，最終配合了業(yè)主完成檔案驗(yàn)收工作，獲得了各方都認(rèn)可的真實(shí)有效的竣工歸檔資料。

2019年12月，項目先后簽署了《Varaka項目72小時試運(yùn)行見證書》及《Varaka項目臨時驗(yàn)收證書》，隨著土耳其維拉卡項目安裝結(jié)束，國內(nèi)電力行業(yè)檔案管理在國際工程中也得到進(jìn)一步認(rèn)可，但同時也存在著一些問題及實(shí)施的困難性，這些都有待在未來的工程中不斷加以完善，使電力行業(yè)檔案管理制度應(yīng)用在境外工程更加規(guī)范化、合理化，從而進(jìn)一步符合國際標(biāo)準(zhǔn)，與國際接軌。

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