事業(yè)單位檔案管理之信息化建設路徑探索

李佳

摘 要：近年來，在信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著更多挑戰(zhàn)和機遇，需要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用，促進事業(yè)單位檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展。為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的目的，本文就針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義進行分析，探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效路徑，希望能為相關(guān)工作人員提供一些有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設 路徑

中圖分類號：G275文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

事業(yè)單位檔案管理的主要目的就是發(fā)揮檔案信息的參考價值，使其能夠幫助工作人員更好地完成各項工作，促進事業(yè)單位朝著良好的方向不斷發(fā)展。但是傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，這就需要采取合理的辦法進行改進，借助計算機技術(shù)及其他現(xiàn)代信息技術(shù)來促進事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理能夠更好地服務于廣大職工和事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.優(yōu)化檔案存放環(huán)境

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化的檔案管理對檔案存放環(huán)境的硬性要求較低，能夠提高檔案信息的保存效率，降低紙張及其他資源的浪費，且能夠避免因紙張毀壞出現(xiàn)的檔案丟失等不良情況。同時，在事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展背景下，檔案信息存儲需要的空間越來越大，僅僅依靠紙張等傳統(tǒng)的方式進行檔案保管，那么檔案室的占據(jù)面積也會隨之加大，這對事業(yè)單位來說是一些不必要的資源浪費，不利于事業(yè)單位檔案管理的持續(xù)發(fā)展。而檔案信息化管理能夠利用硬盤、云盤及其他存儲介質(zhì)對檔案信息進行保管，在保證檔案信息安全的同時，減少對室內(nèi)空間的占用，使事業(yè)單位檔案管理更具有科學性及有效性。

2.提高信息檢索的便捷性

隨著我國全面進入信息化時代，信息化技術(shù)已經(jīng)成為我國人民日常生活中的一種重要工具，能夠利用信息化技術(shù)進行信息查詢，以有限的時間找到自身需要的數(shù)據(jù)信息，且能夠保證數(shù)據(jù)信息的準確性及完整性。面對這種情況，事業(yè)單位檔案管理也要做到與時俱進，將信息化技術(shù)應用到檔案管理中，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，使檔案信息的檢索更加快速有效。具體來講，在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設中，只需要將檢索內(nèi)容輸入檔案管理系統(tǒng)，就能夠直接匹配得到自身需要的結(jié)果，從而提高檔案信息檢索的效率及質(zhì)量，實現(xiàn)提高檔案信息使用效率的目的。

3.改善事業(yè)單位的公眾形象

與一般企業(yè)相比，事業(yè)單位體現(xiàn)出較強的公益性質(zhì)，大部分發(fā)布出來的數(shù)據(jù)信息與我國人民的日常生活息息相關(guān)，而事業(yè)單位檔案管理的信息化建設不僅能夠提高工作人員的工作效率及工作質(zhì)量，也能夠為公眾提供更加便利的信息服務，使其能夠第一時間掌握自身需要的信息，使政務處理的透明性得以提升，從而改善事業(yè)單位的公眾形象。通過檔案管理信息化建設，可以在提高檔案信息利用率的同時，促進檔案信息化建設的制度體系的制定，使其能夠充分滿足事業(yè)單位不斷發(fā)展的基本要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效路徑

1.建立檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡化

對于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，首先就要做好檔案網(wǎng)站的建設，通過網(wǎng)頁為群眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務，便于及時找出自身所需的檔案信息，將其歸檔為電子文件進行使用。例如在事業(yè)單位檔案網(wǎng)站的建設過程中，需要將其與辦公自動化系統(tǒng)相連，以此實現(xiàn)信息共享，提高人事檔案、醫(yī)療保檔案險等各類信息的利用效率。將檔案管理系統(tǒng)納入到事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對各部門信息的統(tǒng)籌考慮，從而提高檔案管理系統(tǒng)的整體效益。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進入全國檔案網(wǎng)絡，能夠?qū)崿F(xiàn)全國檔案信息的互通，使檔案管理的信息化程度得以有效提升。此外，為實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，需要重視對檔案電子化管理軟件的開發(fā)，通過計算機軟件對人事檔案、醫(yī)療保險檔案進行整理和利用，使其能夠充分滿足檔案管理工作人員的各項需求。

2.加強制度建設，規(guī)范檔案信息化管理

通過對檔案信息化管理制度進行完善，促進事業(yè)單位檔案管理信息化的規(guī)范化發(fā)展，減少因各種失誤造成的檔案管理問題。首先，需要充分了解事業(yè)單位自身的情況，合理優(yōu)化檔案管理制度機制，比如對各個工作人員之間的關(guān)系進行協(xié)調(diào)，使其能夠做到相互溝通、相互配合，便于及時對醫(yī)療保險檔案及其他檔案進行處理，防止出現(xiàn)因操作不當造成的檔案不全、檔案丟失等情況。其次，需要對現(xiàn)有的績效考核制度進行優(yōu)化，將其與事業(yè)單位檔案管理人員的薪資和獎金掛鉤，以此激勵檔案工作人員，使其能夠以嚴謹、細致的心態(tài)做好各項工作，實現(xiàn)對檔案信息的有效管理。此外，需要做好檔案信息的維護更新，對醫(yī)療保險檔案、人事檔案及其他檔案進行分類處理，以便能夠?qū)@些檔案信息進行快速查詢和利用。

3.加強人員培訓，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展中，需要大量的專業(yè)人才來進行檔案管理工作，否則將直接影響到事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，難以保證檔案信息的安全性及真實性。因此，需要加強檔案工作人員的培訓，使其能夠熟練掌握相關(guān)的專業(yè)知識，懂得靈活運用計算機技術(shù)及其他現(xiàn)代化技術(shù)，從而解決傳統(tǒng)檔案管理中的弊端，使檔案工作的整體效率得以提升。同時，需要保證檔案工作人員能夠充分了解各種檔案的重要價值，比如醫(yī)療保險檔案、人事檔案等等，只有充分了解這些檔案信息的價值，才能夠?qū)ζ溥M行針對性、合理性的保存和管理，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體效益。

結(jié)語

綜上所述，為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的目的，使事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量得到保障，需要提高對檔案管理信息化建設的認識，及時建立檔案網(wǎng)站、實心信息傳遞網(wǎng)絡化，加強制度建設、規(guī)范檔案信息化管理，加強人員培訓、提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，通過各種方法提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展提供有利支持。

參考文獻

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