山東省高校檔案館網站建設情況調查分析

高珊

摘 要隨著大數據時代的到來，為滿足國家信息化建設和檔案事業的發展需求，檔案信息化建設進入了穩步推進階段。檔案館網站建設是檔案信息化建設的重要組成部分，也應與時俱進。本文對山東省高校檔案館網站建設情況進行調研分析，對網站的改進建設提出了方向。

關鍵詞檔案信息化建設 山東省高校檔案館網站 網站建設

檔案館網站作為高校檔案信息發布及信息服務的專業平臺，是高校檔案信息化建設的重要環節，在傳承高校傳統文化、守護高校記憶、服務高校主體工作方面發揮著重要作用。本文就山東高校檔案部門如何順應信息時代發展趨勢，建設獨具特色、功能齊備的檔案館網站，展開探討分析。

一、檔案館網站功能及內容介紹

檔案館網站具有宣傳、展示、利用服務、互動交流等方面功能。網站的內容包括宣傳性、服務性、資源性、互動交流平臺及網絡導航等五個方面內容[1]。宣傳性內容包括機構介紹、工作介紹、出訪交流及學會信息等;服務性內容包括業務指導、服務指南、網上辦事（網上預約、歸檔、檔案查詢等）;資源性內容包括檔案目錄、檔案原文、檔案編研成果展示等，體現了網站在信息資源整合方面的功能;互動交流平臺包括：聯系電話、郵箱、微博、論壇、微信公眾號、QQ等，為檔案工作者、愛好者提供學術交流、信息共享的渠道;網絡導航包括：全站檢索、網站地圖、友情鏈接及外文版等[1]，便于訪問者快速找到相關內容。

二、山東省高校檔案館網站現狀分析

1.網站設置方面。通過對山東省145所高校的（本科78所、專科67所）檔案管理方面的網頁進行訪問，得知具有獨立檔案館網站的高校28所，僅占19.31%。檔案管理業務掛靠校辦、院辦、校史辦、教務處的高校117所，占80.69%。僅中國石油大學（華東）一所高校檔案館網站設有英文版，占0.69%。

2.網站內容方面。28個獨立檔案館網站中有2個網站鏈接打不開，現對能正常訪問的26個獨立網站進行分析發現：100%高校設有機構介紹、工作介紹、出訪交流等欄目，內容比例有所差別。部分高校設有檔案學會欄目，展示山東省檔案學會章程、歷屆理事會工作報告、會議紀要等相關信息，便于訪問者系統了解山東省檔案學會情況，例如棗莊學院檔案館網站。

3.服務性內容建設方面。100%高校網站設有檔案法規、業務指導、服務指南等相關內容，體現了高校檔案館以用戶為中心的工作理念，以制度建設為保障、檔案服務為目的工作思路。部分高校開通了遠程查檔系統，查檔者登記相關信息后便可查詢到業務辦理情況，通過快遞便能收到檔案，且設置了反饋信息查看欄目，將評價公布于網上。例如，山東農業大學檔案資料中心開通了預約查檔系統。

4.資源性內容建設方面。部分高校能夠深入挖掘學校所藏的檔案資源，進行二次開發與編研，形成專題檔案、科研檔案、名人檔案等匯編成果，通過設置檔案編研、檔案展覽、檔案百科等欄目，將可開放的成果上傳到網站。山東大學檔案館設置了數字檔案、山大校史欄目，展示山大校報、獲獎查詢、校史沿革等信息，部分校外IP資源需通過VPN登錄方可獲取。部分高校能夠采用圖片、視頻、動畫等多媒體方式，“有聲有色”展示學校特色及館藏特點，提高學校文化影響力。例如，中國海洋大學檔案館網站首頁右側設置了數字校史館欄目，點擊數字校史館圖片即可呈現學校95周年的波瀾壯闊的發展歷程。

5.互動交流建設方面。山東省高校能夠正常訪問的26家獨立檔案館網站中，24所高校留有聯系電話、地址等，占比92.31%。設置郵箱的高校13所，占比50%。8所高校在上方標題欄設置了“聯系我們”欄目，占比30.77%。20所高校在頁面底部設置聯系信息，占比76.92%。14所高校在首頁設置了2處聯系方式，占比53.85%。2所高校提供了詳細的檔案館微地圖，為廣大校友提供了詳細的線路導航[2]。完整的反饋評價體系鮮有建立，僅個別高校能夠打破以往的“等待式”被瀏覽模式，設置論壇、微信公眾號、QQ等溝通平臺。

6.網站檢索導航建設方面。設置全站搜索的高校11所，占42.31%，網站地圖鮮有設置，25所高校設置了友情鏈接欄目，占比96.15%，鏈接至國家、各地市檔案局或高校檔案館。

三、山東省高校檔案館網站存在的問題

現對山東省高校能正常訪問的26個獨立檔案館網站進行調研分析，發現存在以下問題。

1.網站顯示效果有待提升。網站整體設計應遵循美觀性、規范性、安全性、易用性的原則[3]。調研的網站在色彩搭配、網站布局等方面設計水平參差不齊。部分高校網站規劃不合理，色彩搭配和諧度有待提升，層次感不強，二級頁面邊框不明顯，正文底色不一致。部分網站首頁過窄，各欄目間隔過于緊湊，經常誤點擊到其他欄目，且字體重疊的現象時有發生。某些網站一級標題字體過小，小于正文字體，且正文字體大小不統一。部分網站首頁結構松散，內容太少，留白過多，比例不協調。有些網站大圖切換圖片占用空間過多，占到首頁1/2，導致圖片顯示比例失調，圖片拉扯變形，嚴重影響網站顯示效果和訪問者的感觀體驗。

2.網站安全性有待提升，維護更新不及時。檔案館網站作為信息化建設成果的展示平臺和網絡信息的查詢平臺，保障網站安全是重中之重。網站安全維護包括技術維護和信息安全維護。若管理人員未能及時修補漏洞、升級殺毒軟件、設置防火墻，網站可能處于裸機運行狀態，極易受黑客及病毒攻擊。調研時發現2個獨立檔案館網站打不開，占比7.1%。

部分網站更新不及時，一級標題中，例如榮譽展示、蘭臺聚焦、校史研究等欄目點不開或顯示正在建設中。6所高校友情鏈接欄目存在空鏈接，12所高校友情鏈接欄目存在錯誤鏈接。例如，某檔案館友情鏈接至中國海洋大學檔案館，實際鏈接至中國海洋大學教務綜合信息集成服務平臺。網站未能及時維護更新，嚴重阻礙了檔案館網站宣傳、展示、服務功能的正常發揮。

3.信息資源整合力度不強，網站內容缺乏自身特色。高校檔案館網站建設的基礎和核心是檔案信息資源建設[4]。山東高校信息資源建設正穩步推進。很多高校館藏資源中已數字化的可開放的檔案資源，展示學校文化和特色的檔案內容在網站上顯示不多，網站同質化程度過高。網站信息資源不豐富，檔案學術信息資源建設有待加強，檔案編研成果展示不多，檔案在線展覽內容和形式有待擴充、完善。多數高校網上校史、名人檔案通過簡單文字、圖片進行展示，視頻、動畫等多媒體網站上應用不多，對瀏覽者缺乏吸引力。網站友情鏈接大多鏈接到檔案局或高校檔案館網站，很少鏈接至當地博物館、美術館、藝術館，體現了信息資源整合力度有待加強。

4.功能服務方面網站檢索導航、交流反饋功能有待完善。檢索能力是衡量一個網站服務質量高低的重要標準。調研的網站雖42.31%在首頁設置了全站檢索，但大多停留在基礎檢索階段，無法為用戶進行信息的訂制和跟蹤[5]，未能給用戶提供個性化的訪問體驗。用戶檢索后再次登錄時，網站無法根據前次檢索記錄進行相關信息的推送，檢索后未留有檢索痕跡。網站地圖上放置了搜索引擎抓取的所有頁面的鏈接，當用戶找不到相關信息時，會想到網站地圖這一補救措施，但調研的網站中均未設置網站地圖。大多網站采用傳統交流工具，即留有聯系電話、地址等信息的方式，交流方式較為單一，未能與時俱進打破傳統的被瀏覽模式，設立微博、論壇、檔案專業APP等多種溝通方式。

四、山東省高校檔案館網站建設改進方向

1.重視檔案館網站建設，做好網站更新工作。檔案館網站作為傳播高校文化、提供檔案信息服務的平臺，是實現數據資源共享、打造校園內全時空公共數字文化服務體系的重要方式，是檔案信息化建設的重要環節。2019年，中共山東省委書記劉家義在省網信辦會議上指出“山東是互聯網大省，網絡強省建設任重道遠，必須樹立更高標準、作出更大努力。”山東高校145所，僅28所高校建立了獨立檔案館網站，發布檔案方面信息并提供專業服務，其余117所高校檔案管理頁面內嵌于校辦、院辦、教務部門等網頁中，需至少點擊三次以上方可找到。為更好地服務于國家和山東省的信息化建設戰略，建議相關高校在條件成熟的情況下建立獨立檔案網站。

網站設計時應明確網站定位，把握規范性、易用性、安全性原則。做到網站框架結構合理、主內頁結構一致、色彩搭配和諧、文字背景統一等，從而達到層次分明、主題突出，整體風格突顯的效果。應配備專業人員對網站內容及形式進行實時更新，及時發布最新信息，清理過期信息，完整空鏈接內容，更正無效及錯誤鏈接，實時保障網站信息新鮮度及準確度。

2.加強網站安全性建設，應用新技術呈現最佳展示效果。做好網站信息安全維護和技術維護工作。信息安全維護方面，檔案涉及保密，應把握好信息開放和保密的尺度[6]，只在網站上傳可開放的信息，應定期對網站內容進行安全檢查，以防信息泄露事件發生。技術維護方面，應做好運行服務器定期安全檢測、相關數據及時備份、升級病毒庫查殺病毒、設置防火墻、審查日志記錄文件等工作。目前，部分高校建立了站群系統，站群系統可視為是對高?，F有網站進行的一次系統的、全新的、完整的建設，通過設置統一的標準及接口將各二級單位的站點連為一體，消除“信息黑洞”和“信息孤島”，實現對全部站點的統一管理。站群系統建設平臺支持虛擬機、熱備部署、支持文件夾及多級目錄文件的篡改保護，具備監控、報警、跟蹤、自動恢復等功能。站群系統外配備了網站監控系統、數據防火墻、出口防火墻、堡壘機、漏洞檢測、日志審計系統等安全保障體系。因此，建議在條件具備的情況下將檔案館網站納入到學校站群系統中，實現檔案館網站全托管，增強安全防護能力[7]。

網頁設計方面，建議將Web3D技術、360全景技術、虛擬現實技術（VR技術）[2]運用于在線瀏覽頁面，用戶可在網上瀏覽以三維形式表現出來的物體，并進行交互式操作，體驗身臨其境的感受。引入CGI技術提供完備的數據資料的檢索利用功能，運用ASP、JSP、數據挖掘等技術開發動態頁面，實現與檔案管理系統的對接，將檔案管理系統的數據在經過嚴格保密審查后發布于檔案館網站上，從而將網站集成為更為專業的檔案信息管理及服務平臺。

3.加大信息資源整合力度，注重特色展示。網站建設要與檔案信息資源開發、數字檔案館建設相結合[8]，拓寬檔案資源的收集渠道，加快檔案數字化建設進程。檔案數字化時應堅持“用戶至上”的原則，將可公開、利用率高的檔案優先數字化，上傳可開放的數字化檔案信息，豐富網站資源。注重對檔案的編研開發，制作不同形式的特色檔案專題于網站中發布，突顯學校文化特色及館藏特點，傳承學校文化、沉淀學校歷史精華。增設具有人文特色的檔案信息內容，如檔案百科、檔案資訊等欄目，向公眾科普檔案專業知識，強化公眾檔案資源保護及利用意識，增強檔案工作影響力。豐富展示形式，加大動畫、視頻等多媒體信息比例，為用戶提供更多的生動、鮮活的信息，提高檔案文化吸引力。增加與圖書館、藝術館、博物館等的鏈接，打造零距離、全時空數字資源共用、共享體系，實現信息資源的有效利用。

4.完善網站功能服務。樹立“以人為本”的服務理念，創新服務方式，充分發揮網站的遠程服務功能和優勢，推出個性化的利用服務及人性化的咨詢服務[9]，實現網站建設的定位由展示型向互動型轉變。植入Cookie技術，自動識別已注冊或經常來訪的用戶[5]，通過RSS訂閱實現個性化信息的定制與推送，全面提升網站檢索服務水平。設置網站地圖，方便用戶輕松找到所需信息。設置反饋欄、評價欄，對用戶的需求及評價進行合理分析，“有則改正之，無則加勉”，提升檔案服務水平。開通多種互動交流方式，建立微博、論壇、微信公眾號等交流平臺，擴大受眾面，配備專人做好交流和互動，不斷提升社會對檔案工作的認可度。

“山東是互聯網大省，網絡強省任重而道遠”。省內高校應清楚認識到檔案館網站建設的重要性，加大人力和物力投入，完善檔案館網站功能，以更好地傳承歷史記憶，提升檔案信息服務水平。