基于信息治理的檔案網站信息資源建設研究

宋帆帆 蘇君華 沈永紅

摘 要從信息治理的角度來研究檔案網站信息資源，具有降低資源成本、保障信息安全、提升決策能力的價值。通過對檔案網站信息資源在內容資源建設層面、網站檢索功能層面、信息安全層面以及網站設計質量層面四個方面存在的問題分析，提出信息治理視域下檔案網站信息資源優化服務的途徑，具體包括：提高信息質量、明晰標準政策、創新信息技術、優化檢索途徑等。

關鍵詞信息治理 檔案網站 信息資源

隨著信息技術的發展，網站信息資源呈井噴之勢，給信息用戶帶來了新一輪的機遇與挑戰。一方面網絡技術的發展使用戶可以跨時間、跨地域獲取信息資源;另一方面，信息資源的冗雜性使用戶迷失在信息的海洋之中，無法及時獲取信息，這已經成為用戶關注的問題。為解決這個問題，國外已開展了一系列研究。在理論上，ROBERTF.SMALLWOOD認為信息治理是公司治理的一個子集，包括信息安全、數據隱私等[1]。在實踐上，諾丁漢大學醫院NHS建立了信托信息治理保障框架[2]，科爾切斯特醫院大學NHS信托基金建立了信息治理策略[3]等。縱觀我國檔案網站的信息資源建設的服務狀況，很多學者從檢索途徑、評估體系等方面展開研究，但涉及信息治理的較少。而本文引入信息治理理念有利于優化檔案信息資源，實現用戶對信息的準確定位;同時也有利于保障信息的安全。基于此，筆者從信息治理的角度研究檔案網站信息資源，以期為當前的網站信息資源服務注入新的活力。

一、檔案網站信息資源建設的實際狀況

檔案網站信息資源建設是檔案館實現信息服務的基石，也是滿足用戶需求的基本條件。而檔案網站信息資源建設過程中由于信息資源的分散性、多元異構性等特點，不能滿足用戶“按需獲取信息”的服務，阻礙了檔案資源的高效利用。主要表現在以下幾個方面。

1.內容資源建設層面。首先，信息內容的完整性有待提高。一方面，由于技術更新造成信息內容的不完整。例如，2002年10月在美國國會圖書館網站上公布的《Plan for the National Digital Information Infrastructure and Preservation Program》報告顯示，40%的1998年尚且存在的網站在一年之后消失，網站的壽命僅為44天[4]。另一方面，由于人為原因導致信息的缺失。調查發現有些檔案網站存在欄目內容缺失現象，有些網站的“信息公開”無內容。例如，陜西檔案信息網、湖北檔案信息網。這將造成檔案用戶黏度下降，抑制檔案網站的信息傳播。其次，資源內容的重復建設。主要體現為內容的同一性。雖近幾年來，檔案網站資源內容的種類有所轉變，但大多網站仍以政務檔案的發布為主，網站的動態內容大多是關于領導講話、會議報告之類。這種資源內容的同一性，使檔案的歷史價值得不到深化，阻止了傳播本地區的特色文化，從而降低用戶對檔案信息服務的評價效果，不利于檔案文化價值的展演。

2.檢索功能建設層面。首先，我國檔案網站著錄項少，信息不完整。著錄項目的多少與信息的完整性有著必然的聯系。著錄項目越豐富，信息越完整，提示檔案信息的詳細程度越高，有利于揭示檔案的內容及檔案間的有機聯系，使檢索達到較強的針對性和實用性。我國檔案網站如上海檔案信息網、北京檔案信息網、青島檔案信息網、陜西檔案信息網能提供十多個著錄項目[5]，而美國檔案館ABC的則多達70多項，兩者差距較大;其次，檢索途徑單一化，大多只提供目錄級檢索。有作者對31個省級檔案信息網的調查結果顯示，大部分檔案網站都能提供全宗目錄信息，但只有九個檔案信息網能夠提供部分全文閱覽服務，不到總數的三分之一，包括北京檔案信息網、天津檔案信息網、內蒙古檔案信息網等[6]。此外，信息檢索名稱過于專業化。大多數檔案網站檢索途徑包括：檔號、目錄號、題名、責任者、時間、分類號。例如，江西省檔案網的檢索途徑為：題名、全宗號、案卷號、責任者;河北省檔案網的檢索途徑為：關鍵詞、文件形成時間、責任者、保管期限。但是對于普通用戶，如檔號、目錄號類似的檢索詞過于專業化，限制用戶的利用。

3.信息安全建設層面。首先，一方面，國家檔案局要求各級檔案館要把法人單位的門戶網站、政務微博、政務微信等新興發布平臺的信息歸檔提上日程，作為一項新的迫切任務加以完成[7]。但如何確保動態網頁鏈接、電子郵件等信息的安全，如何鑒別這類信息的質量成為檔案界面臨的一個重要的難題。另一方面，檔案網站信息系統受到病毒、黑客等的攻擊或者網站本身存在的漏洞，不僅影響到檔案網站的信息安全，同時也會造成網站的癱瘓，增加預算的成本。其次，網站的隱私保密設置較弱。美國州政府網站非常注意用戶隱私的保護，98%的州政府網站制定了隱私權政策，內容包括關于Cookies的說明、未成年人隱私保護、個人信息收集的原因及如何處理等，增強了用戶個人信息安全防范的意識和能力，并有效地避免個人信息受到侵犯[8]。而我國大部分檔案網站并未注意到用戶隱私權的保護，更沒有將“用戶隱私”作為專門的板塊進行詳細的介紹說明。最后，信息在傳遞、分享等環節存在漏洞。在Web2.0的背景下，檔案網站更加注重與用戶的協作互動。例如，青島檔案網站首頁設置了“檔案論壇”。但目前管理青島社區的不良信息、無關信息等只有刪帖功能，比較單一，不利于信息的安全及優化。

4.網站設計質量層面。首先，網頁外觀設計存在不平衡狀況。由中國人民大學組織的我國省級檔案建設測評項目結果顯示，我國檔案網站在網站設計質量指標的測評中評分值在平均分以上的網站有16個，占48.48%。但是在二級指標，例如外觀設計、可訪問性、網上交互等方面存在著一定的不平衡性[9]。如浙江省檔案網站在語種上設立了簡體、繁體以及英語，在與用戶互動層面設立了安卓版以及IOS版檔案APP，滿足用戶多樣的利用需求。但是與其他的檔案信息網如云南、四川相比，表現出明顯的差異性。其次，網站布局存在不合理現象。絕大部分檔案館網站采用“上下左右分別為題頭文件、腳注及超級鏈接等，中間主要是領導致辭、最新動態、工作動態等主要內容”[10]的布局，布局不合理。如網站流量可以從側面上反映出網站設計的好壞。據Alexa查詢，截至2017年3月30日，北京市檔案局三月的平均頁面瀏覽量達到1000次，平均獨立訪客達到640次，而北京市公共圖書館網站的平均頁面瀏覽量達到115000次，平均UV達到27520次，兩者相距甚遠。此外，項目設置趨于雷同。經過瀏覽我國省級檔案網站后發現，目前檔案網站設置的欄目歸納起來主要為：部門職能信息、館藏檔案信息、檔案利用服務信息、編研成果信息、檔案學術研究信息、檔案法規與標準、動態信息、特色檔案。檔案網站的項目設置雷同，導致用戶只需瀏覽一個檔案網站，就已經可以熟知其他的檔案網站的頁面設置，減少了用戶的興趣度并產生了審美疲勞。

二、信息治理對檔案網站信息資源優化服務的價值分析

1.降低資源成本，提高用戶查準率。廣義的檔案網站信息資源不僅包括檔案網站提供的所有信息，而且包括檔案網站自身的基本信息、形式信息、內容信息和功能信息等[11]。將所有的資源都存儲于網站中，一方面大量信息存儲的負擔增加了存儲管理成本，包括法律發現成本以及用戶搜索時間的成本。另一方面，存儲在組織中的數據量越大，所承擔的風險越大，其所需承擔的法律責任越大。將信息治理理念引入到檔案網站中，不僅可以降低資源的存儲成本、防御成本以及所花費的時間成本，還有利于針對不同用戶的實際需求，對其進行精準服務，使用戶在大粒度的知識單元中查找到所需要的信息，提高用戶的查準率，從而增加對檔案網站的滿意度。此外，檔案網站信息資源的分散性、多元異構性等特點，阻礙檔案用戶的利用。信息治理通過對網站信息的資源整合，將網站資源進行深度挖掘，實現資源的跨庫檢索。

2.保障信息安全，促進知識共享。信息治理理念以其完整性、安全性的特點，不僅體現了檔案網站信息的完整性、有用性，而且增加了用戶對檔案網站信息的信任，保障檔案網站與用戶的安全互動。然而檔案網站信息包含了一些顯性的或隱性的個人信息，如姓名、年齡、電話號碼、家庭住址以及個人立場、觀點、情感、興趣等。“黑客”通過鏈接攻擊和推理攻擊等方式，能夠將其挖掘出來，造成潛在信息泄露以及個人隱私權被侵犯，從而威脅到網站的發展。信息治理理念下的檔案網站信息資源一方面通過在信息治理中建立問責制，保障檔案網站信息安全的權責清晰，有利于用戶在無障礙的環境中實現知識的共享與創新。另一方面，通過檢測和利用信息權限管理（IRM）軟件可以防止信息的泄露以及文件的多次下載。此外，信息治理的安全原則要求實施必要的措施防范組織內部與組織外部的信息安全，與檔案網站的安全性原則不謀而合，為檔案網站信息資源在生成、存儲、流轉以及使用中的安全提供了必要準則。

3.提升決策能力，優化可持續發展。信息治理理念將有助于促進檔案網站信息資源可持續發展，有利于提升領導的決策能力。在信息化背景下，用戶因職業背景、家庭生活、受教育程度等差異而形成的多元化信息需求與檔案網站信息資源的冗余性造成了信息的不對稱，從而使需求無法高效地得到滿足，領導無法做出準確的決策。基于信息治理的檔案網站信息資源的優化服務，可以通過管理控制必要的文件、報告、數據以及數據庫，增加信息的可信度，為領導決策、科學研究等工作提供信息支持和智力支撐;另外，信息治理使用長期數字保護（LTDP）等技術可以保障信息的可訪問性，尤其是信息的長期可訪問性，促進檔案信息資源的可持續發展，從而貫徹落實“創新、協調、綠色、開放、共享”的網絡發展理念。

三、基于信息治理的檔案網站資源優化服務策略

1.提高信息素質，建立網站信息治理機構。信息素質是信息治理的前提基礎。2000年，教育部針對基礎教育領域提出了《中小學信息技術課程指導綱要（試行）》，提出信息素質包括信息獲取能力、信息分析、信息加工、信息創新、信息利用、信息意識以及信息交流能力等六方面的要求[12]。隨著檔案網站信息資源的冗雜性，必須提升自身的信息素質來辨別有用的信息。因此，首先應加強信息素質，提高治理意識。通過自身不斷地學習，在實踐中總結經驗，加強明辨信息的能力。定期進行培訓，培訓內容應該涉及數據質量、信息安全、檔案管理、保密、法律責任以及訪問的權限，確保他們了解管理信息的職責，并遵守相關法律和了解對信息治理的責任以及盜竊信息資產所產生的實際成本和后果。其次，建立信息治理機構。信息治理是一個多學科交叉的領域。不僅包括文件管理、知識管理等，同時也包括風險管理、IT技術等。因此檔案網站信息治理人員應該包括檔案行政部門、業務部門，以及IT技術人員、公共部門、人力資源的代表，同時還包括法律顧問、第三方咨詢人員以及風險管理專家等人員。這樣不僅有利于統籌各利益方的意見，制定出符合社會訴求的方案，而且有利于融合各方的知識優勢，實現知識利益的最大化。

2.明晰標準政策，提供完善的保障制度。標準政策是檔案網站信息治理的制度保障。首先，應該明確檔案網站的相關標準政策。檔案網站組織者必須詳細說明在各種信息平臺（例如，電子郵件，微信、微博等）發布和收集信息時需遵守的相關政策，實現法規標準的有章可循;而且有利于收集一些發布信息治理政策的例子，特別是來自同行組織，以達到“知己知彼”，優化本檔案網站資源的目的。其次，建立問責制度。一方面，要用立法的形式約束各責任主體的行為，明確“權力清單”以及“責任清單”。據Gartner里Debra Logan了解：當組織受丟失大量數據，特別是涉及侵犯公民或者消費者隱私時，不僅他們的聲譽受到嚴重影響，而且他們會受到罰款或者其他制裁[13]。另一方面，實行公開透明的原則。將問責主體、問責程序等納入公開范圍，特別是對問責制的事后監督。最后，還應該建立評估報告制度。成立專門的小組定期對檔案網站進行評估考核，當工作人員發現信息內容缺失、信息更新速度緩慢、信息內容重復建設等問題時，應及時向所轄領導部門報告，并成為年度考核的內容。

3.創新信息技術，鞏固網站信息安全。信息技術是檔案網站信息治理的技術支撐。首先，電子文件的長期保存是信息治理的重點。可借鑒國內外的實踐經驗，維護電子文件的長期保存。如2000年世界銀行與國際文件管理聯合會聯合發起包括有16個國家、地區和國際組織參加的“電子時代基于憑證性的電子文件管理（Evidence-Based Governance in the Electronic Age）”的國際合作項[14]。還可以采用信息模型，確定哪些信息可以保存，哪些信息不需要保存，以減少網站各個節點的負載量。例如，在各個具體保存系統的實施過程中，在OAIS參考模型的基礎上已經提出了不少實例化的信息模型。比如，NEDLIB在DESP系統中對OAIS的五層信息模型的深化和擴充，DIAS提出的保存層次模型（PLM）等[15]。其次，使用電子文件管理（ERM）軟件以及其他補充技術集，增強對網站信息治理的審計、檢測和維護。例如，利用數字簽名保證信息傳輸的完整性、發送者的身份認證、防止過程中篡改行為的發生;利用工作流技術改進信息治理的業務流程，提高業務的工作效率。利用文檔分析技術可以跟蹤用戶訪問，不定期地進行審查和調整以適應不斷變化的信息技術。最后，利用3D或者VR技術在網站上設置動態的、幽默的隱私保護宣傳片，增加用戶對自身隱私權和信息的認知。

4.優化檢索途徑，體現“以人為本”的理念。檢索途徑是檔案網站信息治理的外在補充。首先，在項目檢索方面，一方面應該增加網站的檢索途徑。例如，美國國家檔案館檢索工具不僅有檔案檢索目錄（簡稱ARC），檔案數據庫通道（簡稱AAD），還有特色檔案檢索工具、檔案目錄數據庫簡介、全宗分類介紹查詢、檢索實例選登、熱門檔案檢索這些輔助檢索功能;英國國家網站設有主題字順索引以及網站地圖。另一方面，應與搜索引擎合作，建立百度式的搜索頁面，探索發現服務的檢索模式。如國外典型的實踐代表有OCLC的WorldCat Local、SerialsSolutions的Summon等[16]。同時，增加網站的著錄項目。我國檢索系統的著錄一般都是遵循行業標準《檔案著錄規則》（DA/T18—1999）進行的。為了有效揭示檔案間的有機聯系以及提高檢索的查準率，應該根據用戶需求適時增加著錄項目。其次，在檔案網站設計方面，各個階段都應該遵循“以人為本”的理念，注重用戶體驗，縮小公眾期望的服務與實際所感知之間的差距。例如，美國檔案網站的改版在對用戶的反饋意見進行分析，并結合相關數據，總結出舊版檔案網站存在的問題，制作了新版檔案網站。另外，還應體現出便捷性服務。如設置多種語言、建立網站導航系統、調節字體大小、頁面色彩對比度等功能，以便用戶能夠更順利地訪問檔案網站。