智慧校園環境下民辦高校檔案工作創新研究

金冬梅

摘 要隨著新一代信息技術的發展，民辦高校快速適應時代發展要求。通過在民辦高校智慧校園背景下智慧檔案館建設的提出，簡要闡述了智慧校園建設為民辦學校檔案發展創造的機遇，以及在智慧校園環境下智慧檔案館的創新服務表現和智慧檔案館創新建設策略，實現學校檔案建設的可持續發展。

關鍵詞智慧校園 智慧檔案館 創新服務 建設策略

隨著社會的發展進步，新一輪科技革命和產業革命已到來，大數據、人工智能、物聯網等新技術、新應用的發展，為互聯網帶來了更廣闊的發展空間。以教育信息化帶動教育現代化，充分發揮現代信息技術的優勢，不斷改革創新培育人才。在此背景下，民辦高校智慧校園建設應運而生，同時也對高校的檔案工作提出了更高的要求，充分利用互聯網、大數據和云服務等現代化信息技術提升檔案管理工作，積極探索走出一條具有民辦高校自身特色的智慧檔案館創新之路。

一、智慧校園背景下智慧檔案館的提出

2017年1月，《國家教育事業發展“十三五”規劃》頒布，“十三五”規劃中指出：支持各級各類學校建設智慧校園，綜合利用互聯網、大數據、人工智能和虛擬現實技術探索未來教育教學新模式。互聯網時代的高等教育，尤其是民辦高校正面臨著重大的轉型和挑戰。民辦學校建立智慧校園作為改革發展的戰略目標，有利于獲得競爭優勢，提升核心競爭力[1]101。隨著智慧校園的建設，對民辦高校的檔案工作提出了更加精準、專業的要求，檔案工作要想求得發展和創新，必須緊跟學校的發展步伐，以自動化、智能化為目標，提升檔案工作科學技術管理水平，以智慧服務技術為依托，借助網絡載體，實現智能化服務轉變，構建新時代背景下的智慧檔案館。

二、智慧校園建設為民辦學校檔案發展創造機遇

智慧校園的建設是一個全方位的智慧教育系統的建設，融合大數據、物聯網、云計算、智能控制等先進技術，建立教育教學、智能管理、生活服務、互動互聯等網絡平臺，實現全網絡智能化管理的智慧校園[2]205-206。智慧校園的建設和發展，為學校檔案告別傳統的“圍墻”式管理模式創造了條件，檔案人員要抓住發展機遇，更新觀念和知識結構，利用智慧校園實現學校檔案工作的改革和創新。

1.智慧校園建設解決檔案建設經費不足的問題。民辦學校受其辦學條件的制約，對檔案工作經費投入非常有限。檔案部門在經費不足的情況下想發展檔案的信息化，對檔案工作進行改革創新更是難上加難。在智慧校園建設中無論從基礎設施配置，還是網絡空間搭建都已做好了規劃與投入，檔案建設只需納入到學校智慧校園建設中同步進行，為智慧校園平臺提供有價值的檔案信息資源。

2.智慧校園建設解決檔案技術開發難的問題。民辦學校檔案專業技術人員配備不足，一人身兼數職，至于懂得計算機編程又掌握檔案信息化的現代高端技術人才更是稀缺。學校的技術開發人員由于工作任務重再加之對檔案管理工作不了解，也使檔案技術開發遇到瓶頸。在智慧校園建設中，會聘請專業的技術團隊專門進行開發管理，這樣既解決了檔案技術開發難的問題，又解決了檔案和技術人員配備不足的問題。

3.智慧校園建設解決檔案數據庫資源的問題。在學校的業務發展過程中，各部門根據工作需要各自開發了相應的數據庫，像教務部開發了教務管理系統;科研部開發了科研管理系統;人力資源部開發了人事管理系統。各個系統相對獨立且接口不同。檔案工作是一個全校性的基礎工作，單靠檔案部門的力量把各個部門的數據資源整合起來并不容易。在智慧校園的背景下，檔案部門可以與各業務部門無縫對接，直接利用信息技術進行整合，獲得更多的資源，對于有價值的信息進行歸檔，不斷地完善數據庫資源[3]68-69。

三、智慧校園環境下智慧檔案館創新服務表現

智慧檔案館的建設是為了更好地服務于智慧校園，服務于學校各項事業發展。新時代社會大眾對檔案服務的需求，促使檔案管理不斷改變固有模式，不斷創新，向智慧化檔案館邁進。

1.檔案資源增值服務創新。傳統的檔案服務僅能提供單一的檔案信息。智慧檔案館充分利用云計算、大數據、互聯網等新技術，收集、整理、利用大量數據庫，對信息進行全面過濾，根據信息內在的聯系和特征價值進行鑒定、編選、關聯、組合，將各類檔案數據庫通過深度加工，使原有扁平式的檔案資源共享整合成360度立體空間化資源，變被動查詢服務為主動增值服務，發揮檔案的最大價值[4]274。

2.為用戶提供多元服務創新。智慧檔案館服務的本質是以用戶智慧需求為導向，為用戶開展智慧服務[5]230。教師可通過智慧檔案館整合的科研、教學、人事、圖書、獲獎等系統，從海量的碎片化信息資源中通過某一個共有的字段進行超鏈接，快速而精準地定位所需檔案信息，實現以點帶面的信息檢索模式。學生（包括在校生和畢業生）亦可通過智慧檔案館透過感知空間、虛擬空間及共享空間獲得所需的教學、培訓、活動、生活等數據服務。外部公司通過權限設置在智慧檔案館中可全面了解師生在校期間的表現，職稱職務、學籍學位等基本信息的核查。

3.個性化訂制服務。個性化訂制服務是依托智慧檔案館的智慧環境向用戶提供個性化的檔案服務，拓展檔案服務時空，提升用戶的服務體驗。以信息庫為基礎利用大數據技術，跟蹤用戶反饋信息，分析用戶興趣和偏好，聯想猜測用戶潛在需求。根據用戶定制選擇，推送用戶感興趣的最新信息及動態。利用移動功能使檔案服務范圍、服務水平更高更強，最大限度地滿足用戶個性化需求。

4.為領導決策提供參考。智慧檔案館是一個綜合性的處理平臺，是實體檔案館與虛擬檔案館相融合的檔案服務環境。通過云計算、自動化控制技術、自動化處理及通信網絡技術，調用各種資源來支持用戶對知識的獲取需求。動態監測用戶需求，對檔案數據進行進一步挖掘，通過數據的拓展分析和對比，為領導決策提供參考。

四、智慧校園環境下智慧檔案館創新建設策略

1.以數字檔案館為基礎，推進智慧檔案館建設。智慧檔案館建設的核心在于檔案數字資源的積累與深度加工、各智能數據庫建設接口對接、協同合作及整合共享[6]17。其中，檔案數字資源的積累與加工正是數字檔案館建設的目標。所以數字檔案館所積累的資源正是智慧檔案館的基礎，也是最為關鍵、最重要的一個環節。從學校實際工作出發，現階段需要把傳統檔案管理抓好、抓實，從數字檔案館發展建設入手，逐步把物聯網等先進技術引入檔案實際管理中，扎實基礎，做好向智慧檔案館建設的過渡。

2.依托智慧校園大數據平臺，推進智慧檔案館建設。利用大數據平臺信息資源，不斷充實完善數字檔案館，提高檔案管理各個層面的科學性、系統性。按照智慧校園的基本要求，做好檔案系統與學校各業務系統的集成對接，實現資源的高度融合共享，更好地支持學校教學、科研、管理等各方面業務，持續推進智慧檔案館建設。

3.加強制度規范建設，建立智慧檔案館保障體系。完善各項規章制度和標準，構建檔案信息資源的安全體系保障。無規矩不成方圓。網絡平臺的建設更需要數據操作的規范化、標準化。健全大數據安全保障體系，制定包括數據的采集、整理、存儲、處理、利用、共享等各層面的規則流程制度，完善高校電子文件管理相關制度，制定安全防控應急預案，實現檔案標準體系管理[7]59。

4.增強網絡安全意識，做好網絡安全防護。無論是智慧校園還是智慧檔案館建設，都是以互聯網為載體進行構建開發的。人們對互聯網的依賴程度越高，安全防范的要求也就相應提高。技術服務大眾的同時，它也是一把“雙刃劍”，保證網絡信息安全既是防線，又是底線。在安全設計方面，從底層的服務器系統、網絡層面，統一部署保證基本的訪問安全、防病毒、安全審計等環境。在管理系統層面，設計身份認證、權限管理、日志審計、脫機文件管控等安全管理措施。通過系統實時監測，構建安全、開放、合作的網絡空間，保證系統內數據安全，完善隱私數據保護。

隨著互聯網技術的不斷發展，現在已經進入智能互聯的新時代。在智慧校園背景下，檔案工作也要主動迎接現代化技術革新的挑戰，以數字化檔案館為基礎，現代化技術手段為保障，智慧服務大眾為根本，跨域智能創新為目標建設智慧檔案館。因此，檔案管理人員也要不斷更新知識結構體系，立足自身工作實際，參考學習國內外檔案管理先進經驗，擴展工作思路，通過云計算和大數據，不斷創新檔案服務智慧化路徑，實現學校檔案信息化建設的可持續發展。