數字化背景下基建檔案歸檔率提升對策分析

王正陽

【摘 要】數字時代基建檔案的表現形式、存儲介質等與傳統檔案有著明顯的區別，這也對數字時代基建檔案歸檔提出了新的要求。本文簡要分析了數字化背景下基建檔案呈現的新特點，分析了歸檔問題及其原因，并提出了數字化背景下提升基建檔案歸檔率的具體舉措，為實現100%歸檔率提供借鑒和指導。

【關鍵詞】歸檔率;基建檔案;數字化概述

基本建設檔案（簡稱“基建檔案”）是指構成項目從規劃、決策、設計到建設投產全過程中產生的具有保存價值的文件資料。“三率”（歸檔率、完整率、準確率）是衡量基建檔案管理水平高低的量化指標。其中，歸檔率（實際歸檔的檔案項目數/應當歸檔的檔案項目數×100%）是前提和基礎，沒有歸檔率，完整率和準確率就失去了依托而無從談起。為此，《企業檔案工作目標管理辦法》明確要求“歸檔率”達到100%。隨著大數據、云計算、計算機信息技術的應用，基建檔案管理步入了數字化時代，可以在電磁介質上存儲，以二進制編碼為主要存在形式，能夠被計算機識別并被互聯網傳輸的數字檔案大幅增長。數字時代基建檔案的表現形式、存儲介質等與傳統檔案有著明顯的區別，這也對數字時代基建檔案歸檔提出了新的要求。

1數字化背景下基建檔案特點

1.1數量多、高價值性

基建項目規模大、建設周期長，由此所產生的檔案數量眾多，少則數百卷，多則上千卷。此外，基建檔案包括各種先進的生產工藝、建設理念，技術含量高，具有很高的參考利用價值。因此，基建檔案歸檔突出表現為歸檔數量多，且具有很高的價值性。

1.2周期長、門類繁多

基建工程項目周期長，短則數年，長則數十年，這就使得基建項目檔案歸檔工作呈現出長周期性，且，基建工作涉及勘察、地質、水文、消防、施工、設備安裝等不同專業門類。綜上，數字化背景下，歸檔的形式主要表現為紙質歸檔和電子歸檔。前者，主要是根據既定分類大綱做好紙質載體基建檔案歸檔;后者，主要借助磁帶、光盤、移動硬盤等設備歸檔，借助OA辦公系統等軟件以及“云盤”等平臺進行歸檔。基建檔案數量龐大、門類繁多、環節眾多，增添了歸檔工作的難度，也對及時、完整歸檔提出了更加嚴格要求，需要基建項目監理單位、基建部門和檔案館共同簽署收集歸檔審查意見，確保基建檔案歸檔的完整性和準確性。

2數字化背景下基建檔案歸檔問題及其原因

數字化背景下基建檔案在數字環境下收集歸檔，還面臨著傳統背景下基建檔案歸檔所不曾面臨的問題。

2.1歸檔意識較薄弱

當前部分單位在基建檔案管理中依然采用傳統管理模式，很多單位基建檔案仍然以紙質材料為主。隨著單位基建檔案信息化的不斷推進，對基建檔案工作也提出了更高要求，要求單位基建檔案管理向數字化轉型，推進檔案數字化進程。但當前很多單位仍然沿用紙質存儲模式，不僅不利于單位基建檔案保管，也在一定程度上增加了單位基建檔案的負擔和風險，特別是在單位基建檔案查詢上耗時費力。數字化背景下單位基建檔案管理應向數字化轉型，而單位基建檔案數字化轉型需要軟件設施和硬件設施支持。但配置軟硬件設施及相關技術，需要單位給予一定的資金支持，而這部分資金很難在短期內看到效用。因此，很多單位對于基建檔案數字化資金支持力度不足，導致單位設施配套不到位，硬件配置水平落后，不僅很難滿足單位基建檔案管理的現實需要，也在一定程度上制約了單位基建檔案管理的現代化。

2.2歸檔制度不規范

檔案資料缺少原件。基建檔案一定要確保材料的原始性。從檔案角度看，任何復制件都無法與原件相比，但在單位基建過程中項目施工方也非常注重施工過程中形成的一系列原始材料，但很多時候只是將復印件交給單位基建部門。由于單位基建檔案管理人員無法直接參與到項目建設之中，對于收集上來的檔案資料也無法用專業角度進行判斷，很多重要的材料并沒有收集上來，部分檔案材料缺少原件，在一定程度上影響了單位基建材料的完整性、真實性和準確性。

3數字化背景下基建檔案歸檔率提升措施

實現基建檔案100%歸檔率，是基建檔案工作的重要指標性要求，也是基建項目量化考核的重要考核因素之一。針對數字化背景下基建檔案歸檔面臨的形勢和任務，要切實從思想、制度和基礎等方面抓起，確保基建檔案100%歸檔率。

3.1加強宣傳教育，確保歸檔及時性

通過舉辦業務培訓班、業務知識講座等形式，利用微信、微博等新媒體平臺，切實加強對基建項目施工單位、設計單位，以及監理單位檔案管理人員的業務知識培訓，尤其是要重點做好《檔案法》《企業檔案工作目標管理辦法》等有關基建檔案管理領域相關知識的宣傳普及，還要明確針對每個基建工程項目制定的檔案歸檔范圍。通過宣傳教育，不斷提高基建項目設計方、建設方、監理方等各參與方對于基建檔案，尤其是基建檔案工作中的歸檔工作重要性的認識，形成基建各參與方在歸檔工作中的合力，提高基建檔案收集、歸檔、移交的主動性。思想上重視，有利于加大基建檔案歸檔軟硬件設施的投入資金力度，以及專業人員力量配備，為基建檔案及時歸檔奠定扎實基礎。

3.2把握形成環節，確保歸檔完整化

根據基建項目檔案形成環節的不同，以及不同環節歸檔的要求和內容的差異，切實做好各個環節檔案資料歸檔工作，確保“應檔盡檔”。一個基建項目資料一般按照可行性研究應、工程設計、施工、監理、竣工驗收、概預算、審計結算等順序進行整理立卷歸檔。此外，還要注重每個環節中的歸檔細節，例如，竣工驗收環節，要確保施工圖完備、材料目錄屬實、竣工圖逐一加蓋竣工圖章及施工單位名稱印章;制作歸檔審查表，包括工程名稱、工程地點、施工單位、監理單位、設計單位、勘察單位、工程基本情況、歸檔情況，以及監理單位、基建部門、檔案管理部門三方意見。

3.3完善規章制度，實現歸檔規范化

基建項目建設周期長、參建主體多，使得基建檔案數量龐大、類型多樣。為此，首先要將檔案管理納入合同簽訂范疇，約束各方在基建項目中關于歸檔的責任承擔，以及相應的違約責任。其次要根據每一個基建項目的實際情況，制定詳細的歸檔細則和歸檔范圍，明確工程項目階段，不同階段的歸檔文件、歸檔單位，以及歸檔移交人、接收人和具體日期，并針對各個環節所產生的文件材料特點，明確相應的歸檔責任主體和責任人。要求檔案管理人員提前介入，根據基建項目建設進度，實時做好基建檔案移交歸檔。

3.4夯實歸檔基礎，實現歸檔信息化

為適應數字化背景下基建檔案歸檔工作的實際需要，應大力推進信息化建設進程，建立基建檔案數字化管理平臺，配備相應的基建檔案管理軟硬件設施，按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《中國檔案機讀目錄格式》等，對及時收集到的基建檔案進行數字化信息采集、錄入、歸檔。細化基建檔案歸檔流程，建立具體的基建檔案目錄數據庫，確保應歸盡歸，防止基建文檔遺失。

4結語

數字化時代對單位基建檔案管理工作提出了更高要求，也為單位基建檔案歸檔率提升提供了現實條件，各類單位應充分重視基建檔案管理工作，并從單位基建檔案歸檔工作實際出發，制定和完善單位基建檔案歸檔相關制度，大力推進單位基建檔案數字化管理平臺建設，更好地發揮單位基建檔案的獨特作用，推動單位的建設和發展。

參考文獻：

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（作者單位：遼寧恒鑫源工程項目管理有限公司）