人力資源和社會保障檔案管理的方法及應用研究

◎易江輝

檔案管理工作具有重要意義，其能夠為國家和社會提供服務，為社會發展提供很多便利。當前時代背景下，檔案管理的重要性不斷凸顯，這就需要清楚認識人力資源和社會保障需求，進而采取先進的管理理念和有效的方法，提升檔案管理質量，充分發揮出人力資源檔案的重要作用，給社會提供更好的人力資源以及社會保障服務。本文以寧鄉縣城建檔案館為例，分析了人力資源和社會保障局檔案管理辦法。

一、寧鄉縣城建檔案館

寧鄉縣城建檔案館是在2008 年獲得批準成立的，其是寧鄉縣人民政府下的事業單位，主要負責一些檔案的工作，比如，城市建設管理、城市建設工程、城市基礎設施、城市建設科研以及城市規劃的檔案，對這些檔案進行收集、保存、發布、開發以及利用。檔案館從2007 年開始就對檔案資料進行收集，從其成立之后，為當地的經濟建設發展提供了有效的服務。

二、人力資源和社會保障檔案管理中存在的問題

1.沒有健全的檔案管理制度。人社檔案內容較多，包含的范圍也比較廣，各類型的檔案要給不同部門管理，然而因為沒有統一的管理制度，這就使得管理存在較大難度。由不同部門管理，各部門是獨立的，要是不能夠有效的溝通，那么在工作中就會產生一些疏漏，限制檔案管理的效果。

2.對勞動保險檔案的關注不夠。在檔案管理中，勞動保障檔案數量不斷增加，在操作上比較繁雜，但是在硬件條件方面存在不足，限制了保管工作的落實，導致檔案會出現丟失的問題，嚴重影響了檔案管理的服務品質。

3. 檔案管理工作人員的綜合素養較低。檔案管理工作一些情況下是要由人力完成相關工作的，要是檔案管理人員的技術水平不足，沒有較強的專業素養，就會限制管理工作的開展，不能夠實現規范管理。人力資源和社會保障檔案管理量較大，這就對管理人員對整體素質水平提出了較高的要求。當前還有一些管理人員在工作中使用傳統的整理模式，導致管理的效率受到了消極的影響，案卷內容不清楚。檔案管理人員的素質水平會直接影響到檔案管理工作的效果，所以，提升管理人員素質水平十分必要。

三、加強人力資源和社會保障檔案管理的策略

1. 提升檔案管理人員的專業能力和素質。檔案館以往的人社檔案管理模式已經不能夠滿足當前工作發展的需要，現代化的管理工作中要注重運用先進的設備以及技術，當前檔案種類越來越多，這對檔案管理人員也提出了嚴格的要求，他們應該具備較高的專業水平。所以，要提升檔案管理水平，就要提升檔案管理人員的綜合素質水平，要采取多樣化的方式，加大對他們的培訓力度，提升他們的專業能力，能夠了解管理的模式、理念和有關法律，提升他們的法律意識，加強他們的責任感，為檔案管理工作的有效性提升提供保障。第一，要提升管理人員的現代化技術水平，能夠熟練的掌握先進設備以及技術的運用，促進人社檔案管理效率的提升，提升他們的現代化技術水平。第二，要提升他們的專業素質。除了要有較高的專業能力，還要有較好的素質，滿足崗位提出的要求，能夠樹立良好的心態，做好檔案管理工作。檔案管理人員要同時具備較好的素質以及專業能力，這樣才能夠滿足工作要求，高質量的完成工作。

2.構建健全的檔案管理運行機制。要促進人社檔案管理工作的有效運用，讓更多人才參與到工作中，就要對有關的運行機制進行健全。檔案館在運行中要記錄職工檔案，給他們繳納保險，進而系統化的管理檔案管理人員，對管理機制進行健全。人社檔案管理中，還要依據工作特點，構建健全的管理制度，加強對工作人員的管理，有效調動他們的工作熱情，針對工作不積極的、散漫的人員就要采取相應的處罰措施，平等對待所有的管理人員，提升他們的歸屬感，讓他們可以負責好自己的工作，促進人社檔案管理整體水平的提升。

3.提升檔案規范化意識。要促進人社檔案管理的規范性提升，就需要檔案館的領導以及檔案管理人員都能夠樹立較強的規范化意識，加強檔案管理工作的日常規劃和監督檢查，加強工作宣傳，充分認識到檔案管理的重要性。從下面的圖1 中能夠看到檔案管理系統，在平日收集、整理、統計和使用檔案等相關操作中，都需要做好記錄，對有關的管理流程進行優化和健全，要掌握資料狀態以及存放位置，對檔案整個過程進行監管，如果某個環節出現問題就要讓相應的人員承擔責任。要加強監督機制的優化和完善，考核監督工作，讓檔案管理人員能夠嚴謹的對待自己的工作。

圖1 檔案管理系統

4.加強信息化建設。以往的檔案管理方式較為封閉，例如，管理人員不能夠及時完整的獲取人資信息以及社會保障相關險種參保繳費信息，導致管理人員的工作效率不高。當前是信息時代，要適應時代發展，人社部門就要改變以往的管理方法，加強檔案管理信息化建設，提升管理的效率，還能夠節省各方面的資源成本，促進檔案服務效果的提升。檔案管理部門要注重信息技術的運用，對檔案管理流程進行規范，確保整體檔案管理人員的水平。第一，檔案館要結合當地檔案管理發展水平制定出信息化檔案管理的標準；第二，要依據需要，對相關業務科室的信息化檔案管理任務進行分配，促進工作效率的提升；第三，要爭取各地區間的人社檔案資源共享，促進各地區以及各個險種間交流，讓檔案能夠得到完善，提升管理有效性；第四，要加強研發統一的人力資源和社會保障檔案管理系統，強化信息之間的融合，對重復和冗余的信息要去除，保證檔案信息的細致和安全，為檔案的查詢和利用提供便利。因此，檔案館要促進檔案信息化進程，為檔案管理的有效性提供保障，提升管理的科學性以及智慧性。

結束語：綜上所述，在人社檔案管理工作中，要提升工作的效率和效果，就需要了解新時代特點以及發展要求，有效的運用現代化技術進行檔案管理，提升檔案管理人員的素質水平，充分發揮出檔案的價值，給社會提供優質服務。