ERP 庫存管理對企業庫存管理的提升應用

◎王冬竹

隨著社會的發展，在這個工業化與信息化高度融合的高科技時代，庫存管理中手工記賬的方式已經無法滿足企業、社會的發展需求。ERP 即企業資源計劃，是MRPII 下一代的制造業系統和資源計劃軟件。ERP 這個基于網絡時代的新一代信息系統，主要用于幫助企業改善業務流程以提高企業的核心競爭力。本文結合某企業實際情況，根據ERP 系統實施經驗，提出了ERP 庫存管理對提升企業庫存管理水平的方案及措施，有效加強對庫存各方面的有效控制，提高庫存管理的準確性、有效性，實現企業從原材料全過程監控，在最大限度節省人力成本的基礎上，精準控制庫存數量，減少庫存資金占用，加速企業資金周轉，具有至關重要的現實意義。

二、企業庫存管理存在的問題

該企業是集設計研發、生產制造、產品銷售于一體的國有企業，主要從事電站鍋爐、石化容器、環保設備、電站輔機等產品設計制造，并提供與之相關的系統解決方案等綜合服務。該企業的庫存管理業務是基于上述業務相關的鋼材、焊材、鑄鍛件、標準件以及企業經營過程中所需備品備件、勞保護品等所有原材料的入庫、庫存管理、出庫等業務。以前通過浪潮系統進行信息化管理，物資管理部門在此軟件上完成對原材料采購入庫、出庫單據的開制及月末記賬，通過月末結賬后與財務部門的賬務進行核對，作為財務記賬的基礎數據。

1.主數據標準化程度不足。這里所說的主數據包含兩方面內容，即物料主數據和客戶主數據（供應商和顧客）。該企業已經有60 余年的歷史，多年來，經營中涉及到的各類數據由于使用過多種外來及自開發的信息系統，數據的編碼規則不一致、標準多樣，存在一物多碼、一碼多物、客戶相關信息缺失等現象，導致數據在各部門間線上溝通不暢，嚴重影響業務的準確性、時效性。

2.系統集成性弱，智能化水平不足。庫存管理業務在企業中承擔著承上啟下的關鍵作用，目前該企業的浪潮物資系統僅將采購、庫存管理、財務的部分業務進行了信息集成，缺少供應鏈上如庫存管理與質量檢驗部門、生產部門等業務數據的相互銜接，不僅需要在線上的不同系統中查詢數據，還要線下人為去控制、記錄原材料的有效期等信息。系統的集成性不足，智能化水平有待提高。

3.庫存賬與存貨賬未實時共享。受當前的浪潮系統功能限制，原材料的入庫、出庫在單據生成的時候都沒有同步生成財務憑證，均需保管員在對入庫單、出庫單進行二次記賬操作后，才能生成相應的財務憑證。不僅造成了保管員的二次重復工作，與此同時更加大了由于數據未實時共享而可能產生的賬務錯誤，導致賬面與實物數量不符的風險。

三、ERP 系統中企業庫存管理業務的實現及提升

1.ERP 系統中庫存管理業務流程。

下圖簡要描述了ERP 系統中企業庫存管理業務流程。

2.企業庫存管理業務提升應用。

（1）主數據標準化。該企業ERP 項目啟動前，聘請專業的信息技術管理咨詢服務商作為咨詢方，在集團層面選拔各相關部門專家成立項目組，對集團下屬各企業的主數據統一進行標準化數據清洗工作。根據下屬各企業業務實際情況，建立了符合該集團需求的物料主數據和客戶主數據管理體系。在ERP 系統上線前的基礎數據準備階段，該企業數據清洗小組對本企業所涉及的物料及客戶主數據進行清洗，完成了主數據系統和ERP 系統及OA 等信息系統的系統集成。

為保障主數據系統管理的統一性，集團建立了主數據新增、修改、刪除、維護、審核等制度、管理規范，該企業技術管理部門也新增了對企業主數據運維管理職能，確保了ERP 系統中主數據的準確性、可靠性及時效性，是企業ERP 穩定運行的保障，更為企業領導做出科學戰略決策提供了可靠的參考依據。

（2）采購入庫環節的管理優化。根據物料的不同，對于進行批次管理的物料，采購員會根據來料質保書內容對其按照爐批號、長度等進行批次拆分，保管員在確認實物到貨并確認數量后辦理入庫手續，需要進行入庫檢驗的物料會在ERP 系統中觸發檢驗批，質檢部門會根據系統中設置的檢驗計劃進行原材料入庫檢驗，檢驗合格后使用放行決策，原材料即視為正式入庫可以使用，在ERP 系統中顯示為非限制狀態，實現了物流與信息流的統一。

（3）庫存管理環節的控制。結合企業庫房具體情況及原材料的不同特點，在ERP 系統中設置不同的庫存地點，使其余庫存中的原材料相對應，實現對庫存原材料的細化管理。通過對庫存實物的定期盤點，確保系統庫存準確性。通過系統盤點業務來處理盤點過程中發現的盈虧，對發現的賬實不符的物料進行原因分析，并制定改進措施，形成盤點差異清單報財務部門及總經理批準。

對于存在有效期控制的原材料，只要在ERP 系統中維護該物料的使用期限，系統便可以自動根據該物料的入庫時間、使用期限自動控制其有效期，超過有效期的物料在系統中會自動觸發檢驗批，提示質量檢驗部門對其再次進行復檢。這種變人為線下控制為系統自動控制的方式，使得管理更加精細化、智能化、現代化。

（4）原材料出庫的控制。改企業原材料出庫大致分為生產領料定額出庫、其他用途領用出庫、銷售出庫。

A.生產領料需要先開制定額領料通知單，其數據來源于生產訂單和定額外補料單，與出庫單均受生成訂單狀態的控制。使用料與生產進度的保持一致性，杜絕了分廠串領料現象的同時，也保證了出庫下賬的及時性。另外，ERP 系統在保管員出庫前會按照物料的先進先出原則，自動推薦出庫物料批次，有效控制了積壓庫存的產生。

B.其他用途的領用需求由用料單位在OA 系統中完成，通過與ERP 系統的集成，自動生成預留單，保管員直接向預留出庫即可，財務部門也會同步在相應的科目、成本中心記賬。

C.原材料、廢料銷售出庫業務在ERP系統中參照銷售業務標準流程，從創建銷售訂單、交貨單到打印輔助發票作為出門證均在系統中完成，保證了系統中所有業務數據的完整性，實現了原材料銷售業務物流與財務資金流一體化。

四、結束語

ERP 系統庫存管理模塊基本實現了企業主要原材料、輔材等庫存資源的整合與共享，一方面，使得庫存管理工作更加透明化、精細化；另一方面，通過ERP 系統對整個供應鏈業務的集成與整合，真正實現了物流與資金流的統一，通過對庫存物資的實時監控，采購計劃、生產計劃可以隨時做出調整，積壓庫存的減少對企業資金流的盤活起著至關重要的作用。