檔案信息“供求耦合”視角下的新時代檔案開放鑒定工作

譚洪杰

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，“要牢固樹立和貫徹落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，堅持檔案事業(yè)依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，把開放作為檔案事業(yè)的三大發(fā)展目標(biāo)之一，為新時代檔案工作指明了方向，繪制了藍(lán)圖。檔案開放鑒定工作作為界定檔案館館藏檔案資源開放與否的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其工作的好壞將直接影響到檔案信息開放的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)新時代檔案開放鑒定工作至關(guān)重要。

一、檔案信息“供求耦合”及現(xiàn)狀分析

（一）檔案信息“供求耦合”

“耦合”一詞，原本是電子學(xué)和電信領(lǐng)域的一個名詞，是指能量從一種介質(zhì)傳播到另一種介質(zhì)的過程，后被廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)等學(xué)科領(lǐng)域。周毅在《關(guān)于檔案信息供求耦合的優(yōu)化問題》一文中提出了檔案信息“供求耦合”的理論。“所謂‘供求耦合是指用戶的檔案信息需求與檔案部門的檔案信息滿足在時間上和內(nèi)容上的比值，如果供約等于求，則表明‘供求藕合基本優(yōu)化; 若供大于求或供小于求，則表明‘供求耦合處在劣勢” 。依此判斷，檔案信息“供求耦合”的優(yōu)劣程度主要受提供檔案信息的時間、數(shù)量、質(zhì)量、廣度四個變量的影響。

（二）檔案信息“供求耦合”現(xiàn)狀分析

從時間上看，近年來一些檔案館推出延時服務(wù)、預(yù)約服務(wù)，檔案查詢利用服務(wù)在時間上不斷優(yōu)化。如湖北省檔案館推出工作日中午及周六全天查檔服務(wù)，面向湖北省30個邊遠(yuǎn)縣、市、區(qū)開通異地查檔服務(wù)，社會公眾查詢利用檔案在時間上更為靈活便捷。從提供檔案信息的數(shù)量、質(zhì)量、廣度上看，檔案信息“供求耦合”總體上仍處于劣勢。僅從檔案開放率而言，“據(jù)初步統(tǒng)計，全國各省、自治區(qū)、直轄市各級綜合性檔案館已開放的各類檔案只占全部館藏的30%左右，而歐美多數(shù)國家開放率已達(dá)到或超過60%，美國檔案館開放率更是達(dá)到90%以上” 。

二、檔案開放鑒定與檔案信息“供求耦合”的關(guān)系

檔案信息“供求耦合”的四個變量中，除檔案信息開放的時間屬于檔案利用服務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)容外，檔案信息開放的數(shù)量、質(zhì)量、廣度皆受檔案開放鑒定工作的影響。

（一）檔案開放鑒定決定檔案信息開放的數(shù)量

檔案信息開放的數(shù)量，直接影響到檔案館館藏檔案資源的開放率，決定社會公眾所能接觸和利用的檔案數(shù)量，是公眾對于檔案館開放程度的第一認(rèn)知和感受。這一變量在很大程度上取決于檔案開放鑒定工作效率的高低。高效率的檔案開放鑒定工作能夠及時對館藏檔案進(jìn)行有效鑒定，將大量封閉期滿的檔案及時由封閉轉(zhuǎn)為開放，提高可供查詢的檔案信息數(shù)量。而低效率的檔案開放鑒定工作，將影響檔案開放鑒定的正常進(jìn)度，甚至延遲檔案開放，造成檔案開放率的低下。

（二）檔案開放鑒定決定檔案信息開放的質(zhì)量

檔案信息開放的質(zhì)量，主要指檔案信息的供給與社會公眾需求之間的匹配度。在檔案館的各項業(yè)務(wù)工作中，檔案的開放鑒定工作是檔案從封閉走向開放的最后一道崗，也是與檔案利用銜接最緊密的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。有計劃性和針對性地開展檔案開放鑒定工作，將大大提升檔案信息開放的精準(zhǔn)度，所提供的檔案信息才能與公眾需求相匹配，檔案信息“供求耦合”才會不斷趨于優(yōu)化。

（三）檔案開放鑒定決定檔案信息開放的廣度

檔案信息開放的廣度，也就是檔案信息開放的領(lǐng)域和門類。館藏檔案資源范圍廣闊，涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生態(tài)、民族、宗教、外事、軍事等各個領(lǐng)域。社會公眾對于檔案信息的需求除了出生證明、學(xué)歷認(rèn)證、工齡認(rèn)定等與自身利益息息相關(guān)的用途外，也有學(xué)術(shù)研究、政策了解、興趣愛好等其它用途。在側(cè)重民生的基礎(chǔ)上，對于各領(lǐng)域檔案信息進(jìn)行全面鑒定開放，將在極大程度上擴(kuò)大檔案信息開放的廣度，滿足社會公眾多樣化的查檔用檔需求。

三、我國檔案開放鑒定工作存在的問題

我國的檔案開放鑒定工作實(shí)踐已近40年，較好地滿足了社會公眾的檔案利用需求。但相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序、手段仍然不夠科學(xué)、完善，與時代和人民的要求還有不少差距。

1.業(yè)務(wù)水平不強(qiáng)。檔案開放鑒定是一項政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，從事這項工作的人員必須兼具強(qiáng)烈的政治意識、極強(qiáng)的政策觀念、豐富的史學(xué)知識、較高的專業(yè)素養(yǎng)。而重視程度不高、人員變動頻繁、業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少等因素，都在一定程度上影響了檔案開放鑒定工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水準(zhǔn)的提升。一些檔案鑒定工作人員，對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)、理解不透，出于保險起見，往往嚴(yán)字當(dāng)頭，一控了之，在一定程度上影響了檔案開放的數(shù)量。

2.鑒定手段落后。受制于檔案數(shù)字化程度等因素的影響，一些檔案館全文數(shù)據(jù)庫檔案信息不全，檔案鑒定OA系統(tǒng)或沒有研發(fā)，或未投入使用。檔案開放鑒定工作多以調(diào)閱實(shí)體檔案，逐卷、逐件、逐頁閱讀的傳統(tǒng)方式進(jìn)行。事后需要逐卷逐件在實(shí)體檔案上蓋印控制標(biāo)識，并將實(shí)體檔案開放控制情況與電子目錄進(jìn)行手工掛接，嚴(yán)重影響了檔案開放鑒定工作的效率和質(zhì)量。

3.自由裁量權(quán)大。《各級國家檔案館開放檔案辦法》《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定制定時間較早，大多數(shù)條文為原則性意見，既沒相應(yīng)的細(xì)則，也無統(tǒng)一的程序，造成工作程序和標(biāo)準(zhǔn)上的自由裁量權(quán)較大。2019年上半年，中山大學(xué)“綜合檔案館檔案開放鑒定的程序制度與方法研究”課題組通過調(diào)查問卷的形式對12家綜合檔案館檔案開放鑒定與劃控程序制度情況進(jìn)行了調(diào)查。得出的結(jié)論是，“在檔案開放鑒定的程序上，沒有任何兩個是完全一致的，各個檔案館都采用了不同的工作模式。從步驟看，絕大部分檔案館采取三審制度，即初審、復(fù)審、終審，另有兩個檔案館僅采取初審、復(fù)審兩個步驟。” 此外，由于檔案鑒定工作人員知識結(jié)構(gòu)、工作閱歷、社會認(rèn)知的不同，會對同一份檔案的開放與否給出不同的判定結(jié)果。

4.歷史舊賬較多。早期的檔案開放鑒定工作程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，方式方法較為粗糙。一些鑒定人員僅僅通過閱讀案卷目錄的方式進(jìn)行鑒定，而沒有對每一件檔案進(jìn)行逐件“安檢”，鑒定結(jié)論粗糙，失誤較多，且存在因一件檔案不宜開放而控制整卷檔案的“連坐”現(xiàn)象。一些已鑒定的檔案實(shí)體目錄甚至還存在與電子目錄控制標(biāo)志不一致的情況，這都需要對已鑒定的檔案回爐進(jìn)行重新鑒定和審核，一定程度上影響了檔案開放鑒定工作的正常進(jìn)度。

四、檔案信息“供求耦合”視角下推進(jìn)檔案開放鑒定工作的幾點(diǎn)思考

習(xí)近平總書記關(guān)于“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化”的論斷既為新時代檔案事業(yè)發(fā)展提供了根本遵循，也為推進(jìn)檔案開放鑒定工作指明了方向。開放是目的，依法管理和現(xiàn)代化是手段。實(shí)現(xiàn)開放基礎(chǔ)上的檔案信息“供求耦合”，需要在法制化、現(xiàn)代化、專業(yè)化等手段上下足功夫。

（一）提升效率，提高檔案信息開放數(shù)量。檔案開放鑒定工作的效率受專業(yè)化、現(xiàn)代化程度等因素的影響較大，需要從這些方面入手進(jìn)行改善。一是要在專業(yè)化建設(shè)上下功夫，建立檔案開放鑒定專業(yè)機(jī)構(gòu)，選優(yōu)配強(qiáng)檔案開放鑒定專業(yè)人才隊伍，并在一段時間內(nèi)盡量保持人員的穩(wěn)定，適時組織和參與相關(guān)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)與交流，提升業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。二是要在現(xiàn)代化建設(shè)上下功夫。檔案開放鑒定工作的現(xiàn)代化即信息化建設(shè)。各級各類檔案館應(yīng)立足檔案開放鑒定工作實(shí)際，梳理工作流程，分析功能需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，研發(fā)、完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)，依托檔案全文信息數(shù)據(jù)庫及敏感字庫等輔助手段實(shí)現(xiàn)檔案開放鑒定的初審、復(fù)審、鑒定委員會審定等全流程無紙化。通過信息化建設(shè)，大力提升檔案開放鑒定工作的效率，不斷提高檔案信息開放數(shù)量。

（二）摸準(zhǔn)需求，優(yōu)化檔案信息開放質(zhì)量。習(xí)近平總書記指出，要切實(shí)做到人民有所呼、改革有所應(yīng)。檔案信息供給質(zhì)量的高低，關(guān)鍵在于是否真正了解人民群眾對于檔案的需求，是否堅持需求導(dǎo)向。當(dāng)前，檔案查詢利用者的年齡和職業(yè)結(jié)構(gòu)等都發(fā)生了深刻變化，對檔案信息的需求也漸趨多樣性和復(fù)雜化。檔案開放鑒定工作要改變過去那種按部就班、閉門造車式的老方法，與檔案利用窗口有效對接，統(tǒng)計、梳理檔案查詢利用記錄，以公眾需求為導(dǎo)向，在兼顧全面的基礎(chǔ)上有所側(cè)重，開展精準(zhǔn)化的檔案開放鑒定工作，不斷提升檔案信息供給質(zhì)量。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，提升檔案信息開放廣度。進(jìn)一步健全相關(guān)制度和程序，避免突擊性鑒定、隨機(jī)性鑒定、選擇性鑒定、應(yīng)付性鑒定等不良現(xiàn)象，使檔案開放鑒定工作依法依規(guī)進(jìn)行。一是要充分發(fā)揮檔案鑒定委員會的職能，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織到期檔案開放鑒定工作，定期聽取工作情況匯報并研究解決工作中的一些疑難雜癥。二是要按照相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案開放鑒定工作流程，合理制定工作方案和計劃，做到程序科學(xué)、計劃合理、責(zé)任明確、分工到人，統(tǒng)籌規(guī)劃、高效推進(jìn)各領(lǐng)域、各門類到期檔案的開放鑒定工作，不斷擴(kuò)大檔案信息開放廣度。

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作者單位：湖北省檔案館