淺談城建檔案管理存在問題及解決對策

劉霞

一、引言

城建檔案以文字、圖紙、聲像等形式記錄著城市發展歷史，囊括了在城市規劃、建設和管理活動中形成的房屋建筑、道路橋梁、地上和地下管線等各類重要資料，有著極高的社會效益和經濟效益。晉州市于1991年撤縣建市，尤其2000年以后，城市建設進入了高速發展期，城建檔案在其中發揮了至關重要的作用。比如，利用城建檔案資料，順利完成了晉州市城市污水處理廠建設、軸承廠拆遷改造、城區集中供熱管網改造等項目，以及在國家園林城市創建中，城建檔案資料有力推進了創園資料匯編工作，為順利通過國家園林城市驗收打下堅實基礎。由此可見，城建檔案是城市規劃建設工作的重要參考依據和基礎，做好相關檔案管理工作能夠更好地服務于城市規劃，提升城市管理的效果和質量。

二、城建檔案管理現狀的問題分析

1.檔案管理不規范

主要表現在兩個方面，一是檔案資料保存較分散。以建設工程檔案為例，其中的民用建筑工程檔案和市政基礎設施工程檔案，從項目審批到竣工等系列資料的收集、整理分別由不同科室的工作人員負責。為查閱方便，工作人員便將檔案資料長期保存在各自科室內部，并沒有移交至檔案室，往往形成負責一項工作就保管一份檔案資料的局面，導致城建檔案比較分散。二是管理制度落實不到位。有的沒有按照檔案管理規定時限、要求移交檔案資料，有的對借閱的檔案資料沒有及時歸還，導致檔案資料的管理使用較為混亂。

2.檔案管理人員少、業務素質偏低

由于檔案管理工作相對單調，從事檔案管理工作人員較少，具備專業職稱素質人員少之又少。目前在職人員中大多沒有經過專業培訓和考試，對城建檔案資料中各種規范制度不熟悉，對檔案法規執行標準不明確，只是把檔案管理工作簡單看作收集資料、裝訂成冊、整理入庫，直接影響檔案管理水平。

3.檔案管理設施利用不充分

從當前情況看，城建檔案室雖然按照檔案管理規范，設立了專門庫房，完善了各項硬件、軟件等設施，但在實際工作中利用率不高，與真正實現標準化、規范化、制度化的要求還有一定距離。

三、城建檔案管理現狀的原因分析

1.對檔案工作的重視程度不夠

一方面是單位領導對檔案管理工作不重視，沒有把檔案管理工作放在重要議事日程上，資金投入相對較少，致使檔案管理的軟硬件水平較低;另一方面是檔案管理工作人員認識不夠，由于檔案管理領域窄，長期以來從事該工作的多為原來的“舊人”， 容易產生麻痹思想、松懈心理，習慣沿用舊有工作模式，工作標準和效率低下，致使檔案資料整理工作無法達到“標準、規范、齊全、完善”的要求。

2.檔案管理制度執行力度不夠

對于檔案收集、保管、借閱、保密等管理制度，執行不嚴、流于形式，導致檔案資料借閱后歸還不及時、即使歸還也沒有交全等問題，進而使得檔案資料在后期使用中不系統、不齊全，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

四、城建檔案管理現狀的對策分析

1.提高檔案管理意識，統一做好歸檔管理工作

城建檔案管理工作者要徹底糾正認識偏差，增強檔案管理意識，提高基礎業務水平，實現城建檔案管理科學化、規范化。一是做好城建檔案資料收集工作。城建檔案的收集是全部工作的基礎，沒有收集，城建檔案工作就成了“無米之炊”。因此，城建檔案工作人員應實行統一管理，督促各科室按時限、要求移交檔案，做到應收盡收。二是做好科學歸檔整理工作。對各科室移交的檔案資料及時進行分類、排列和編目，明確文件歸檔范圍、保管期限、密級等要求，以便日后查閱使用。

2.加強人員培訓，提高檔案管理隊伍整體素質

檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員素質。因此，提高檔案管理人員業務素質，是加快檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。一方面，加大對檔案管理人員培訓力度，使其能熟知城建檔案相關理論知識，掌握檔案資料歸檔管理的基本方法和操作技能。另一方面，采取必要措施，引進專業人才，充實檔案管理隊伍，打破單一的紙制檔案管理模式，逐步實現檔案管理信息化、規范化、標準化。

3.強化制度建設，建立健全檔案管理機制

制度管理是最有效的管理。要建立健全內容全面、結構完善的管理制度，推動檔案管理工作有序有力開展。首先要遵循合理性和科學性，結合本單位檔案管理特點和實際，研究制定出可操作性強的管理制度。其次要具有指導性和約束性，強化對城建檔案管理使用的監管力度，進而提高檔案管理水平。

結束語

綜上所述，城建檔案管理科學化、規范化是時代發展的要求。要堅持問題導向、目標導向，進一步增強檔案管理意識，加大工作人員培訓力度，建立健全相關體制機制，真正提升城建檔案工作的質量和水平，全力助推城市的現代化發展。

參考文獻：

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作者單位：晉州市住房和城鄉建設局