淺談城建檔案管理存在問題及解決對策

劉霞

一、引言

城建檔案以文字、圖紙、聲像等形式記錄著城市發(fā)展歷史，囊括了在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的房屋建筑、道路橋梁、地上和地下管線等各類重要資料，有著極高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。晉州市于1991年撤縣建市，尤其2000年以后，城市建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展期，城建檔案在其中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。比如，利用城建檔案資料，順利完成了晉州市城市污水處理廠建設(shè)、軸承廠拆遷改造、城區(qū)集中供熱管網(wǎng)改造等項(xiàng)目，以及在國家園林城市創(chuàng)建中，城建檔案資料有力推進(jìn)了創(chuàng)園資料匯編工作，為順利通過國家園林城市驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。由此可見，城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)工作的重要參考依據(jù)和基礎(chǔ)，做好相關(guān)檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于城市規(guī)劃，提升城市管理的效果和質(zhì)量。

二、城建檔案管理現(xiàn)狀的問題分析

1.檔案管理不規(guī)范

主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是檔案資料保存較分散。以建設(shè)工程檔案為例，其中的民用建筑工程檔案和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，從項(xiàng)目審批到竣工等系列資料的收集、整理分別由不同科室的工作人員負(fù)責(zé)。為查閱方便，工作人員便將檔案資料長期保存在各自科室內(nèi)部，并沒有移交至檔案室，往往形成負(fù)責(zé)一項(xiàng)工作就保管一份檔案資料的局面，導(dǎo)致城建檔案比較分散。二是管理制度落實(shí)不到位。有的沒有按照檔案管理規(guī)定時(shí)限、要求移交檔案資料，有的對借閱的檔案資料沒有及時(shí)歸還，導(dǎo)致檔案資料的管理使用較為混亂。

2.檔案管理人員少、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

由于檔案管理工作相對單調(diào)，從事檔案管理工作人員較少，具備專業(yè)職稱素質(zhì)人員少之又少。目前在職人員中大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和考試，對城建檔案資料中各種規(guī)范制度不熟悉，對檔案法規(guī)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不明確，只是把檔案管理工作簡單看作收集資料、裝訂成冊、整理入庫，直接影響檔案管理水平。

3.檔案管理設(shè)施利用不充分

從當(dāng)前情況看，城建檔案室雖然按照檔案管理規(guī)范，設(shè)立了專門庫房，完善了各項(xiàng)硬件、軟件等設(shè)施，但在實(shí)際工作中利用率不高，與真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的要求還有一定距離。

三、城建檔案管理現(xiàn)狀的原因分析

1.對檔案工作的重視程度不夠

一方面是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，沒有把檔案管理工作放在重要議事日程上，資金投入相對較少，致使檔案管理的軟硬件水平較低;另一方面是檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)不夠，由于檔案管理領(lǐng)域窄，長期以來從事該工作的多為原來的“舊人”， 容易產(chǎn)生麻痹思想、松懈心理，習(xí)慣沿用舊有工作模式，工作標(biāo)準(zhǔn)和效率低下，致使檔案資料整理工作無法達(dá)到“標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、齊全、完善”的要求。

2.檔案管理制度執(zhí)行力度不夠

對于檔案收集、保管、借閱、保密等管理制度，執(zhí)行不嚴(yán)、流于形式，導(dǎo)致檔案資料借閱后歸還不及時(shí)、即使歸還也沒有交全等問題，進(jìn)而使得檔案資料在后期使用中不系統(tǒng)、不齊全，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

四、城建檔案管理現(xiàn)狀的對策分析

1.提高檔案管理意識(shí)，統(tǒng)一做好歸檔管理工作

城建檔案管理工作者要徹底糾正認(rèn)識(shí)偏差，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。一是做好城建檔案資料收集工作。城建檔案的收集是全部工作的基礎(chǔ)，沒有收集，城建檔案工作就成了“無米之炊”。因此，城建檔案工作人員應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一管理，督促各科室按時(shí)限、要求移交檔案，做到應(yīng)收盡收。二是做好科學(xué)歸檔整理工作。對各科室移交的檔案資料及時(shí)進(jìn)行分類、排列和編目，明確文件歸檔范圍、保管期限、密級等要求，以便日后查閱使用。

2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員素質(zhì)。因此，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是加快檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。一方面，加大對檔案管理人員培訓(xùn)力度，使其能熟知城建檔案相關(guān)理論知識(shí)，掌握檔案資料歸檔管理的基本方法和操作技能。另一方面，采取必要措施，引進(jìn)專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，打破單一的紙制檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.強(qiáng)化制度建設(shè)，建立健全檔案管理機(jī)制

制度管理是最有效的管理。要建立健全內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善的管理制度，推動(dòng)檔案管理工作有序有力開展。首先要遵循合理性和科學(xué)性，結(jié)合本單位檔案管理特點(diǎn)和實(shí)際，研究制定出可操作性強(qiáng)的管理制度。其次要具有指導(dǎo)性和約束性，強(qiáng)化對城建檔案管理使用的監(jiān)管力度，進(jìn)而提高檔案管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，城建檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化是時(shí)代發(fā)展的要求。要堅(jiān)持問題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加大工作人員培訓(xùn)力度，建立健全相關(guān)體制機(jī)制，真正提升城建檔案工作的質(zhì)量和水平，全力助推城市的現(xiàn)代化發(fā)展。

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作者單位：晉州市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局