論醫院檔案現代化管理的趨勢

摘要：當今社會信息技術迅猛發展，現代化管理技術已經涉及到生活工作中的方方面面，醫院領域在檔案管理的進程中也逐步脫離了傳統的檔案管理手段，而逐漸采取現代化的管理手段。現代化檔案管理不僅提升了檔案管理的工作效率，而且很大程度的降低了檔案管理的出錯率，讓檔案管理工作更加高效、便捷。因此，在現代化背景下，探討當今醫院檔案管理的現狀，并且分析醫院檔案管理應該完善的相關措施是非常必要的，研究醫院檔案管理與現代化的深度融合問題具有非常重要的意義。

Abstract： With the rapid development of information technology in today's society， modernization management technology has involved all aspects of life and work. In the process of file management， the hospital field has gradually separated from traditional file management methods and gradually adopted modernization management methods. Modernization file management not only improves the efficiency of file management， but also greatly reduces the error rate， making file management more efficient and convenient. Therefore， in the context of modernization， it is very necessary to discuss the current status of hospital file management and analyze related measures that hospital file management should improve. It is of great significance to study the deep integration of hospital file management and modernization.

關鍵詞：醫院檔案;現代化;管理;趨勢

Key words： hospital archives;modernization;management;trends

中圖分類號：G271;R197 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1006-4311（2020）15-0095-02

0 ?引言

科學技術的不斷發展，使得現代醫院的管理變得日益先進，因此，醫院在檔案的管理上也應該加快腳步，建立并完善現代化發展，使方案管理的腳步跟上時代的步伐。當代世界經經濟及其科學技術迅速發展，導致了一批高新技術及其產品不斷涌現，目前高新技術發展的集中代表和最主要的技術領域就是信息技術。檔案信息化最直接的表現就是現代信息技術在檔案領域中的應用。簡單講檔案信息的獲取、傳輸、處理、存儲、應用等環節均應用信息技術。在現代化進程中，計算機的普及是不可忽視的，醫院在檔案管理的現代化進程中，也應該逐步完善檔案管理的信息技術及手段。現代化建設工作隨著近些年的不斷深化，在醫院中開展的現代化管理模式越來越高效，便捷，醫院的檔案管理也越來越現代化，這一現狀對醫院保管檔案資料是非常有意義的。

1 ?醫院檔案現代化管理的特性

1.1 現代化檔案管理具有高效性

當前，醫院的檔案管理是現代化進程的一個縮影，切實的體現了醫院現代化的運用，發展中待處理的瓶頸問題，就是醫院檔案管理的現代化使用通過信息技術手段改變了傳統的問題，使檔案管理變得更加高效、更加便捷。現代化手段包括信息技術手段以及軟件的應用手段，通過這些現代化手段相結合，使檔案管理的效率得到了大大的提升，也為醫院的工作帶來了很大的便捷。醫院檔案管理通過無紙化以及網絡辦公的方式，實現了新的管理效果，為醫院的發展帶來了顯著的提升。醫院檔案管理是醫院活動的一個關鍵環節，檔案管理效率與現代醫院建設息息相關，己經成為醫院發展科學與否的重要指標。高技、現代化的信息設備引進和普及是我國檔案信息化建設的當務之急。推進檔案信息化建設，必須將現代化的信息設備廣泛應用于檔案管理系統，輔助檔案管理的高效、準確完全，同時也為廣大檔案信息需求者提供更為快捷、方便的信息服務。醫院檔案的準確性和及時性，將直接受到檔案管理效率的影響，因此提高檔案管理效率對醫院現代化發展非常重要。

1.2 現代化管理能夠提升醫院檔案質量

醫院檔案管理通過軟、硬件的結合，能夠顯著提升工作質量，運用信息網絡進行多項工作的開展，與現代化建設相結合，對醫院檔案管理的維護有著很大的作用，能夠更好的提升工作質量，將醫院檔案的工作執行過程與現代化深度融合。現代化與醫院檔案相輔相成，構成一個完整的管理體系，現代化能夠提高醫院檔案的質量。檔案信息化依賴于計算機，利用現代信息化的技術來進行運算、傳達，具有快速、及時以及準確的特點，檔案信息化區別于傳統的手工檔案的最大的特點就是，計算機能夠很好的代替人腦的使用，通過計算機來運轉、計算，是最為便利的檔案處理方式。計算機應用于檔案實務在我國醫院的歷史上是一個跨越式的改革，有效的替代了傳統手工檔案核算的工作，不僅在檔案處理時間上給我國醫院帶來了變化，在檔案數據處理、處理流程與組織方面也帶來了巨大的變化。

1.3 現代化信息為檔案管理提供更廣闊的空間

2002年，我國頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，規定了電子檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的要求。但是在現實生活中，大部分單位還需要將電子文件轉換成紙質文件保存。目前多數醫院歸檔就是采用紙張和電子歸檔相結合的“雙套歸檔”。而且，可以預見，紙質文件和電子文件“雙套歸檔”在一定時期內還會存在，這是文件載體從紙質向電子文件轉換過渡時期不可避免的現象。信息技術的應用使檔案管理變得更加高效、便捷，也正是通過高新技術的應用，使醫院發展變得更加現代化。而且，檔案管理中應用現代化信息技術，不僅僅只是為了方便歸檔，更重要的是便于對檔案進行管理，對檔案信息進行檢索、獲取、傳輸、處理、存儲、應用等。因此，包括計算機設備、通信設備、網絡設備等現代化的信息設備的引進和普及是我國檔案管理亟需改進的地方，并且現代化信息技術的使用為我國檔案管理提供便捷，也為檔案管理工作提供更加廣闊的空間。因此，我國醫院檔案管理需要按照檔案管理規范，加快改革進程，使醫院檔案管理完成從傳統到高效的轉折，從而促進醫院的檔案管理以及全面發展。

現代化醫院檔案管理已經是未來檔案事業發展的必由之路，信息技術的發展，已經在向我們揭示，處在變革時代的檔案事業，一定會以計算機及網絡為載體，加快檔案事業規范化、公開化發展，以便更好的為我們的社會主義現代化服務。

2 ?加強醫院現代化檔案管理的趨勢

2.1 培養專業的信息技術人才

在推進醫院檔案管理現代化的過程中，當前醫院檔案需要解決的首要問題，是培養能熟練使用信息技術的人才隊伍，同時能夠熟悉醫院檔案管理工作。要對現有的醫院檔案人才隊伍進行改革，這是現代化進程中最關鍵的問題。不僅需要吸收人才還要加強對人才的培訓，也需要現代化專業的隊伍來推動改革，這也是現代化過程中的難點。從當前醫院的實際情況來看，大部分都只擅長醫院檔案相關知識，現有的信息技術人員不能滿足發展的需要，對現代化和醫院檔案活動方面比較欠缺。因此醫院檔案要給信息技術人員創造一個合適的研究環境，可以從根木上提升工作人員的積極性，從心理上將技術人員帶入正軌。技術人員的專業技能在工作中能起到重要的作用，尤其是在現代化進程下，檔案管理的工作人員必須擁有先進的信息技術知識，才能應對當今現代化的檔案管理工作。并且在檔案管理工作中逐步完善自身的知識技能水平，通過不但拓展專業知識，來勝任現代化醫院檔案管理的工作。醫院也應該為檔案管理人員提供一個專業的培訓渠道，通過專業的培訓，來完善檔案管理人員的專業知識與技能，從而更好的為醫院檔案管理工作服務。

2.2 強化醫院檔案信息系統安全建設

系統安全是現代化建設的重中之重。通過實施安全領域管理和身份認證，建立較為完善的信息安全管理機制;醫院需要建立數據備份，部署防火墻和入侵檢測系統，加強信息系統的運營維護，增強網絡防病毒系統等措施，建成比較完善的信息網絡安全技術體系。檔案管理離不開信息技術的應用，而信息技術的使用會為醫院檔案管理帶來一定的風險，從而造成數據的流失，甚至被篡改等風險。因此，醫院應該加強檔案信息風險的防范，強化醫院檔案信息系統的安全建設，防患于未當然。依托標準化、流程化，醫院檔案應建立專門的安全中心，完善醫院檔案信息系統安全建設。醫院檔案現代化的目標不僅要在管理設備和裝備方面有所改善，更需要在醫院檔案活動上有所突破，不斷的提升醫院檔案管理的科技含量和技術支持。醫院內部的檔案信息數據對于醫院來說都是至關重要的，不能夠造成任何的損失，也應該盡可能的避免失竊的可能性。對于目前較為流行的木馬以及病毒等等軟件侵害的行為，醫院應該盡早的設置一些防御措施，從而提升這些非法行為對于醫院檔案數據的侵害，避免一些失誤造成檔案信息的遺漏或者失誤。同時也要避免信息化時代的病毒以及黑客等等不安全的因素，要加強對檔案系統的安全防范，采用機密的存儲方式，對于信息化過程中的檔案信息，要加強身份認證的授權方式，對于工作人員要加強信息系統的安全培訓，從而避免檔案數據的篡改、遺漏。在信息化系統的安全體系中，檔案人員應嚴格按照規定進行工作，包括檔案工作流程、計算機操作流程、信息安全工作等。同時，在檔案風險管理中，還應該加強相關法律建設，完善醫院檔案的立法，使檔案管理更加規范化，對于造成醫院檔案風險的隱患以及破壞性事件要加以嚴懲。

2.3 加強檔案管理信息共享的融合

在發展檔案管理信息共享平臺的融合中，還要完善現代化的檔案信息網絡，實現檔案室庫藏資源的電子化，提高醫院檔案信息資源共享、利用和管理水平。隨著電子信息化的處理，我們可以形成一個巨大的信息網絡，檔案信息可以在網上被檢索和利用，減少檔案外借所帶來的麻煩。根據檔案管理的要求，保證檔案的安全，非特殊情況下，檔案一般不能借出，但在實際工作中，有時為了利用者的方便，將檔案借出也是常有的事，甚至必要時還要送檔案上門，積極主動地提供檔案利用工作。為了保證檔案借出的安全，檔案部門制定了相應的規章制度和管理辦法，手續繁瑣，不僅不利于檔案的利用，也不利于檔案的安全。如果通過信息共享在網上查閱檔案，這些問題可以迎刃而解。信息共享平臺能夠為檔案管理提供更加開放的渠道，使醫院檔案管理更加高效，充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用。

3 ?結語

總之，醫院的深度融合亟需提升。在現代化進程中，信息系統的普及是不可忽視的，醫院在檔案管理的現代化進程中，也應該逐步完善檔案管理的信息技術及手段。現代化建設工作隨著近些年的不斷深化，在醫院中開展的現代化管理模式越來越高效便捷，醫院的檔案管理也越來越現代化，通過逐步提升醫院檔案管理，來完善醫院的管理效率，并且通過培養專業人才來適應現代化醫院的檔案管理，在現代化進程中，完善信息系統安全管理，提升醫院檔案管理效率，保障醫院檔案安全管理，相信我國的醫院檔案管理將會發展的越來越好。

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作者簡介：李杰（1975-），女，遼寧遼陽人，大專，中級（檔案館員），研究方向為檔案管理。