物業管理企業全面預算管理建設研究

廖熳

摘 要 全面預算管理能將企業所有關鍵問題融合于一個體系，是一種行之有效的管理控制方法。物業管理企業作為綜合性的服務型企業，在日趨激烈的競爭環境下，多開辟新的市場與盡量節約成本需要雙管齊下。企業應科學合理地擴大收入和減少成本，既要避免盲目地擴大市場給企業帶來資源緊缺，又要避免過多地壓低成本影響企業的服務品質。本文從全面預算管理的功能出發，介紹全面預算管理實施的基本環節及應當注意的細節。企業應當根據物業企業的行業特征和經營特點，靈活運用全面預算管理，真正體現出全面預算管理在整個企業管理中的實用性。

關鍵詞 物業管理企業 全面預算管理

一、全面預算管理在現代物業企業管理中的作用

全面預算管理是現代企業極其重要的管理控制方法之一，可以促使企業戰略更好地落地，為企業目標的實現提供合理保證，從而增強企業的市場競爭力。從20世紀80年代中期物業管理在我國開始出現到現在，已歷經30多年的發展。物業管理的服務內容也從最初的保安保潔維修到如今的綜合管理服務，物業企業不再僅僅依托房地產，而是進入各個行業的后勤管理，如辦公樓，學校、醫院等。同時，隨著物業企業的不斷發展壯大，物業企業間的競爭也越來越激烈。大浪淘沙，能在競爭中發展的企業，不僅需要從外面市場上多占份額，壯大企業規模，而且要加強企業內部管理，充分利用全面預算管理功能，形成規模經濟。

（一）全面預算管理的規劃與計劃功能

物業管理企業在編制全面預算的過程中將企業戰略規劃和經營目標具體化，成為各部門的工作目標。企業可以根據現有業務及預期增長與收縮，確立預期合同收入、預期物料成本、預期人力成本等，實現資源的合理配置。

（二）全面預算管理的溝通與監督功能

編制全面預算能夠改善企業內部的溝通。如企業制定了合同收入的總目標，則需要開發部門（合同收入的實現部門）與采購部門、人力資源部門相互溝通和計劃，確定與收入目標相匹配的成本目標、人力資源配置目標，從而使各部門制定的目標更加合理明確，也促進了各部門之間相互理解，有利于執行預算目標。

（三）全面預算管理的控制與監督功能

全面預算管理績效目標的設立，為管理者監控企業經營狀況及各部門目標實現程度提供了可比依據。企業可以通過定期或不定期對分解到各部門的預算執行情況進行監督，比較實際經營結果與預算目標的差距，分析差異產生原因，及時發現經營風險，尋求新的增長機會，并相應地修正預算，更好地促進企業經營持續發展。

（四）全面預算管理的考核與評價功能

全面預算考核將各部門預算執行情況與預算目標比較，確定差距并據以評價各部門的工作業績。通過對各部門主要預算指標完成情況的考核，企業對超額完成目標的部門及相關人員予以獎勵，對未達到預算目標的予以懲罰，從而鼓勵員工超額完成任務，實現企業價值最大化。

二、物業管理企業全面預算管理存在的問題

（一）對全面預算管理的功能認識不足

對全面預算的功能認識不足，形成的全面預算目標失去了應有的計劃性和指導性。在很多物業企業，負責人雖然意識到實行全面預算管理的重要性，卻對其功能性認識不足，簡單理解為預算管理僅僅是對年度收入和費用的預計，因而將財務部門作為全面預算編制部門，以財務部門的財務數據與預算數據對比作為執行階段的控制手段。財務部門在缺少和其他部門充分溝通和配合下，為了形成預算利潤，僅憑歷史數據做出的預算，顯然不符合實際。在后期預算執行過程中預算目標與執行結果相差太大，執行部門因此將預算管理認為是形式化管理，全面預算管理失去了應有的嚴肅性和權威性。

（二）在全面預算編制過程中的問題

首先，全面預算編制不是全員參與，尤其是經營中發生費用較少的部門，認為預算管理與自己無關，編制預算只是應付了事，縮小了預算的涵蓋范圍。這導致預算數據只有與經營有關的財務數據，沒有非經營數據或非財務數據指標。

其次，對全面預算管理的內容認識不全面，僅僅將經營預算和財務預算納入預算編制內容，而未將專門決策納入預算。在某些物業企業，購買辦公樓等大型投資未曾納入年度預算，僅僅是負責人決定，辦公會簡單討論即形成決議，未曾考慮無預算給企業帶來的相關財務風險和經營風險。

再次，在預算的編制過程中，業務部門不夠重視，缺少全局觀。業務部門是實現企業戰略目標的重要部門，在預算編制的過程中僅僅從本項目利益出發，從易于完成預算目標出發，抬高項目成本預算，縮小項目利潤。這樣編制的預算往往脫離實際，失去了全面預算的意義。

最后，在預算編制過程中，對各個業務部門及其他職能部門提交的預算，財務部門進行簡單的匯總就形成了整個企業的全面預算。缺少必要的預算審核環節，未審核各個部門提交的預算是否考慮了該企業、該部門的工作目標，是否與完成工作目標相掛鉤，預算數據是否合理。

（三）全面預算未嚴格執行，預算管理形式化

全面預算管理在編制環節缺少對企業外部環節和內部環境的分析，未制定合理的工作目標、計劃和需求。在執行過程中發現無預算項目或超預算項目，但又不得不執行的項目，沒有經過必要的預算調整程序，由負責人簽字后直接執行。

（四）全面預算考核不全面。

全面預算考核內容不全面，僅對預算目標的完成情況進行考核，而忽視對全面預算組織工作的考核。全面預算組織工作考核的目的是提高企業的預算管理水平，是對預算管理各環節工作質量的評價。物業企業的考核主要看各預算單位是否完成了預算的財務指標，而沒有透過對預算執行過程的考核發現預算編制是否準確，預算分析是否及時，是否發現經營中存在的風險，是否有改進建議等等。

三、物業企業改進全面預算管理建設的建議

目前市場上的物業管理企業基本可以分為兩類：一類是應房地產開發產品銷售及售后服務需要而成立的附屬企業。這類物業企業將品質服務放在首位，屬于房地產企業的衍生品，其戰略目標是圍繞品質至上，服務于銷售而制定的。另一類企業則是獨立的物業管理企業，活躍于各個行業的后勤管理區域，以效益最大化作為企業戰略發展的目標和方向。企業應根據自身的特點和戰略目標，實施適合本企業的全面預算管理。

在實施全面預算管理中，必須考慮物業企業自身的行業特點。物業管理企業的收入，如保安、保潔、維修服務收入，停車收費收入，會議服務收入及其他特約服務，主要是按一定收費標準，以合同形式實現。收入比較穩定，影響收入的主要因素是物業服務水平及客戶質量。因此，企業在做收入預算時，可以根據以前年度的收費經驗和當年度的經營目標估算當年物業收入。物業管理企業的成本主要包括勞動力成本、物耗成本、環保綠化成本、設備設施維保成本和其他特約成本等。物業企業屬于勞動密集型企業，勞動力成本和物耗成本在總成本中所占比重較大，是預算管理中需要重點關注的成本。

（一）建立有效的全面預算管理組織體系

物業企業應根據其行業特點、經營規模、組織架構設立預算決策機構、工作機構和執行機構，以防止預算管理松散、隨意，預算編制、執行、考核等流于形式。物業企業應以股東會作為預算管理法定權力機構，負責審議批準企業的年度預算方案、決算方案;以董事會作為預算管理的法定決策機構，負責制訂企業的年度預算方案、決算方案;以財務部作為預算管理工作機構，負責全面預算管理的組織領導和日常工作;以企業內部職能部門以及物業項目處等業務部門作為預算管理的執行部門，負責本部門預算編制、落實、執行、監督、分析等職能。

（二）加強對全面預算管理功能的認識，組織相關學習和培訓

首先，作為企業負責人和全面預算管理決策機構的重要成員，董事長應充分了解全面預算管理的功能和作用。其次，財務部門作為全面預算管理的工作機構，不僅要熟知全面預算管理的功能和作用，還應熟練掌握全面預算管理在編制、執行、監督等環節的相關知識，為全面預算管理的實施提供相應的技術基礎。最后，由于物業企業的特點，業務部門的預算編制人員大多是從一線員工成長為管理人員，其文化水平有限，企業應對其進行必要的預算培訓，以適應預算編制的要求。

（三）完善全面預算管理編制環節

編制全面預算是實施全面預算管理的首要環節，而確定預算目標是編制全面預算的重要前置工作。

首先，企業應以戰略規劃為導向，分析內外部環境，制定年度經營目標，并層層分解至各個專業小組和個人，確定各自相應的預算目標。同時，物業企業在制定預算目標時，應根據企業目前所處的發展階段，確定與之相適應的預算目標。對于初創期的物業企業，其經營的特點是擴大物業管轄區，因此預算目標應將市場開發目標作為重點。對于成長期的物業企業，其經營特點是增加利潤，因而利潤目標是預算重點。對于成熟期的物業企業，其經營特點是縮減成本，因此成本費用目標成為預算重點。

其次，企業業務部門和職能部門在編制預算草案時，應根據企業下達的總體預算目標，結合本單位業務或職能以及內外部環境變化制定本年度預算草案。各物業項目處應根據合同簽訂及履行情況，結合物業管轄區域規模、設施、人員等變化確定本項目收入和成本。物業項目處在成本預算時，既要考慮成本效益原則，又要注重預算范圍的全方位，盡量避免預算執行過程中頻繁調整預算。物業項目處的成本一般包括員工年度薪金、社保福利、設備、管道、電梯維護費、年度檢測費、公用事業費、工程改良支出、設備設施大修理費、清潔滅蟲費、園藝綠化養護費、車庫管理系統維護費、行政管理費、銷售費、企業各種應納稅、企業合理利潤等。企業各職能部門在編制預算草案時，應根據自己的職能，分析上年度本部門預算執行情況，制定本年度預算草案。根據物業企業的經營特點，在編制預算時，宜使用定期預算法和零級與算法。使用定期預算法時，會計期間與預算期間一致，有利于將預算執行數與預算目標數作比較，有利于企業對各部門執行情況進行分析和評價。使用零基預算法，不受以往年度不合理因素影響，能靈活應對內外部環境變化，提高預算透明度，有利于預算控制。

最后，對企業各部門上報的預算草案，財務部門應進行初步審查、匯總，并對匯總后的草案按預算委員會的要求再進行審查和平衡。對于審查中發現的問題，財務部和各有關預算執行單位討論協商后，各預算單位對其草案予以修正。財務部按規定流程形成全面預算草案后，提交董事會，董事會審議通過后報經股東大會審議批準。

（四）加強預算執行的過程管理，做好預算執行分析工作

在預算執行過程中，對成本費用的管控尤為重要。在收入既定的情況下，節約成本費用就是增加利潤。企業應對每項費用實際發生額按照單個項目控制方式及累計費用控制方式進行預算控制，對于超出預算或者預算外費用，應該按照制度約定進行預算調整后執行，最大限度地控制費用支出。

全面預算定案后，對落實到各項目、各部門的關鍵指標應分解到月，將每月的實際發生數與當月預算指標及整個預算期指標進行比較。對預算執行產生的差異數，應結合企業的內部經營管理和外部環境的變化進行分析，查找原因，及時預警，以利于下一執行期采取完善措施。在每執行完一個項目合同時，項目管理人員應對執行情況及時總結，比較預算數與實際數的差異，評價合同履行情況，形成分析報告，為制定新的計劃積累經驗，實現合同動態管理目標。

（五）健全評價考核體系，推動全面預算管理功能的實現

要保證全面預算管理目標實現，必須要建立完善的評價考核體系。首先，企業應建立專門的預算評價考核委員會，對各部門及項目的預算執行情況進行監督，并按照執行結果公正地進行考核和激勵。其次，企業應設立標準化的內控和考核制度，以物業費收繳率、多創收入、成本費用、利潤率等財務指標作為基礎指標;結合物業服務品質、客戶滿意度等非財務指標作為績效考核指標，綜合考慮預算執行情況，將其量化到貨幣層面，把責任落實到人頭，進行相應的獎勵與處罰。最后，企業在實施評價考核制度時，應以月度或季度作為評價考核周期，這樣才能對預算執行過程進行有效監督，及時發現問題，采取有效補救措施，以保證預算目標的實現。

（六）加強物業公司合同風險管理，以順利實行全面預算管理

物業企業各項目與客戶之間的權利義務大多以合同確定，在實施全面預算管理過程中，為了應對一些法律糾紛，企業需要成立專門處理法律糾紛的法務部門。一是針對已涉訴的事件和合同糾紛進行管理;二是對企業現階段擬簽的合同進行審核，避免后期在全面預算管理工作中出現合同上的法務問題。

四、結語

全面預算管理是在戰略指導下全員參與的過程，物業企業運用這一科學的管理方法，通過企業各部門的緊密合作配合，一定能將企業有限的資源最大化地合理利用，提高經濟效益，增強企業的市場競爭力。

（作者單位為北京國天健宇物業管理有限公司）

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