公立醫(yī)院材料核算信息化的問題與對策

范東瑛

摘 要 隨著公立醫(yī)院規(guī)模的擴大，業(yè)務(wù)量不斷上升，對材料、藥品管理要求也不斷提高。一些納入政府采購目錄的耗材通過網(wǎng)上政府采購，便于查詢，醫(yī)用高值耗材在臨床科室設(shè)立二級庫，實時跟蹤材料的使用情況。通過信息系統(tǒng)軟件辦理驗收入庫記賬核算，全方位監(jiān)測材料的入庫、出庫，實現(xiàn)了有權(quán)限的管理者對信息的共享。本文旨在分析公立醫(yī)院材料核算信息化的必要性及其現(xiàn)狀和存在的問題，并提出改進措施。

關(guān)鍵詞 公立醫(yī)院 信息化 核算

一、公立醫(yī)院材料核算信息化的必要性

醫(yī)院材料是指在使用過程中一次性使用，沒有實物形態(tài)的資產(chǎn)，包括衛(wèi)生材料和其他材料。衛(wèi)生材料是指病人在經(jīng)過檢查及治療后使用過的逐漸發(fā)生變化或消失的實物，主要分為介入衛(wèi)生材料、治療的衛(wèi)生材料、特殊衛(wèi)生材料以及一次性的衛(wèi)生材料。其他材料包括辦公用品、勞保用品、印刷品、雜品、五金工具、電器、水暖等。

手工記賬時期，每月需根據(jù)倉庫轉(zhuǎn)來的入庫單及領(lǐng)用單審核其合理性、合法性，按具體物資品名登記明細賬，及時結(jié)出庫存數(shù)量、金額。每月末及時編制材料收支存月報表，與倉庫核對數(shù)量，與財務(wù)科一級明細賬核對金額，每月材料核算數(shù)量，金額發(fā)生額大，月底賬面數(shù)與報表數(shù)核準工作量很大。由于按發(fā)票入庫，每月會計報表中的科室支出不是真實領(lǐng)用，購入也不是當月真實采購，財務(wù)科的一級明細賬無法真正統(tǒng)馭數(shù)量金額賬的實際發(fā)生額。

隨著醫(yī)用耗材使用量大增，對材料的管理要求也越來越高。材料從入庫到領(lǐng)用需全面跟蹤，反映每個步驟的實際情況。對于醫(yī)用高值耗材需計算科室的每月實際領(lǐng)用，并可實時監(jiān)測庫存量，以準確核算科室成本。醫(yī)用耗材有些計費，有些不計費，手工記賬不能實時監(jiān)測實際發(fā)生額。

二、公立醫(yī)院材料核算信息化后的現(xiàn)狀

臨床科室根據(jù)自身的實際需求，在與采購員溝通以后，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)的采購系統(tǒng)的采購目錄內(nèi)選擇物品數(shù)量、單價，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批以后，采購員根據(jù)網(wǎng)上信息采購。臨床科室、采購員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都可以實時關(guān)注物流狀態(tài)。使用信息化管理以后，系統(tǒng)共有入庫管理、出庫管理、庫存管理、會計管理、字典管理等幾個功能模塊，全方位服務(wù)會計查詢，并能實現(xiàn)個人權(quán)限下的資源共享。

（一）入庫管理模塊

入庫管理模塊包括入庫業(yè)務(wù)、發(fā)票補登、請匯業(yè)務(wù)、付款匯總報表、入庫單明細查詢、入庫按單位查詢等。其關(guān)鍵環(huán)節(jié)是入庫業(yè)務(wù)和付款匯總報表。

1.入庫業(yè)務(wù)

平時耗材送達、驗收以后，若是屬于臨床科室備貨的，則辦理預(yù)入庫手續(xù)，輸入數(shù)量、單價等，待臨床科室實際使用以后，由臨床科室審核，會計記賬并確認出庫。設(shè)立二級庫，可以計算高值耗材實際科室成本，不虛減利潤，又可以實時監(jiān)控耗材庫存量，以防資產(chǎn)流失，對于高值耗材更可以直接跟蹤至具體使用的病人。其他材料則根據(jù)倉庫審核無誤的送貨單或發(fā)票核對系統(tǒng)里的制單狀態(tài)的入庫單，進行審核記賬。會計保留送貨單，待發(fā)票送達后補登發(fā)票號碼、發(fā)票日期，生成入庫單并打印。對于一進一出的賬務(wù)入庫，審核記賬以后自動生成出庫單并審核記賬，減少了會計的工作量及會計差錯。

2.付款匯總報表

通過付款單-未付-核算報表，反映已入庫但發(fā)票未到的供貨商及材料的金額及其明細;付款單-已付-核算報表反映已入庫，發(fā)票已到的供應(yīng)商及材料金額及其明細;請匯單（已付）報表反映已收到發(fā)票，形成請匯單即將付款的供應(yīng)商及材料金額及其明細，內(nèi)容還包括以前期間發(fā)票未到本期已到的發(fā)票。3種報表均可按選定會計期間查詢。隨著期末發(fā)票的到來，請匯單形成，也生成了本期付款單（未付）-核算報表和付款單-已付-核算報表，本期的付款單（未付）-核算報表和付款單-已付-核算報表中的總計金額之和等于本期入庫總金額。財務(wù)科一級明細賬可真正統(tǒng)馭數(shù)量金額明細賬的實際發(fā)生額，如供應(yīng)商查詢匯款情況，可直接通過請匯單已付報表查詢該供應(yīng)商的已付金額，并可提供物品明細及發(fā)票號明細;通過付款單-未付報表反映醫(yī)院對該供應(yīng)商還有多少金額未付及其物資明細;入庫單明細查詢，按流轉(zhuǎn)單號或物資名稱在選定的會計期間，查詢?nèi)霂烨闆r。

（二）出庫管理模塊

出庫業(yè)務(wù)，對于倉庫轉(zhuǎn)來的出庫單及時審核、記賬。已記賬形成的出庫單由于按送貨單入庫，因此反映的是臨床科室當月實際領(lǐng)用。按科室查詢，在選定的科室，選定的會計期間，選定的物品名稱可查詢具體科室的領(lǐng)用情況。出庫單按用途查詢，可統(tǒng)計按其他材料或?qū)ｍ椢镔Y或低值易耗品類別下的各科室領(lǐng)用合計。出庫單明細查詢，按品名或模糊品名查詢領(lǐng)用情況。

（三）庫存管理模塊

1.庫存查詢

可查詢各個物資的實際庫存數(shù)量，可選定會計期間，選定規(guī)格型號，搜索后類似的物品名稱會全部顯示。

2.盤存業(yè)務(wù)

盤存業(yè)務(wù)即在每月末自動生成材料盤點表，經(jīng)與實物核對以后，改變盤盈盤虧表中的實盤數(shù)量形成盤點表，同時自動生成材料盤盈入庫單、盤虧出庫單，經(jīng)保管員，會計簽字確認后上交財務(wù)科。改變了手工賬時期以卡片數(shù)量核對實數(shù)，以實數(shù)加已領(lǐng)用未記賬減去已收貨未入賬的數(shù)量再與賬面數(shù)核對，前者大于后者為盤盈，小于后者為盤虧。現(xiàn)在盤點表上的物品庫存是庫房實際庫存，大大減少了核算的工作量。

3.單據(jù)沖紅

對于紅字沖銷的單據(jù)設(shè)置單據(jù)沖紅功能，選擇沖紅的入庫單或出庫單，點擊一鍵記賬。

（四）會計管理模塊

1.會計月報

可選定會計期間，自動生成會計月報，報表中入庫金額反映本月實際采購金額，包括本月發(fā)生、貨到發(fā)票未到和本月發(fā)生、發(fā)票已到的入庫金額，出庫金額反映本月發(fā)生實際領(lǐng)用金額。報表的入庫金額與領(lǐng)用金額應(yīng)分別與入庫單明細金額合計、出庫單明細金額合計一致，財務(wù)科一級材料明細賬可真正監(jiān)督數(shù)量金額明細賬，與數(shù)量金額明細賬真實發(fā)生額保持一致。

2.會計期間

在月末結(jié)賬前設(shè)定會計期間，用于生成會計月報的期間。

（五）字典管理模塊

字典管理模塊包括物資字典和商家單位等。物資字典用于維護物資的核算類別及品名、規(guī)格，包括一級核算類別和二級核算類別。例如，總務(wù)材料庫房一級核算類別包括其他材料、專項物資和低值易耗品;二級核算類別在其他材料下包括辦公消耗用品、印刷品、勞保用品、清潔用品。在專項物資下設(shè)維修材料及其他常用材料。低值易耗品包括家具、計算機設(shè)備與軟件、辦公設(shè)備、棉紡織品、通信設(shè)備、電氣設(shè)備、炊事用具、廣播、電視、電影設(shè)備、文體設(shè)備及其他低值易耗品。在核算類別下，新增物資添加到相應(yīng)的核算類別項下。

三、材料管理存在的問題

（一）驗收不嚴格

有些材料采購以后直接送達臨床，無人驗收。有些采購員直接驗收，直接送達臨床，無第三方監(jiān)管，違背了內(nèi)控制度中的不相容崗位相分離的原則。

（二）采購數(shù)量大

由于采購人員及其他相關(guān)人員缺乏專業(yè)知識，臨床申請就隨意審批或根據(jù)以往經(jīng)驗采購，造成一定程度的浪費。

（三）入庫程序不嚴謹

會計審核記賬被動采用倉庫轉(zhuǎn)來的制單作為入賬記錄，有時保管員根據(jù)個人習(xí)慣，套用其他規(guī)格入庫，或套用其他品名入庫，輸入品名不規(guī)范等等，帶來賬面混亂。

（四）人工盤點工作量大

月末庫存盤點，因庫存數(shù)量大，人工盤點工作量比較大，容易出錯。庫存材料擺放不分類，沒有物品標簽，難以找到需要盤點的物資。

四、改進公立醫(yī)院材料信息化核算的措施

（一）材料采購要納入預(yù)算管理

應(yīng)根據(jù)前3年的各項材料領(lǐng)用的平均金額制定本年度采購預(yù)算金額，采購預(yù)算的實施由后勤保障部門掌握年度采購進度，使用經(jīng)濟批量法來確定醫(yī)院一次訂貨的數(shù)量，可實現(xiàn)訂貨成本和儲存成本之和最小化。醫(yī)院的耗材需求基本是穩(wěn)態(tài)發(fā)展的趨勢，需求量比較穩(wěn)定，單價比較固定，所以適合使用經(jīng)濟批量法制定訂貨批量、最佳訂貨批次和最佳訂貨周期。依據(jù)經(jīng)濟批量法確定進貨時間點和批次量，可以有效降低耗材的總體采購、倉儲成本，將庫存量控制在一個最佳狀態(tài)，以確保臨床工作正常有序地開展。

（二）材料領(lǐng)用消耗預(yù)算管理

醫(yī)院財務(wù)科材料會計，統(tǒng)一計算出醫(yī)院各科室前3年的各項材料平均消耗金額，將數(shù)據(jù)發(fā)放給各個科室。各科室根據(jù)本年度業(yè)務(wù)收入預(yù)算來修訂本年度消耗數(shù)量和金額，并將修改后的年度材料消耗預(yù)算上繳財務(wù)科。財務(wù)科匯總后，報醫(yī)院預(yù)算和指揮機構(gòu)，根據(jù)制定醫(yī)院年度財政預(yù)算總體目標及預(yù)算方案，批復(fù)醫(yī)院年度各科室消耗預(yù)算，并制定年度各個部門預(yù)算考評獎懲方案。嚴格驗收手續(xù)。材料采購應(yīng)通過政府采購，公開化，透明化。對于臨床領(lǐng)用物資都建議設(shè)置二級庫，由倉庫的出庫單轉(zhuǎn)科室的入庫單，按每月科室實際消耗數(shù)確定科室支出，不定期抽查科室?guī)齑媪浚箍剖翌I(lǐng)用預(yù)算更接近實際。

（三）對于購入的材料使用條形碼

入庫時，隨著供應(yīng)商、數(shù)量、單價，出廠編號等的錄入，經(jīng)審核記賬以后，系統(tǒng)形成物資臺賬信息，生成標簽并打印，經(jīng)配對以后貼于材料包裝上，出庫時再掃一下條形碼，表示出庫。這個擁有條形碼的材料若在臨床科室的二級庫，可根據(jù)科室的權(quán)限，輸入資產(chǎn)編碼，查閱材料的供應(yīng)商、生產(chǎn)日期、出廠編號等信息，物資管理部門又可以根據(jù)二級庫材料的使用情況，及時核對二級庫的庫存，減少了資產(chǎn)的流失。改變了過去隨著科室領(lǐng)用，就失去了材料的信息，或很難獲得材料的信息。對于擁有條形碼的庫存物資，根據(jù)條形碼上的資產(chǎn)編碼，登錄系統(tǒng)后，可迅速查閱其入庫日期、出廠批號，供應(yīng)商等信息，也可用PDA先下載臺賬數(shù)據(jù)，再掃描材料的條形碼，根據(jù)顯示出的資產(chǎn)編碼在系統(tǒng)中查閱該材料的相關(guān)信息。在庫存材料的盤點中，用下載過信息的PDA掃描材料包裝上的條形碼，掃碼完成后，上傳信息，在材料清點里顯示未清點資產(chǎn)，然后核實實際情況，是否條形碼損壞或資產(chǎn)盤虧，確認后自動生成盤點表。

（四）加強職業(yè)道德教育

提高倉管和財務(wù)人員的職業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神，認真履行職責。引入競爭機制，定期輪崗，與時俱進，解放思想，提高專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力。對于工作突出的職工給予獎勵晉升，可使其參與管理，給予更高的平臺發(fā)揮作用。

（作者單位為蘇州市立醫(yī)院北區(qū)財務(wù)科）

參考文獻

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