OFFICE辦公軟件在計算機中的運用研究

杜濤

摘 要：為了提高OFFICE辦公軟件的操作熟練度，針對其在計算機中的運用，分別論述Word、Excel、Power Point的操作流程與技巧，了解不同辦公軟件的功能，在辦公過程中能夠充分發揮軟件的作用提高工作效率，旨在加強辦公便捷性與效率。

關鍵詞：OFFICE辦公軟件;計算機;Word;Excel

OFFICE辦公軟件在現代化企業中是十分普及的軟件，有利于提高企業工作效率，保證工作質量。但是因為OFFICE辦公軟件涉及到不同種類，加之操作比較復雜，所以在計算機中操作與運用有時會面臨一些問題，因此企業工作效率的提升。鑒于此，人們操作OFFICE辦公軟件期間，必須要全面了解操作技巧，熟練掌握之后便可以有效提升軟件的運用效率。

一、Word辦公軟件在計算機中的運用

Word是OFFICE辦公軟件的基礎，是企業辦公必不可少的軟件之一，主要內容是負責文字處理，將人工記錄、檔案儲存的傳統形式加以創新，顯著提高辦公效率。當前我國進入信息化時代，Word更加成為人們必備的辦公技能。Word軟件的主要功能是編輯文字，操作者點擊鼠標右鍵在計算機桌面創建 Word文檔，并且將文件打開，即可進行文字編輯操作。Word 軟件包括幾個菜單，即開始、插入、頁面布局、引用、郵件、審閱、視圖等，操作者單機鼠標選擇需要的功能，即可完成對應操作。完成文字編輯之后單擊開始選項，調整文檔字體的顏色與字號，最后保存即可[1]?！氨４妗惫δ芸梢灾苯狱c擊頁面左上角的保存按鍵，也可以通過快捷鍵“shift+S”保存。一些輸入錯誤的文字，直接用鼠標選中，利用鍵盤上的刪除鍵或者Delete鍵將其刪除。

如果要在word文檔中插入公式或者符號，選擇插入菜單的“公式”“符號”進行選擇與編輯即可。如果要在word文檔中查找內容，可以在菜單中找到“查找替換”，將查找的關鍵詞輸入，或者操作快捷鍵“shift+F”快速查找文字段落。企業中的工作人員在操作Word軟件，必須要掌握文檔管理的有效方法，保證文檔中內容安全性。建議將一些重要內容文檔加密，以免文件內容外泄。首先將word文檔打開，單擊“密碼設置”中的“修密碼”選項，這時系統會彈出軟件提示框，操作人員輸入密碼即可完成加密操作，后期如果需要查看文檔中的內容，只需要操作人員輸入密碼將文檔打開。已經加密的文檔只能通過密碼才能夠查看，其他用戶不具備修改的權利，也可以設置軟件密碼，將文檔變更為只讀文檔，這樣一來文檔便不能夠被任意修改。以免文件管理不慎出現丟失的問題，操作人員必須掌握文檔恢復技能。如果因為操作失誤，在沒有保存的情況下退出文檔，有可能會導致部分文檔內容丟失，這是可以在“文件”菜單中選擇“另存為”，將文檔的保存格式設置為“RTF格式”，隨后保存即可。將已經保存的RTF格式文檔打開之后，再次單擊“另存為”選項，設置為“Word文檔模式”之后再次保存，將已經丟失的文件快速恢復。如果是計算機在非人為操作的情況下關機，也會導致文檔數據丟失，這種情況要想恢復數據比較繁瑣。為了規避這一問題，建議啟用Word自動備份，在菜單中的“工具”“選項”中單擊“文件備份”并且保存，從而完成文檔自動備份操作。

二、Excel辦公軟件在計算機中的運用

Excel軟件的功能是制作表格，是辦公基礎軟件，通過Excel軟件能夠實現大量數據分析、統計、計算，保證數據操作的精準性。創建Excel表格與word文檔的方式相同，有開始、插入、頁面布局、公式、數據、審閱、視圖等菜單選項，將表格打開之后按照需求調整表格的大小，輸入數據之后，利用表格工具欄中求和、排序等功能，由計算機自動計算數據，保證數據計算結果的準確性與效率[2]。另外，記錄大量數據篩選過程也比較繁瑣，如果采用傳統的人工篩選方式，可能無法按時完成，還會導致數據出錯。這時通過Excel軟件中的數據篩選功能便可以自動篩選出需要的數據，同時保證了操作的質量與效率。除此之外，為了能夠更加清晰、直觀的了解數據變化，Excel軟件具有插入圖表的功能，操作者按照需求選擇插入折線圖、餅圖或者柱形圖等，這是Excel辦公軟件的優勢之一。

三、Power Point辦公軟件在計算機中的運用

Power Point軟件和Word文檔的相似度較高，操作者在桌面新建文檔之后可以編輯文字，但是區別在于Power Point除了編輯文字以外，還可以插入圖片、聲音、視頻等元素，使文本內容更加豐富。Power Point軟件菜單包括開始、插入、設計、動畫、幻燈片放映、審閱、視圖等，插入聲音、視頻操作有一定難度，將需要插入的素材與演示文稿保存在相同文件夾，期間演示文稿內的聲音、文字務必要保持同步[3]。插入視頻時，選擇插入菜單的 Flash 文檔，找到視頻儲存的文件夾，單擊鼠標右鍵選中動作設計，單擊超級連接，之前選中的視頻插入到演示文檔。Power Point 軟件的操作有時需要標記重點，操作者在工具欄中找到“指針”，單擊右鍵選中，隨后使用劃線筆功能將文本中的重點標記出來。實際操作過程中創建三維模型難度較大，在 “三維繪圖”中單擊快捷鍵選擇需要的圖形，在繪圖欄中選擇模型，通過描邊、填充等基礎功能完成三維模型的創建。

結束語：

綜上所述，計算機中的OFFICE辦公軟件是最為基礎的操作項目，操作者掌握Word、Excel、Power Point軟件的操作方法，可以熟練應對辦公過程中的問題。但是辦公軟件在計算機中的應用，還涉及到一些難度較大的操作，具體需要在實踐中總結經驗，利用OFFICE辦公軟件解決工作中數據、文本等方面的問題，以此提高辦公效率。

參考文獻：

[1]張海燕.以提高中職生計算機辦公軟件應用能力為導向的教學對策[J].科技經濟導刊，2019，27（19）：159.

[2]胡娜.計算機辦公軟件課程中行動導向教學的應用分析[J].課程教育研究，2018（23）：19.

[3]邱陽.基于案例教學的計算機基礎課實踐探究——以Office辦公軟件為例[J].教育現代化，2018，5（19）：277-279.