現代秘書工作所需要的職能

彭博雅

摘要：文章通過描寫現代秘書工作所需要具備的職能素養，并借鑒古代秘書工作中所體現的職能，總結出現代秘書工作的需要注意的啟示。

關鍵詞：現代秘書;古代秘書;職能素養

古代秘書在日常工作中具備的職能有文學才能、參謀勸諫才能以及管理才能，現代秘書在日常工作中需要幫助領導處理文書工作，協助領導決策以及傳達決策命令等工作，也需要具備這些職能素養。

1 現代秘書應具備文學才能

作為一名秘書人員最基礎的要求是做一個“筆桿子”，也就是說秘書人員應具備寫作能力并有深厚的文學功底，并養成讀書習慣樹立終身學習的理念，不斷更新自己的知識與素養，本文所寫古代五大著名秘書之所以可以被君王所重用首先在于他們不凡的文學才能。

現代秘書應具備優秀的文學功底與文學才能，要寫得一手好的文章，尤其是對于公文的寫作能力。姜尚的《六韜》論述了很多治理國家和軍隊的理論與方法，對后世產生了很大影響。魏征不僅編著《群書治要》這篇歷史巨著，更寫了很多流傳百世的詩篇，能看出文學成就顯著，文筆功底強，文學才能突出。這啟示現代秘書應具備良好的文學功底。

現代秘書應具備熟讀各種文章、書籍，尤其是秘書相關專業書籍的閱讀能力，以及具備終生讀書學習的思想，張良熟讀太公兵法，并講給劉邦聽，劉邦非常接受并經常使用其中計謀，因熟讀兵法所以能夠善用各種兵法后得重用，這啟示現代秘書只有熟讀才能夠理解才能將知識運用到日常工作的實踐中去，這就要求現代秘書時時儲備應用文知識并將應用文寫作方法等熟記于心才能在需要的時候才思泉涌。

現代秘書應具備良好的禮儀禮貌，像霍光一樣熟讀儒學經典重視品德、文學的作用，他的行為和語言受到了儒家思想的影響，他善于以儒學經典約束自己，熟讀儒家典籍以使得自身行為合法合規受人尊敬，增強自身的文學與政治修養。這啟示現代秘書應該注重自己的禮儀禮貌，這也是文學職能中的一部分。

古代秘書帶給我們的啟示是要成為一名合格的秘書應具備全面的文學才能，首先應具備的是文學職能其中包括具有良好的文學功底也需要我們有良好的禮儀禮貌，現代秘書工作要求秘書必須具備突出的書面表達能力，也就是寫作能力。秘書人員必須具有扎實的文學基礎，這是秘書人員的最基本的素質要求，像上述姜尚、管仲、張良、魏征以及霍光一樣，具備高超的寫作能力，才能在日常秘書的各種公文寫作工作中游刃有余。只有日常多讀書，多看有關公文以及秘書寫作的相關內容，才能具有一定的公文寫作常識，了解公文寫作語法和邏輯知識、熟悉公文的種類、用法和格式;才能在公文寫作時語言做到準確、生動、簡潔，做好掌管文書和協助領導日常工作的助手。

2 現代秘書應具備參謀勸諫能力

在秘書工作中勸諫參謀的工作也非常重要，是秘書工作中不可或缺的一部分，參謀勸諫的能力需要有一定的藝術與方法，是對領導的工作出謀劃策、提出意見，秘書參謀勸諫工作的內容必須與領導決策活動的需要相一致，參謀活動要圍繞領導工作開展。秘書工作的特點和性質決定了秘書參謀勸諫活動的內容十分廣泛，主要分為兩個方面：一是與領導決策工作有關;二是與領導日常事務有關。秘書應積極充分發揮的兩方面的參謀勸諫作用。

現代秘書應該在參謀勸諫的時候注意參謀勸諫的技巧，勸諫分為直諫、喻諫、委婉的進諫、諷諫等，直諫就是直言相勸，能夠快速的明確表達自己的想法與態度，但是一定要注意領導的性格，像唐太宗是個性格仁愛可以接受各種建議的人，才可以像魏征一樣采取直諫的方式輔助決策;諷諫，是使用委婉的言語進行勸告，使其改正錯誤。用暗示、比喻的方法進行勸告，例如管仲用易牙、衛開方、豎刁三人所做的不好的事情暗示齊桓公務必要疏離這三人，后齊桓公聽取了他的建議任用了隰朋，他采用了諷諫的方式使得齊桓公能夠受用;張良用最不受劉邦喜歡的人都能被重用，那何況是其他的官員，用暗示的方法讓劉邦能夠很清晰的想明白這一道理，從而使其采納了他的建議。

參謀勸諫能力是秘書的重要職能以及日常工作中非常重要的一部分，秘書的工作內容其中的一個重要內容就是充分發揮參謀勸諫的軍師作用，包括為領導的決策提供相應參考依據，還包括發現領導在決策等工作中的失誤以及不好的地方，從而提出相應的意見、建議，保證領導決策以及工作的科學性準確性，避免發生重大的不可避免的失誤。要想做好參謀勸諫的工作，需要參謀勸諫的藝術與方法，語言應生動形象讓領導能夠很快理解意圖，現代秘書應具備高超的參謀勸諫的能力才能更好地輔助領導進行日常工作。

3 現代秘書應具備的處事方式

秘書作為一個連接領導與下屬的紐帶作用的職位，更應該注意自己的處事方式，做到像姜太公一樣自信強勢幫助領導好好地統領下屬，像管仲一樣不拘小節聰敏機智面對一些突發情況時巧妙的處理，像張良一樣堅忍在任何場合都能夠不屈不撓，像霍光一樣小心謹慎的對待日常的工作。

現代秘書的處事方式應該是聰敏機智、不拘小節的，這也可以說是一種應變能力，而在秘書人員的日常工作中需要面對很多突發的情況，這就需要秘書人員具備應變能力嗎，也就是說秘書人員的處事方式應該按照不同的人運用不同的方法去對待;不同的事情也要運用不同的方法去處理，并在危機情況發生時盡快的做出反應，將事情的不好影響控制在最小。

現代秘書的處事方式應該是比較堅忍、忍耐，作為秘書人員要對待無理的人以及面對一些突發的情況時，應當保持忍耐平和的心態，在任何情況下面對對任何人都應該平和忍耐的面對做到不卑不亢;面對領導時更應時時牢記秘書的職責是輔助領導進行日常工作，應該本著一種為領導服務的態度去進行日常工作。

現代秘書的處事方式應該是沉著冷靜、細致慎重的，這說明作為一名秘書應當時刻保持一顆細致小心謹慎的心去處理遇到的任何事情，這啟示現代秘書不管遇到什么情況都應該沉著細致，秘書工作人員的日常工作也包括對于文件檔案的保存，這需要秘書具有細致慎重的品質才能做好這一工作。

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（作者單位：河北民族師范學院）