基層單位檔案數字化管理的現狀與對策分析

摘要：在新時期，隨著電子化、信息化、網絡化快速發展，對人們生活、工作和學習等方方面面產生非常重要影響。基層單位檔案不僅能夠對個人信息進行全面記錄，而且也能夠幫助個人不斷的成長。檔案數字化管理可以簡化檔案管理流程，使檔案管理工作更加方便、快捷、高效，確保基層單位檔案管理的質量與水平，充分發掘檔案的價值。本文通過對基層單位檔案數字化管理存在的主要問題進行探究，并采取相應的解決措施，加強檔案數字化管理效果，保障基層單位檔案信息資源得到有效開發與利用。

關鍵詞：基層單位;檔案管理信息化;平臺建設

引言

基層單位檔案管理工作不僅能夠真實記錄并反映基層單位的發展歷史，而且也能夠反映出一個基層單位的綜合實力。檔案信息資源開發主要是對基層單位檔案管理水平進行全面評價，體現出基層單位管理工作質量。科研、管理、服務等相關活動中發揮著非常重要作用。檔案信息資源的創新與開發很受人們關注，但是檔案資料內容復雜、信息繁瑣，不利于統一管理，利用檔案數字化管理，能夠對檔案資料文獻進行快速篩選，確保基層單位各種檔案資料更加齊全。

1基層單位檔案數字化管理的主要現狀

1.1基層單位檔案數字化管理觀念陳舊

從實際情況來看在基層單位檔案數字化管理的過程中，由于基層單位領導對檔案管理工作不夠重視，檔案管理意識淡薄，甚至認為檔案管理可有可無，這樣就導致基層單位推進檔案數字化管理效率不高。很多基層單位依然以手工檢索為主，教育信息資源開發和建設嚴重滯后，導致基層單位檔案數字化管理受到嚴重阻礙。在檔案管理的過程中，忽略了檔案信息資源的深入開發和利用。

1.2基層單位檔案管理手段和方式落后

在基層單位檔案數字化管理時，由于管理手段和管理方式沒有做到與時俱進，無法適應新載體和新技術發展需求。盡管許多基層單位的辦公條件得到保障，但對檔案管理部門缺乏資金投入，無法適應高速增長檔案工作需求，這樣就導致檔案信息化管理開展效果不理想。目前許多基層單位在檔案管理方面依然存在著“重藏輕用”的問題，只注重對檔案資料的保存，沒有能夠深入挖掘檔案資料隱藏信息。還有一部分檔案管理人員認為只要檔案資料不丟失、不損壞即可，無需對檔案資料進行開發與利用。

1.3基礎設施不完善

檔案數字化管理需要硬件基礎設施和軟件基礎設施，其中硬件設施，包括網絡通訊設備、掃描設備和大型服務器。由于這些設備投入成本非常高，許多單位缺乏足夠的預算，這樣就導致基礎設施不完善。還有單位在引入了大量的基礎設備之后，沒有能夠引入配套軟件服務，這樣也會導致檔案信息化管理效率不高，嚴重影響了檔案數字化管理的水平。

2基層單位行業檔案管理工作的主要策略

2.1積極加強數字檔案管理平臺建設

隨著互聯網加的快速普及與推廣，對各行各業產生了深刻的變化。基層單位檔案管理數字化平臺建設，不僅可以節約大量的人力物力，也能夠對基層單位檔案資料進行在線處理，提高檔案管理的整體質量與水平，還能夠探索出更加先進的管理系統，幫助基層單位檔案信息資源管理更加的豐富。要想完善檔案信息化建設的質量與水平，最主要的就是從領導人開始，摒棄傳統、落后的思想觀念，重視檔案管理重要價值，對檔案信息化管理的重要作用進行深入分析，這樣才可以確保檔案數字化管理順利開展。在信息檔案建設的過程中，由于需要長時間的架構才能夠順利實現，所以要加強對人員的培養，通過對檔案管理人員進行信息化培訓，讓他們把握化信息資料的基礎知識，確保檔案管理的操作水平全面提高。加強對檔案管理人員的培訓，讓管理人員的綜合素質得到全面提高，正確運用信息管理技術對計算機軟件進行管理，確保檔案數字化管理利用效率全面增強。積極聘請優秀的信息化管理人才和專業的基礎人員，對檔案信息化系統進行及時的維護，在發現問題時也能夠及時處理，確保信息安全。

2.2提高服務意識，豐富檔案管理的內容

在新時期基層單位檔案工作開展的過程中，必須要增強檔案管理人員的服務意識，充分通過自身的工作，保證為社會公眾提供高質量的檔案管理服務。加強檔案內容建設，確保基層單位檔案具有高效性、完整性、真實性，全面記錄并反映基層單位行業的發展歷史進程，提高基層單位檔案的整體利用效率。在新時期，最主要的就是積極加強對基層單位檔案管理工作深入推廣與普及，確保基層單位檔案管理更加的高效穩定，滿足基層單位檔案的實際需求。加強對基層單位檔案人才的培育，讓他們能夠掌握計算機系統的相關知識，保證檔案資料錄入更加準確高效。在檔案數字化管理的過程中，必須要對檔案信息化管理建設做好統一，由于信息化建設是一項復雜的工程，必須由單位領導制定明確的目標，通過對人員配置，資金投入等變量因素進行充分的統籌規劃，這樣才能夠確保檔案信息化管理建設，嚴格按照既定的流程完善檔案信息系統的設計與優化。

在檔案數字化管理的過程中，必須積極利用數字化管理規章制度由國家檔案局進行統一管理。結合檔案實際工作單位的特點，建設相應電子檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實。在檔案信息建設的過程中，最主要的就是堅持系統性、安全性、規范性、效益性的原則，保證檔案數字化管理工作順利開展，通過信息化的管理保證信息系統得到全面優化，促進檔案管理的水平得到有效提高。項目檔案其中一個重要的作用就是為后續項目提供參考和依據，若項目檔案本身的廣度和深度都不符合要求就直接歸檔或移交了，如何為后續項目提供參考，今天的認真，是對明天的負責，資料歸檔不僅僅只是為了完成合同的收口，還涉及到此后的項目審計、質量監督、檔案驗收、概算調整、項目驗收等，因此對項目檔案的接收檢查工作要做到全面、細致，嚴防“帶病”資料。

2.3加強對檔案數字化管理的投入力度

從現階段來看，在檔案數字化管理的過程中，必須要從資金、技術、設備、管理等方面加大投入，這樣才能夠確保檔案數字化管理管理水平全面增強，通過制定合理的檔案規劃及目的，能夠確保各個資源項目得到優化，保障信息化系統的順利開發，也能夠改善檔案硬件設備和軟件設施。檔案管控模式及方式多種多樣，主要是以更好地滿足檔案規范化管理要求以及適應企業自身實際情況為出發點，實現管理現代化、隊伍專業化、效益最大化，以適應新時期企業檔案工作發展要求，做實、做深、做精基層建設單位檔案管理工作。

結語

總而言之，在新時期必須要積極推動檔案的管理工作的開展，確保檔案資源的利用水平全面增強，順應新時期的發展，完善檔案管理信息化和網絡化建設，確保信息庫的“鮮活度”，實現日常管理信息動態化和科學化。

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作者簡介：詹小平（1975年5月—），男，漢族，四川廣安市人，江南大學，行政管理.