現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響與方法

謝媛青

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和科技不斷迅速的發(fā)展，現(xiàn)階段我國已經(jīng)步入信息化時(shí)代，對(duì)我國現(xiàn)代辦公技術(shù)有著十分重要的影響，它成為了檔案管理工作的常態(tài)，使其由原來的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變成為了電子文件，它雖然為現(xiàn)代辦公技術(shù)中檔案的管理有著一定的作用，但是，它也為傳統(tǒng)的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，對(duì)此，需要針對(duì)現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響和對(duì)策展開進(jìn)一步的分析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;影響;方法;對(duì)策

現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作，主要是指計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作，相比于傳統(tǒng)的檔案管理而言，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理具有眾多的優(yōu)點(diǎn)，它能夠?qū)⑽募蜋n案在計(jì)算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備上進(jìn)行傳輸和分享等等，突破了空間的局限性，也為人們的日常辦公帶來了一定的便利條件。

1.現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

1.1改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法

現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理，它使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐漸轉(zhuǎn)變成為電子文件，這就是對(duì)檔案管理形式的一大創(chuàng)新。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言，電子檔案它是以載有軟件、光盤的形式為主，它能夠在計(jì)算機(jī)上完成一些起草、修改、審核和簽發(fā)，并能夠通過計(jì)算機(jī)將檔案資料進(jìn)行分類以及展開多角度的組合等等，這種電子檔案管理形式，為現(xiàn)階段的檔案管理領(lǐng)域提供一定的發(fā)展空間[1]。

1.2改變了檔案管理工作者的要求

在現(xiàn)代辦公技術(shù)的背景下，對(duì)檔案管理工作者的管理方式和專業(yè)知識(shí)都提出了一定的要求，它不僅需要檔案管理者具備一個(gè)現(xiàn)代化素質(zhì)，而且它還需要檔案管理者掌握一定的知識(shí)，例如：對(duì)辦公技術(shù)、電子文件整理技術(shù)、信息保護(hù)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)病毒防止技術(shù)等等。

2.加強(qiáng)現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的方法和策略

2.1做好電子文件的歸檔和保存工作

要想做好對(duì)電子文件的歸檔和保存工作，首先，就需要相關(guān)的檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案記錄和查證記錄的管理，使檔案管理人員意識(shí)到電子文件的歸檔和保存工作的重要性，通過有效的方式和途徑，盡量避免檔案在管理過程中出現(xiàn)丟失和被篡改的現(xiàn)象發(fā)生，在此基礎(chǔ)上，要確保檔案的完整性和整潔性。其次，需要檔案管理人員做好與原件區(qū)別的工作，正確對(duì)原件進(jìn)行管理的保護(hù)，它能夠在一定情況下，對(duì)文件通過技術(shù)處理起到一個(gè)安全保障的作用。例如：為了加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔和保存工作，可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)歸檔的檔案資料設(shè)置成“只讀”的形式，這樣既可以讓相關(guān)的人員閱讀到檔案資料的內(nèi)容，也有效的避免和減少了因檔案資料隨意被人們篡改事件的發(fā)生，確保了檔案資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性，為檔案資料提供了安全性的保障。最后，需要相關(guān)的檔案管理人員做好對(duì)檔案的歸檔和保存工作。除此之外，氣候和天氣等因素會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)造成一定的影響，要求檔案管理人員隨時(shí)觀察計(jì)算機(jī)房溫度以及濕度的變化，避免和減少對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的損壞，使計(jì)算機(jī)能夠正常運(yùn)行，使檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行[2]。

2.2提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化素質(zhì)

檔案管理工作者的現(xiàn)代化素質(zhì)對(duì)檔案的管理有著十分重要的影響，它對(duì)電子檔案管理工作是否能順利的進(jìn)行和開展之間有著密切的聯(lián)系，對(duì)此，要不斷的提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化素養(yǎng)，不僅需要檔案管理工作人員需要具備良好的政治素質(zhì)，而且在此基礎(chǔ)上，還需要掌握專業(yè)的知識(shí)，以及具備相關(guān)的技術(shù)，像：收集資料和整理資料，以及對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行現(xiàn)代化的處理等等[3]。例如：可以定期的組織檔案管理工作人員一起進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過多方面、多途徑和多層次展開對(duì)相關(guān)人員的技能培訓(xùn)，這樣不僅能夠使檔案管理人員加強(qiáng)自身的現(xiàn)代化素養(yǎng)，而且還能夠掌握更多、更先進(jìn)的檔案管理理念，使檔案管理工作者能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，從而促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的整體發(fā)展。

2.3電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理

雖然現(xiàn)階段電子文件發(fā)展十分迅速，也為檔案管理工作提供了一定的便利，但是，當(dāng)前電子文件無法全面的替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件在制度管理和方法上仍然存在一定的漏洞，需要逐漸對(duì)檔案管理進(jìn)行全面的提升，并不斷的完善檔案管理的制度。對(duì)此，需要將電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行一個(gè)全套的管理，它能夠?yàn)闄n案管理提供一定的安全保障，使兩者之間能夠一一對(duì)應(yīng)，在這個(gè)過程中，需要檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，這樣一方面不僅可以在電子文件丟失的情況下，還能夠找出備用的紙質(zhì)檔案，保證相關(guān)工作能夠順利的進(jìn)行和開展。

結(jié)束語

綜上所述，新階段信息時(shí)代中，各行各業(yè)的發(fā)展、工作形式以及工作內(nèi)容都受到了影響，尤其是在檔案管理工作中，無論是在工作方式上，還是在工作內(nèi)容上都是以信息管理層面為基礎(chǔ)，對(duì)此，需要我們跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷的完善現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理，重視對(duì)相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)，并且加強(qiáng)對(duì)制度的管理，促使檔案管理能夠可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]肖艷.探析企業(yè)檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（21）