如何做好事業單位檔案信息安全管理工作

王芳

摘 要：近年來，隨著計算機和互聯網技術的快速發展，事業單位檔案管理工作也逐漸向著數字化和信息化方向轉變。現代科技給檔案管理工作帶來便捷的同時，也增加了檔案信息安全管理風險，也對事業單位檔案信息安全管理提出了更高的要求。本文將結合事業單位檔案管理的特點，分析當前事業單位檔案管理中存在的問題，并提出加強事業單位檔案信息安全管理的相關策略，希望能夠為相關工作提供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案信息;安全管理

事業單位檔案是在各類社會活動中積累下來的具有文字、聲音和影像特征歷史記錄，事業單位受到所屬行業性質的影響，檔案中存在許多涉及到國家機密和個人隱私的信息和內容，檔案信息一旦泄露，將會給國家和個人帶來不可估量的損失。因此，檔案信息的重要性不容忽視。

一、事業單位檔案管理的特點

事業單位檔案客觀記錄了社會活動中各類原始材料，通過檔案所記錄的內容和信息能夠對歷史事件進行真實還原。

從個人角度來看，事業單位中有些檔案記錄了個人學習、工作和成長方面的詳細信息，涉及到個人隱私，關系到個人利益。

從國家角度來看，事業單位是利用國有資產設立的，事業單位的社會服務職能涉及到醫療衛生、文化教育和科技等方面，其檔案信息中包含了大量涉及國家利益、對國家安全具有較大影響的內容。因此，事業單位檔案信息具有特殊性，事業檔案檔案信息關系到國家利益和社會穩定，具有較高的保密性。

二、事業單位檔案信息安全管理中存在的問題

（一）檔案信息安全管理意識不足

事業單位檔案信息管理中，許多檔案管理工作人員片面認為檔案僅僅作為對歷史事件和個人履歷的相關記錄，對事業單位檔案內容信息保密性重視程度不足。正是基于這種片面認識，導致許多事業單位檔案管理工作不嚴謹，檔案存放較為隨意，增加了外來人員與檔案接觸機會，進而給檔案信息安全管理帶來風險[1]。

（二）檔案收集整理工作工作效率低

事業單位檔案具有較高的保密性，相關的檔案整理、分類工作需要嚴格按照工作制度和流程執行。但是，在事業單位實際工作中，一些檔案資料借出后常常分散于各職能部門或工作人員手中，不能及時移交檔案管理機構進行妥善保管;此外，由于近年來科技不斷發展，檔案形式也發生了重大變化，許多聲音、影像檔案資料缺乏有效整理和分類，不僅影響到檔案信息的利用，也給檔案信息安全管理帶來較大影響。

（三）檔案保管工作存在信息安全隱患

近年來，隨著互聯網和計算機技術的快速發展，事業單位檔案管理逐漸向信息化、數字化管理轉變，讓檔案信息利用更加便捷，提高了檔案信息的社會服務性。但是，互聯網具有較高的開放性，網絡病毒傳播、黑客的惡意入侵以及人為非法訪問，都將會增加事業單位數字檔案泄露和篡改風險。

（四）檔案管理人員綜合素質有待提高

事業單位檔案管理方式的轉變以及檔案信息社會服務功能的提升對檔案管理人員綜合素質提出了更高要求。檔案管理人員不僅要具備較高的思想政治覺悟，具有檔案信息保密意識，還要同時具備檔案管理和信息技術應用能力，這樣才能適應檔案管理的時代需求，妥善完成檔案管理的各項工作任務，減少管理過程中的人為失誤，進而提高檔案信息管理的安全性。

三、加強事業單位檔案信息安全管理工作的相關策略

（一）提高檔案信息安全防范意識

首先，要加強事業單位檔案信息安全管理，需要加強工作人員思想教育，提高檔案管理工作人員的安全防范意識，充分了解事業單位檔案信息的社會價值，尊重個人隱私，維護國家利益，提高思想政治覺悟;此外，需要健全事業單位檔案管理保密制度，明確檔案信息安全管理獎懲措施，以此提升檔案管理工作人員信息保密意識[2]。

其次，要加強檔案全程跟蹤管理，認真履行檔案借閱和回收相關制度，加強檔案信息安全管理宣傳，并做好檔案借閱和回收相關記錄，提升檔案管理的嚴謹性。

（二）加強檔案信息技術保護

事業單位檔案檔案通常包括紙質檔案、數字檔案以及實物檔案等形式，需要結合檔案實際特點，構建檔案安全管理環境，避免檔案在管理過程中造成數據信息損毀。對于數字化檔案，需要做好信息安全風險預判，利用各種安全防護手段，避免網絡病毒以及黑客惡意入侵，通過權限設置，防止外部人員非法訪問，從而提高檔案信息安全性。

（三）提高檔案管理人員專業能力

在檔案信息安全管理中，要加強工作人員專業技能培訓，提高工作人員檔案管理綜合技能。時代的發展對檔案管理工作人員提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要具備檔案管理相關技能，還要具有豐富的檔案信息化管理知識，這樣才能符合新時期檔案管理崗位的技能要求。

結束語：

事業單位檔案信息具有較高的保密性，提高檔案管理人員安全防范意識和檔案管理綜合技能，營造檔案信息安全管理環境，不僅保障公眾隱私不受侵害，還有助于維護國家利益，從而進一步提升事業單位檔案信息安全管理水平。

參考文獻：

[1]蔡梅玉.淺談如何做好機關事業單位檔案室的安全管理工作[J].信息記錄材料，2017（3）

[2]侯嬌嬌.如何做好事業單位檔案信息安全管理工作[J].辦公室業務，2019，311（06）：117.