我國企業境外檔案管理面臨的挑戰與對策

敬嫻

摘 要：中國公司在海外的文件管理面臨著混亂的政治環境帶來的潛在安全隱患。需要提高對風險管理的意識，并需要建立文件應急管理計劃。面對由多種文化環境引起的管理沖突，應采用跨文化管理理論作為實施“雙向包容”檔案管理模型的指南。面對遠程地理環境困難，需要建立全球企業文件管理系統并實現平臺云端化。

關鍵詞：境外檔案;管理;挑戰和對策

前言：

隨著經濟全球化的不斷深入和對外開放的不斷深入，投資海外的公司以建立子公司，開展項目并開展業務。在項目與業務開展的過程中，產生了許多境外檔案。境外檔案是公司檔案資源的重要組成部分，是公司保護自己的權益，加強內部控制和做出科學決策的重要基礎。本文首先分析了國外環境與國外環境之間的差異，探討了中國公司海外檔案管理面臨的特殊挑戰，并尋求有效的對策。

一、我國企業境外檔案管理面臨的特殊挑戰

（一）動蕩的政治環境帶來的安全隱患

動蕩的政治環境，會給包括檔案在內的公司資產造成損失。公司境外檔案的管理存在很多困難。負影響有三個特性：一是不可預測性。政治環境本身的變化是非常不確定的，公司很難了解政治趨勢，做出事先預測并做好充分的準備。 不可預測性增加了對海外檔案管理功能（尤其是應急處置功能）的需求。第二是直接性。政治環境的變化直接影響地方政府和人民對我國公司的態度，直接影響地方和司法當局對我國公司的監督，因此直接影響境外檔案的管理。第三是破壞性。政治環境的變化，特別是戰爭和內戰，對境外檔案館造成極大破壞，這種破壞是不可逆轉的。如果原始存檔已損壞，則無法還原。

（二）復雜的法律環境帶來的法律風險

1.外部合規性風險

在“走出去”之后，我國公司在國外面臨完全不同的法律環境。只有嚴格遵守法律法規，才能使業務平穩運行并降低運營風險。文件管理本身也存在法律合規性問題。例如，我國公司的海外機構通常同時擁有內部和外部賬戶，會計管理面臨法律風險。海外檔案保管員缺乏法律意識和知識。如果是這樣，它們可能會違反當地法律規定，并受到當地執法機構的起訴，從而影響公司內部歸檔業務的正常發展并影響公司的日常運營。

2.檔案管轄權沖突的風險

確定檔案管轄權是在國外管理檔案時必須解決的主要問題。存檔法律因國家和地區而異，管理存檔管轄權的規則也不同，這可能導致沖突。例如，如果中國公司的國內總部對其外國子公司的檔案管理施加了嚴格和強制性的要求，則外國子公司可能會由于遵守國家法律而根據地域原則予以拒絕。如果處理不當，我國有關行政部門和公司總部將面臨失去對海外檔案的控制的風險，影響到整個企業的正常運營和管理。

3.法規遵從選擇風險

境外檔案管理通常面臨選擇性問題，即合規性的選擇。復雜的外國法律環境會與外國法律法規產生沖突，并給公司帶來重大法律風險。如果公司遵守外國法律的規定，則其檔案管理行動可能不符合中國法律的相關要求，并且將無助于公司整體歸檔工作的發展，從而影響公司境外業務的正常發展。如俄羅斯法律規定，凡是包含有關礦產資源方面的信息屬于俄羅斯所有，不允許將地質檔案材料帶出國境（指俄羅斯）;我國法律要求所有部門對檔案進行集中和集成管理，而境外機構則需要將重要的檔案帶回國內。如何處理此類法律沖突是管理中國公司境外檔案的重要問題。

（三）多元的文化環境帶來的管理沖突

1.管理哲學方面

受“大統一”理念的啟發，我國公司越來越重視“集中”和實現檔案的集中統一管理。由各個業務部門組成的檔案需要轉移到檔案部門進行統一存儲。許多境外國家和地區重視“分權”各負其責。這些國家和地區的公司將文件分發到不同的業務部門保存，以促進日常運營。

2.經營理念

中國企業注重即時經濟利益，無視品牌構建和文化形象，不注意存檔與品牌推廣的關系。企業的品牌形象和社會責任深深扎根于許多海外企業的文化中。存檔體現了企業的任何無形資產品牌形象，體現了社會責任，實現了可持續發展。這種不同的經營理念會給檔案管理造成沖突。

3.員工精神方面

我國公司始終高度重視人際關系，強調集體意識和奉獻精神，并相信個人應從團體中尋求價值，并致力于服務他人。 但是，許多海外國家和地區提倡“個人主義”和“自由主義”，并且個人在平等競爭的環境中意識到自己的價值。我相信很難尋求外籍檔案人員“無私的奉獻”。

二、我國企業加強境外檔案管理的應對之策

（一）構建全球化企業檔案管理系統

中國企業的海外機構散亂，存檔監督“鞭長莫及”，成本高，需要借助信息技術的幫助克服地理障礙，削減成本。因此，為了實現海外檔案的遠程在線管理，有必要建立全球區域性企業檔案管理系統。

（二）貫徹雙重遵守法律法規

雙重遵守原則的基礎是合規，中國企業不僅要遵守地方法，還要遵守中國法。雙重承諾的法律原則的執行，遵循公司法（基于國際私法的所有權和支配權的行使的管轄權原則和國際經濟交易法的“當事人意思自治”原則）中的跨國家企業的管理原則，是堅實的法律基礎。實施雙重遵守的法律原則有助于整合對中國企業在海外存檔管理方面的法律承諾要求。同時，中國的法律和國家和地區法律之間的糾紛也面臨著中國企業的境外機構的解決方案。

（三）建立檔案工作應急處置機制

構建檔案風險管理體系、建立檔案工作應急處置機制，已經成為現代企業檔案工作的重要一環。檔案工作應急處置機制的建立，除了可以盡量降低自然災害發生時對檔案的損害，對境外檔案而言，實際對解決因文化沖突、政治沖突等造成的突發事件更有意義。因此，我國企業在指導境外機構建立該機制時，應當有所側重，充分研究電子化、信息化的憑證性作用，發揮系統的信息傳輸與備份優勢，做好檔案災害或突發事件預防的最大限度的可防可控。

（四）實行“雙向包容”的檔案管理模式

“企業檔案的不同文化之間的管理，主要在跨國家企業檔案管理活動中，采用對不同人種檔案管理相關問題的相似性和差異的綜合理解態度。子公司所處的國家不同文化類型和不同文化發展階段，集中了社會公司文化檔案管理方法，實現企業檔案有效管理，改善企業檔案管理，充分發揮檔案價值。境外機構處于多元環境之中容易引起經營糾紛。因此，為了實現國內外檔案跨文化管理，需要在不同文化經營論的指導下，實現“雙向包容”的原則。首先明確檔案管理的首要目標的管理，在達到管理的基礎上，可以適當的求同存異，以更好的推進檔案管理工作的開展與協作。

結語：

企業境外檔案管理所面臨的挑戰非常多，如何加強管理公司的境外檔案非常重要且意義深遠，具有巨大的未來重要性。

參考文獻：

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