試談檔案工作“并軌”對檔案業務的影響

趙玉芳

摘要：隨著電子信息技術的不斷發展，檔案工作雙軌制朝單軌制改革也成為了必然趨勢。基于此，本文闡述了目前雙軌制檔案工作模式的弊端，又提出檔案工作“并軌”產生的降低成本提升工作效率、節約儲存空間、提升檔案的真實性完整性、提升檔案管理的規范性等影響，希望可以有效促進我國檔案業務的不斷發展。

關鍵詞：檔案工作;雙軌制;單軌制;業務改革

互聯網環境和檔案管理工作環境的改變促使著我國的檔案管理業務面臨著新的機遇和挑戰，檔案工作模式逐步開始從雙軌制向單軌制轉變。雙軌制是指檔案和文件既以紙質的形式保存也以電子的形式保存，而單軌是指檔案文件的辦理全過程都在電子的環境下，不僅有助于提升效率，也促進了信息技術的大力發展。

1 雙軌制檔案工作模式的弊端

1.1 造成資源的浪費

現階段各個單位對電子信息檔案的認可程度不高，一般情況下都會采用紙質的文件進行流傳和儲存，電子版則被當作是一種信息備份的形式。當有一些特殊情況需要以電子版的形式進行流轉時，就要將紙質版的文件掃描為電子版，例如一些紙質票據就需要掃描為信息系統電子票據，而儲存時又以紙質的形式儲存，這樣無疑造成了人力資源、物質資源和信息資源的多重浪費。例如以100千米為單位，如果每個單位的高速公路工程需要消耗至少40萬張紙，那就會形成50萬元以上的成本，加上配套的設施和工人，這都會造成資源的極大浪費以及工作效率的降低。

1.2 影響檔案的真實完整性

很多情況下，在對原生電子檔案進行轉換以后，紙質版只能顯示檔案上的基礎信息，而無法保留原生電子文檔上真實性、完整性的元數據，造成了背景信息的損失。以多圖層的電子文件為例，當轉換為紙質文件以后，原文件的文件背景和文件結構就無法顯示出來從而造成了信息的丟失，對檔案管理的真實性和完整性造成影響。另外，在雙軌制的運行模式下，紙質檔案和電子檔案都需要進行維護和管理，工作的難度隨之增加，各個環節都會有不匹配的情況發生，從而影響檔案管理的工作效果。

1.3 降低管理的規范性

雙軌制的管理模式下，不同形式的檔案系統之間比較封閉，因為運營模式與操作技術之間的不匹配，導致檔案資源間的交流存在困難。不同的信息儲存模式使得資源結構分散，無法實現流通和共享，系統之間呈現不對稱的趨勢，從而難以產生互動。而且在兩套檔案儲存模式下，管理的嚴謹性規范性也會降低，反而降低了檔案管理的安全指數。同時，在工作中兩種形式的元素和信息會相互分散混合，在增加工作難度的基礎上，也破壞了檔案管理工作的規范性與嚴謹性。

2 檔案工作“并軌”對檔案業務產生的影響

2.1 降低成本提升工作效率

在傳統的檔案管理工作中，文件的歸檔需要占據很長的一段時間，而且需要較多的工作人員去進行工作，前期的人員篩選工作也較為繁瑣。但如果實行電子檔案的管理體系，系統會實現自動歸檔、實時歸檔，不僅節約了整理檔案的時間，也解放出一批工作人員到其他崗位上去。采用電子的檔案系統可以將檔案采用同樣的方式和標準進行分類管理，只需要加強系統的維護，就可以大大地提升工作效率，節約資金成本。同時通過不斷地推廣和優化，單軌制的檔案模式也會在一定程度上得到提升。

2.2 節約儲存空間

傳統的紙質檔案需要大量的儲存空間，甚至需要專門的倉庫，但電子版的文檔可以在服務器中儲存，數字化的虛擬文件可以承載的信息非常龐大，但所需要占據的空間卻非常小，因此可以節約大量的儲存空間。不僅如此，除了空間資源以外，傳統紙質檔案也需要消耗大量人力資源和管理資源，而電子檔案管理模式可以大大節省這些資源，使得相關人員可以投入到其他工作崗位上。日常只需要定期對檔案進行數據備份管理，就可以做到電子檔案信息的有效利用。

2.3 提升檔案的真實性和完整性

完善的檔案管理工作需要具備“四性”，即“真實”、“完整”、“可靠”和“可用”。實行檔案管理的單軌制可以有效保證電子文件“四性”的發展，因為如果實行雙軌制，將電子文檔和紙質文檔同時管理，不論在工作的哪個環節都有可能對電子文件的真實性、可靠性等產生影響，加上交流路徑不暢通，管理途徑不協調等弊端，檔案的儲存工作會受到很大限制。而單軌制的管理模式可以擺脫時間和空間的限制，隨時隨地對檔案文件進行管理和操作，促進系統內的信息交流，保證信息的真實可用，最終推動檔案管理信息化的發展。

2.4 提升檔案管理的規范性

實行單軌制的檔案管理模式有助于提升工作人員的信息維護和數據備份意識，增加了檔案的管理力度與規范程度。另外，將檔案儲存在數據庫中，同一份檔案可以實現多人數據共享，節約了時間和成本。擺脫了原有的時間空間限制，避免了紙質檔案歸檔的繁瑣工序，極大優化了傳統檔案管理的模式和流程。以威海市環翠區檔案為例，通過推廣單軌制管理試點工作，局內發文、通知、通告、請示等一律采用電子公文格式，公文起草、擬稿、審閱、流轉、批辦等環節都在網上完成，極大地促進了管理模式的優化，促進電子文件單軌制模式的不斷發展。

2.5 促進我國檔案業務的發展

完善的電子檔案管理體系需要具備合理的戰略目標與科學技術手段，通過單軌制管理模式的不斷發展，檔案歸檔歷程不斷簡化完善，促加速管理平臺的建立。相關法律法規逐步完備，加強資源整合與風險控制，滿足多元利用的需求。我國信息化時代已經來臨，推動單軌制試點工作、促進傳統檔案管理模式的改革成為了現在的發展形勢，同時也符合我國社會需求和政策導向的要求，以提高電子檔案管理模式的競爭力，推動社會進步。

3 結論

綜上所述，檔案的管理工作由雙軌制向單軌制轉變具備很強的必要性，對于降低工作成本、節約儲存空間、保證檔案的真實可靠、提升檔案管理規范程度以及促進我國檔案業務發展等方面都起到了重要的作用。現階段，單軌制的推行過程中還存在一些問題，需要不斷加深研究力度，提升檔案業務的信息技術水平。

參考文獻：

[1] 張北建，馮文博，安琪.電子文件管理的單軌制問題探究[J].機電兵船檔案，2020（01）.

[2] 劉明珠，祝鑫一.美國、澳大利亞檔案工作“并軌”對檔案業務的影響及啟示[J].城建檔案，2020（01）.

（作者單位：東莞市自然資源局謝崗分局）