修理廠配件采購業務管理與控制

秦翔

【摘 要】配件采購管理作為供應鏈管理的重要環節，是企業生產經營的起點，在很大程度上決定了企業的生存和發展。文章分析了制度選擇、采購價格審核、合同簽訂、編制采購申請計劃、配件驗收入庫等修理廠配件采購業務流程，提出完善采購業務管理、加強配件采購業務控制的具體措施。

【關鍵詞】配件采購;內部管理;控制

【中圖分類號】U26;TP3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）03-0219-03

采購管理作為供應鏈管理的重要環節，是修理廠生產經營的起點，是生產循環中的重要一環，也是最容易出現漏洞的環節。修理廠配件采購業務流程主要包括供應商的選擇、采購價格的制定、采購合同的簽訂、采購需求分析、采購計劃實施、驗收入庫、結算付款等環節。

1 供應商的選擇制度

選擇供應商是采購業務流程中的重要環節，供應商對企業的正常生產起著巨大作用，企業要維持正常有序生產，必須有一批可靠的供應商為企業提供物資供應服務。企業需要結合廠商實際情況，對廠內配件進行核算庫存低儲與高儲，依據庫存與在途數量，計算計劃需求數量并選擇供應商。如果供應商選擇不當，可能導致采購配件價高質低，不僅影響生產還增加庫存和采購成本。

“無規矩，不成方圓”“制之有衡，行之有度”，任何一項管理都離不開制度。加強對供應商選擇制度的管理，不僅可以保證選擇供應商的行為公平、公開、公正，還能降低采購成本。因此，企業要以質量、成本、交付與服務并重的模式來選擇供應商，建立科學的供應商評估和準入制度，審查供應商資質的真實性和合法性，確定合格的供應商清單，健全統一的供應商信息，成立供應商評選小組，實行招標選擇。

在確定一年一招的招標流程時，控制在兩周內確定供應商，招標單位完成供應商資質審查，具體報價范圍、服務范圍及所應達到的具體要求，以形成書面文件中技術和服務的相應規定為準。供應商必須保證文件所提供的全部資料真實可靠，并接受招標單位對其中任何資料進一步審查的要求。在供應商詳細列明采購標的的技術、服務要求，需經招標單位由供應商提供最終解決方案的，協商結束后確定3家以上供應商的解決方案，并在規定時間提交最后報價。確定最終采購需求和提交最后報價的供應商后，由招標單位采用綜合評分法對提交最后報價的供應商的響應時間和最后報價進行綜合評分。而對年采購量達到一定標準的采購項目實行主、副供應商制度，老供應商、長期供應商優先選擇的模式。

建立供應商評價標準之前，可派專人負責了解供應商物流體系及配件物流規劃，對規范及流程標準有一定了解后，對即將啟用供應商服務品質及用戶滿意符合程度提供保障，建立健全供應商評價標準。這樣不僅讓采購商取得了解供應商市場的機會，還能避免引入非專業供應商，從而減少人力成本。

對供應商進行考評，應基于配送時效、現場配合度兩個基本標準。配送時效體現在訂單緊急程度不同及不同區域核準時效;現場配合度則建立扣分項目表，有效進行考評。另外，每年一次對供應商采取質量和服務評估打分，作為下一年度的評標參考。

2 采購價格的審核和合同的簽訂

考慮到修理廠維修接待的車型繁多，以及市場價格浮動規律，合同應該采取年標管理方式進行招標。配件采購合同必須附上詳細的配件價格清單，同時合同還必須對采購方式、送貨方式、售后服務方式、雙方權利與義務、違約責任等情況做出明確規定。

制定科學的采購價格審核機制，采購價格的審核應遵循同名稱/型號比質量、同質量比價格、同價格比服務的原則，采取招標采購的形式確定合同和采購價格，定期開展配件價格市場供求形勢和價格變化走勢分析并合理利用。

物資采購部門提供采購材料的供應商年度會計報表、主要配件采購發票，特別對采購價格審核合理性、準確性做到追溯查詢。確立審計部門及相關人員的職責與責任，減少價格審計工作的隨意性、主觀性。采購價格審計是新的審計類型，價格審計促進企業增收節支，完善內部控制，在反腐倡廉方面發揮積極作用，推動相關工作人員的工作主動性和創造性，應建立合理的考核機制，不讓采購價格審核流于形式，切實有效執行，形成責任追究機制。

確認供需關系后簽訂法律認可的采購合同文件時應注意以下事項：與采購需求是否匹配，供應配件的質量要求、技術標準嚴格審查，價格條款不穩定反復確認，合同效力及約束責任是否明確列出等;對合同等相關文件歸檔管理。后期對已簽約供應商服務及售后工作（“三包”索賠）進行監督，修理廠制定索賠、售后銷售相關管理規范和流程，并進行相關人員考核，做到及時、透明化服務。

3 編制配件采購需求和采購申請計劃

編制準確的配件采購需求，可有效防止因報錯配件數量、型號、尺寸等造成時間耽誤，在配件供應業務日常管理方面，跟蹤供應商發貨時間及配送流程，對送達的配件進行簡易核查，制定年度評分制度，對供應商一年來的服務質量、售后等進行打分，出現問題要跟蹤落實，并對相關問題項進行整改。

各部門應該明確采購人員的權限，在管理系統上報配件需求計劃，超千元配件提交主管領導審核。由專人負責管理配件計劃申報系統，負責跟蹤采購需求、計劃執行情況，根據需求變化對訂單及加急訂單合理制訂訂貨計劃和審核。

專人建立存貨管理流程，制定物料清單和產品合適庫存量，定期對滯庫件進行統計并對出現的問題提出解決方案。在編制配件采購需求時，可有針對性地進行配件數據庫管理系統搭建，與軟件公司合作對相關行業市場進行調研，通過大數據分析模式的可執行性搭建系統框架，推動數據庫管理系統優化運行;數據庫管理系統相比手工制單，大幅提高工作效率并與服務商有效對接，提升庫區可用容積。通過定期總結分析采購工作，及時發現不足，并調整采購需求策略。

采購部門應根據車型情況采購易損配件，合理利用庫存，根據配件需求單匯總平衡現有庫存物資后，科學統籌，按規定的權限和程序安排采購計劃。采購計劃可按計劃期長短、使用方向等分類，影響采購計劃制定因素中，把握廠內生產供應計劃、生產效率及價格應具備一定預算計劃分析文件，管控好風險，比如單件配件金額在2 000元以上建立審批制度。

4 配件驗收入庫的控制

采購部門應制定嚴格的配件驗收管理制度，對采購回來的物資進行驗收，以確定物資符合合同相關規定的質量要求。明確采購員、倉庫管理員的權限和責任，由采購人員對物資配件進行入庫前的檢驗，檢驗合格后轉由倉庫管理員對物資配件數量、型號、規格進行驗收。驗收合格后由倉庫管理員填寫入庫單，經采購人員和倉庫主管領導簽字交給財務部門。針對入庫管理要注意以下5個方面的內容。

4.1 核對來料是否與計劃需求數一致

質量是品質管理的重要衡量標準，以最好的狀態去維護車輛，讓客戶滿意，入庫管理工作十分重要，尋找最優辦法，建立采購計劃表及實際數量，對依照采購計劃提出的需求質量及標準進行確認，同時確認是否符合使用。

4.2 確認外包裝是否完好

由于市場上冒充原廠配件的產品比較多，所以從采購到入庫管理的過程中，特別需要注意以包裝來判斷是否合法合規。包裝字跡清晰，套印色彩鮮明，包裝箱（盒）應標有產品名稱、規格型號、數量、注冊商標、廠名廠址及電話號碼，最顯眼的就是包裝是否有破損。合規的包裝附有部件使用說明書、合格證和檢驗員章。

4.3 抽檢及分包管理工作

抽檢一般控制在5%的風險率，在抽檢時對供應商做出合理判定，根據差異結合可能影響抽檢的因素分析，客觀公正地對產品進行檢查。

4.4 收貨和入庫由不同崗位的專人管理

配件在收貨和入庫過程中，需要安排專人來管理工作，減少入庫過程出現賬物數量不一致的現象。明確有關貨品接收人員、盤點入庫數量及收貨數量，防止出現損益及損益過大。收貨人員通過訂貨單發現疏漏的訂單應及時補救，而入庫人員可以再次核對訂單數量，對入庫產品規格和數量確認無誤，確保日后出庫工作與臺賬記錄數量一致。

4.5 入庫上架再次核對來料品種與數量

入庫上架時對應料卡同步記錄，實施定置定位;上架再次核對來料品種和數量，做到3次“收貨”標準進行入庫。入庫管理是一個龐大工程，零件采購配件品種繁多、數量一定，入庫管理對定位擺放進行標志，拿取方便，減少作業環節，提高作業效率。目前，利用電腦系統實施電子化入出庫，出具領料單，進入配件管理系統將配件出庫，然后進行有數量、有記錄地發放，工作井然有序，做到事后有查明的依據。優化區域位置，完整管理細則對整個入庫管理工作意義重大。

除了上述方法，管理者還需要根據不同配件的周轉率制定相應的管理辦法，并把握好庫存量，準確制定配件的采購和補貨周期。不要因為需求突然增大而盲目擴大進貨量，也不要一味地降低庫存或只備周轉率高的配件庫存，這樣表面減少了庫存積壓資金，但無疑會增大采購成本，而且不利于滿足廠內及時性的需求。

當然，要做到在最適合的時候補貨并不現實，因此需要根據修理廠運營狀況留有一定的庫存余量，動態控制庫存結構，提高庫存周轉率，在較低的庫存水平下實現廠內需求。

5 結算和付款

財務部門必須嚴格審核簽訂合同的規定、發票、結算憑證、出入庫清單等的真實性和完整性。專人負責對單據進行審核及結算工作，及時避免公司不必要的損失。進貨人員編制填寫申請付款單經由各部門領導簽字審批后，并由財務部門依據申請付款單對付款數額進行復核，才能按照合同規定的付款方式付款。在擬采購部件合同中，明確注明付款時間，做到事前風險規避。

6 增強員工的法律法規及實操觀念教育

從規章制度和反腐倡廉教育入手，分層次地對采購員和倉庫管理員進行有關管理制度和法律法規的培訓，提高員工綜合素質，使員工在工作中能自覺規范自己的行為。在實操過程中，保證員工對維修配件、材料負責，做好配件、材料的防銹、防竊工作;建立一套專用工具的領用流程，貫徹落實并監督流程執行，材料及零配件的領用遵循先進先出原則，嚴格執行領用制度。

內部員工定期舉行商務政策及配件儲備培訓，理論與實務相結合，培訓融入最新政策、法律法規、熱點解析及案例分析等內容，通過培訓提高工作專業認知度，進而提高員工工作素質，按照市場工作及采購環節依法展開。在采購部門及相關工作人員中開展承諾簽字活動，采購部門員工進行廉潔自律自我承諾并簽字，有利于內部形成廉潔守紀的氛圍，樹立廉潔自律意識，為修理廠營造風清氣正的發展環境。

7 結語

完善采購業務管理，加強配件采購業務控制，不僅能夠保證物資供應順暢，還能有效降低采購成本，促進修理廠生產經營持續穩步發展，提高公司效益，實現公司的發展目標。高效的公司采購管理能夠降低采購周期和采購成本，提高采購物資的供應質量，確保公司能夠持續高效運轉。

參 考 文 獻

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