計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用探討

韓勝彬

摘 要 隨著計算機網絡信息技術的不斷發展，其在辦公自動化中的重要作用也日益突顯出來。本文首先概述了計算機信息網絡技術與辦公自動化，然后論述了計算機信息處理技術在辦公自動化中應用的重要性，最后分析了計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用現狀、優勢和劣勢。

關鍵詞 計算機;網絡信息技術;辦公自動化;應用

在互聯網技術快速發展的時代，企業核心競爭力的提高有賴于員工工作效率的提升，而將計算機網絡信息技術應用到辦公自動化中對于提升企業員工的辦公效率和內部信息資源共享具有非常重要的作用，能夠有效地推動企業的發展和市場競爭力的提升。

1辦公自動化與計算機網絡信息技術概述

1.1 辦公自動化概述

所謂的辦公自動化，指的是將計算機技術和傳統的辦公融為一體的新型辦公形式，其特點是利用現代化的辦公設備和計算機網絡信息技術對信息進行自動化的發布、收集和整理，其優勢在于能夠有效地節省企業的人力成本，提高員工工作效率，最終促進企業在市場競爭中保有優勢地位。

1.2 計算機網絡信息技術概述

所謂的計算機網絡信息技術，指的是利用計算機網絡獲取相關的信息，然后對所收集到的信息進行匯總、分析與處理，最后將處理的結果通過計算機網絡進行傳輸和使用，主要包括計算機技術和信息網絡技術[1]。

2計算機網絡信息技術在辦公自動化中應用的重要性

2.1 有助于辦公效率的提升

企業競爭力的提升途徑之一，便是提高員工的辦公效率。提高員工辦公效率的途徑之一，便是在辦公自動化中應用計算機網絡信息技術。利用計算機網絡信息技術，企業能夠實現辦公文件檔案的集成化管理，方便編輯查找的流程;利用計算機網絡信息技術，員工能夠方便地收集到行業最新的動態發展信息并及時地做出應對。

2.2 有助于優化辦公環境條件

良好的辦公環境條件，對于提升員工的工作效率功不可沒，通過計算機網絡信息技術，如智能手機APP終端、微信、微博等可以打破傳統工作的時空限制，簡化辦公的流程，從而優化辦公環境并節約成本，在一定程度上提高員工辦公的環境舒適度，并以此提高工作的效率。例如，企業可以建立微信群形成一個實時高效的業務交流圈，在微信群里，企業的管理中可以即時下發指令并獲得反饋，并可以共享多種文檔資料，實現辦公環境的多位一體化模式組合。

2.3 優化辦公成本的支出

傳統辦公環境下，文件等資源信息的傳達往往需要浪費許多資源，而將計算機網絡信息技術應用于辦公自動化中后，則可以在很大程度上降低通信成本，減少資源的浪費。例如，企業員工可以利用微信群、QQ群等實現辦公通信的即時化，在一定程度上提高了工作效率。并且，員工網絡自由溝通還會使工作變得更加的有趣，當然更重要的是會規范工作的流程，在提升工作效率的同時實現公共成本的進一步降低[2]。

3計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用

3.1 計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用現狀

隨著計算機網絡信息技術的不斷發展，我國企業的辦公自動化技術也在不斷發展，二者的相互結合、優勢互補是一個必然的發展趨勢。不過在實現計算機網絡信息技術辦公自動化的過程中，仍然存在著諸多需要解決的實際問題。首先是目前基于計算機網絡信息技術的辦公自動化軟件在操作的簡單程度和針對性上仍然并不令人滿意，主要原因是多數軟件開發者對于客戶的需求并沒進行深入的市場調研，所開發出的軟件在功能和操作上并不能滿足客戶的實際需求。其次是計算機網絡信息處理辦公自動化軟件的價格普遍較高，并且客戶購買后的運營成本也較高，這就使得一些中小型企業望而卻步，不利于實現該類軟件的普及化推廣。最后，目前市場上的基于計算機網絡信息技術的辦公自動化軟件通用性較差，且缺乏通用性標準，這就使得該軟件在市場上的推廣受到限制。

3.2 計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用優勢

首先，基于計算機網絡信息技術的辦公自動化信息管理系統融合了計算機技術和管理學理論，能夠最大限度地減少部門之間的信息交互時間，形成一個高效率的信息管理體制。不過需要注意的是，系統應當設定一個管理權限以確保信息的安全性。其次，要嚴格進行辦公流程的自動化管理，對文件的編制、審批和存檔等流程都要進行信息化的處理，以此來確保文檔的方便調閱及辦公效率的提升。最后，要實現分布式辦公，形成一個多區域協作辦公的模式，實現跨區域的信息資源共享，從而實現全員辦公效率的提升。

3.3 計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用劣勢

首先，基于計算機網絡信息技術的辦公自動化軟件并不實用，多數軟件過分強調其所具備的功能，但這些研發者引以為傲的功能并不一定就是軟件實際使用者所需要的，而軟件實際使用者所需要的一些功能，相關的自動化軟件卻并不具備。其次，基于計算機網絡信息技術的辦公自動化軟件的針對性不夠，不能夠滿足軟件需求者的個性化需求，并且該類軟件在實際操作中也并不簡便，程序過于復雜，不利于企業的管理者和普通員工學習掌握。再次，基于計算機網絡信息技術的辦公自動化軟件自身的穩定性和安全性不夠，這就使得一些使用該類軟件的企業時常會遭受到網絡“黑客”的攻擊。最后，基于計算機網絡信息技術的辦公自動化軟件的購置成本和維護成本較高，企業不僅在購買的時候需要付出大量的資金成本，在日常運行中還需要請專業的技術人員進行維護。

4結束語

隨著計算機網絡信息技術的不斷發展，智能化辦公形式將會成為未來企事業單位的發展方向。計算機網絡信息技術和辦公自動化的不斷發展，使得二者的融合成為必然，二者融合后的辦公自動化信息系統能夠很好地解決企業辦公過程中的文檔搜集、整理、調閱，以及企業內部信息傳達等的問題，實現高效率的企業辦公。如果軟件開發者能夠將信息資源進行有效的整合，認真做好客戶需求的調研，在滿足客戶需求的基礎上構建出一個可拓展的、安全的信息管理平臺，那么就將會在很大程度上促進此類軟件的市場化發展，更好地提升企事業單位辦公自動化的水平和效率。對企事業單位來講，有針對性的、安全穩定的計算機網絡信息自動化軟件信息系統不僅能夠實現企業在管理和業務等方面的現代化，還能夠進一步的促進企業制度的現代化，從而有助于企業實現健康穩定的發展。

參考文獻

[1] 胡良紅，周曉，樊帆.計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用研究[J].科技廣場，2019（4）：60-66.

[2] 商小亮.計算機網絡信息技術在辦公自動化中的應用[J].科技經濟導刊，2016（21）：39.