探討高職院校檔案管理的信息化建設

汪海燕

摘要：隨著社會的發展，科技的進步，我國檔案管理工作也在不斷地突破中。其中高職院校檔案信息化建設作為信息化社會發展的必然趨勢，成了我國檔案事業發展的客觀要求，也是目前高職院校不斷前進的根本需要。本文針對我國高職院校檔案管理信息化建設的內涵和重要性進行了分析，同時闡述了目前高職院校檔案信息化存在的問題，探究了高職院校檔案信息化建設的解決措施。希望能夠為高職院校檔案管理開辟新的思路。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化;建設

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）13-0303-02

隨著社會的發展，科技的進步，我國高職院校對學生擴大招收，因此每年都有大量的檔案信息需要錄入保存，傳統的紙制檔案保存方式不僅造成人力資源的浪費，同時更容易對其檔案出現丟失的現象。檔案管理朝著信息化的方向發展是高職院校檔案管理的必然趨勢。在我國院校檔案管理信息化建設的過程中遇到了一系列的問題，我們需要引起高度重視，針對相應的問題進行解決。將高職院校檔案管理的信息化建設做得更為全面，滿足高職院校的發展，促進檔案管理走向規范化、信息化的道路。

1高職院校檔案管理信息化建設的概述

1.1高職院校檔案管理的信息化建設的內涵

高職院校檔案管理信息化建設主要是針對檔案信息數據為根本，將檔案管理結合紙質和電子的方式進行保管，同時借助網絡信息平臺科學有效的管理，達到高效的查詢檔案資料。檔案管理信息化建設可以依靠網絡技術對收集的檔案資源進行分類、處理、傳輸、應用，進而實現高職院校檔案共享。最終呈現高職院校檔案管理的規范化、現代化、數據化、科學化。信息化建設后檔案可以隨時檢索做到實時查閱和利用。

1.2高職院校檔案管理信息化建設的必要性

隨著網絡科技的發展，計算機技術的進步，計算機網絡已經應用到我國各行各業當中。高職院校檔案管理工作務必遵循信息化的腳步，在傳統紙質檔案管理基礎上結合先進的網絡技術，建立網絡電電子版檔案管理的形式，方便利用我查找。傳統的檔案管理不夠規范，不能滿足各種用戶的需要，而人們需要及時地找到檔案中相應的內容，結合信息化技術規范能夠達到高效準確的查找效率。

2目前高職院校檔案管理信息化存在的問題

2.1檔案管理信息化建設意識不足，管理人員素質低下

現如今，一部分高職院校對其檔案管理信息化建設的意識不足，覺得檔案管理主要是用來保存的，而忽視了對檔案的利用，形成了對檔案管理工作較為被動，樂于現狀，使其檔案信息化建設無法得到落實。同時，檔案管理的工作人員并沒有相應的培訓，沒有檔案管理和檔案信息化建設的專業知識，整體的檔案管理人員素質較低、能力較弱，制約了檔案信息化建設的發展。

2.2沒有健全的檔案管理體系，缺乏設施設備

現如今，高職院校對其檔案管理信息化建設不夠重視，同時沒有建立完善的答案管理體系。沒有針對檔案進行分工管理，導致檔案管理缺乏統一進行規范性、科學性，造成檔案資源的多方參與，出現混亂的模式。同時，政府沒有將高職院校檔案管理工作信息化建設提上日程，因此對學校檔案工作沒有進行相應的指導，影響了高職院校檔案管理工作信息化建設的全面開發。

2.3管理人員的操作技能低下

對高職院校檔案管理進行信息化建設需要檔案管理人員的操作技能有更高的要求，不僅要求檔案管理人員懂得檔案管理的專業知識，同時需要掌握信息化技術。在高職院校中一些檔案管理人員的操作技能不夠，主要原因是專業知識較為單一，信息技術操作水平比較差，無法結合理論知識與實踐中。大多情況檔案管理工作人員只是針對操作而無法對此系統進行開發和維護，造成檔案管理系統出現問題時崩塌的現象。隨著社會的發展，我國高職院校的學生數量不斷增加，檔案管理工作量巨大，處理較為繁雜的檔案管理工作。如果一個檔案人員缺乏全面的檔案管理知識，同時沒有相應的實踐操作經驗，那么在實際操作中容易出現操作失誤，導檔答案記錄數據不準確。

3加強高職院校檔案管理信息化建設的措施

3.1轉變檔案管理的觀念，做到明確分工

首先，高職院校檔案管理工作是高職院校發展的重要組成因素，它可以良好地展現高職院校的教學、科研、管理等各種數據。高職院校檔案具有使用價值和參考價值。針對檔案管理信息化建設可以提高高等院校的全面發展，高職院校需要樹立創新意識、法制意識、服務意識、科學意識來指導檔案管理信息化建設。由于高職院校檔案管理工作是一項較為復雜的工作，那么檔案管理信息化建設中需要明確相應的職責，針對檔案分類建設，按照檔案信息內容的不同信息進行分類管理，然后采用相應的管理人員對其管理，責任落實到人。

3.2增加投入資金，引進先進的信息化管理經驗

目前，我國高職院校檔案管理信息化建設中資金缺乏，無法購置先進的設施設備。政府需要根據法律為高職院校加大經費的投入，是高職院校有充足的資金為信息化建設打下基礎。針對提醒信息化建設需要的設施設備進行采購，為檔案信息化建設提供物質基礎，有了先進的設施設備也是不行的，還需要引進先進的管理經驗，才能提高人們的工作效率，達到良好的管理效果。保證設備能夠在優質管理經驗方面得到融合，促進高職院校檔案管理信息化建設獲取更大的利益。

3.3對管理人員進行培訓，提高素質和能力

高職院校檔案管理信息化建設的效果取決于檔案管理隊伍人員的素質和能力。高職院校需要加強對檔案管理人員的培訓，堅持做到對每一個管理人員培訓，提高整體的隊伍素質。不僅需要打好良好的檔案管理理論知識，還要為檔案管理工作人員創造優質的設施設備條件。從實際上操作上來考察管理人員是否具備管理的能力。進而通過理論知識和業務素質以及實際操作技能來檢驗管理人員是否符合管理的需求，如果不具備其中任意一項，則會影響檔案管理的效率，甚至出現差錯和紕漏。總的來說，提高管理人員的素質和能力，發展管理人員綜合業務能力是構建高職院校檔案管理信息化建設的根本。

3.4建立健全的管理體系，擴大利用范圍

如果建設信息化檔案管理缺乏了完善的檔案制度，那么則會導致檔案管理出現不合理性。針對目前的檔案管理現狀，結合新的規章制度來健全檔案管理的體系，保證檔案管理做到規范化、科學化、制度化、標準化。針對檔案管理體系進行統一領導分級管理，只有在健全管理體系下才能有效合理地促進高職院校檔案管理的信息化建設，其次，擴大利用范圍，需要通過多種途徑和形式，保證檔案可以利用，方便人們進行查閱瀏覽。

4小結

綜上所述，我國高職院校需要針對檔案管理高度重視，根據目前信息化時代的發展進行深入改革。現如今，高職院校的檔案管理信息化還存在一些問題，它制約著檔案管理信息化建設的發展。首先學校需要轉變觀念，規范檔案管理工作，結合信息化技術進行檔案管理。將高職院校檔案管理工作做得更加透徹和規范，促進高職院校的健康可持續發展。