基于PDCA循環(huán)的5S在醫(yī)院總務后勤管理中的應用

饒冬東 林建華 林彥斌

[摘要]在醫(yī)院整體的管理過程中總務后勤管理屬于非常重要的組成部分，醫(yī)院總務后勤管理工作的有序進行是保證醫(yī)院正常治療及為患者提供服務較為基礎且重要的前提。現(xiàn)階段絕大多數(shù)醫(yī)院總務后勤管理過程中存在著較多的問題，這些問題的出現(xiàn)在很大程度上阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展及管理水平的提高。因此，有效的醫(yī)院總務后勤管理工作顯得尤為重要，有效的管理措施能規(guī)范總務后勤科工作人員的行為規(guī)范，提高管理效果。為了分析基于PDCA循環(huán)的5S在醫(yī)院總務后勤管理過程中的應用，筆者針對現(xiàn)階段醫(yī)院總務后勤管理過程中存在的問題進行了分析。

[關鍵詞]戴明循環(huán);5S管理;總務后勤管理;PDCA循環(huán)

[中圖分類號] R197.3? ? ? ? ? [文獻標識碼] A? ? ? ? ? [文章編號] 1674-4721（2020）5（c）-0199-04

Application of 5S based on PDCA cycle in general affairs logistics management of hospital

RAO Dong-dong? LIN Jian-hua? LIN Yan-bin

General Affairs Section， Fujian Provincial Maternity and Children′s Hospital， Affiliated Hospital of Fujian Medical University， Fuzhou? ?350001， China

[Abstract] In the overall management process of the hospital， the general affairs logistics management is a very important part. The orderly management of the general affairs logistics of the hospital is a prerequisite and important prerequisite for ensuring the normal treatment of the hospital and providing services for patients. At present， there are many problems in the process of general affairs logistics management in most hospitals， and the emergence of these problems has largely hindered the overall development of the hospital and the improvement of management level. Therefore， effective hospital general affairs logistics management work is particularly important. Effective management measures can standardize the behavioral norms of the general logistics department staff and improve management effectiveness. In order to analyze the application of 5S based on PDCA cycle in the hospital general logistics management process， the author analyzes the problems existing in the general logistics management process of the hospital at this stage.

[Key words] Deming cycle; 5S management; General affairs logistics management; PDCA cycle

醫(yī)院后勤負責為醫(yī)院提供各種保障與服務，后勤是醫(yī)院健康發(fā)展、正常運轉的保障與基礎，醫(yī)院的后勤管理水平與醫(yī)院的服務能力、經(jīng)濟效益以及社會效益均具有密切的關系[1-2]。新形勢下該如何進一步加強醫(yī)院的現(xiàn)代化管理，從而提高后勤的保障能力與服務能力、打造團隊精神、提高工作人員的綜合素質、提高后勤的工作質量與服務效率，這是每一個后勤管理人員都需要為之不斷付出努力的課題[3]。5S管理是當前較為先進的管理模式，這一模式在各行各業(yè)都應用廣泛，近年來醫(yī)院開始將5S管理模式應用于醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，且取得了良好的應用效果[4]。醫(yī)院總務科的工作量大、服務性強、涵蓋面寬、時效性高，工作事務瑣碎繁雜，人員眾多，是總務后勤推進5S管理成為醫(yī)院順利推進5S管理的“攔路虎”。為了順利推進5S管理，總務科將PDCA循環(huán)管理應用于5S的推進中，在實踐過程中不斷完善5S管理，取得了理想的應用效果，現(xiàn)報道如下。

1現(xiàn)階段醫(yī)院總務后勤管理過程中存在的問題

現(xiàn)階段醫(yī)院總務后勤管理過程中涉及的內(nèi)容較多，具體的管理內(nèi)容包括醫(yī)院內(nèi)的水電管理、中央空調的管理、醫(yī)院內(nèi)建筑及房屋的修繕、醫(yī)院辦公用品等日常物資的采購、電梯的維保、整個醫(yī)院的保潔工作、醫(yī)院綠化管理及維護、醫(yī)院內(nèi)部的洗滌管理等，這些工作大部分是與第三方公司進行合作共同完成。在這一后勤管理過程中，人員較多、技術要求的水平較高、管理范圍較大、管理的對象較多、工種較多，若在管理的過程中哪一個環(huán)節(jié)出了問題都會對醫(yī)院的醫(yī)療服務工作造成負面影響。此外，總務后勤管理過程中的各個工作人員的文化程度不高，多數(shù)維修人員及操作人員甚至都不是專業(yè)對口的人才，這影響著后勤保障工作的順利進行及質量提升。最后，醫(yī)院總務后勤管理過程中大多數(shù)工作人員的工作積極性較低、工作責任心不強，這主要是由于絕大多數(shù)的后勤人員均屬于臨時工或合同工，工資待遇較低，且工作強度較大，具有較差的穩(wěn)定性，導致工作人員的工作積極性及責任心直線下降，使得后勤管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)工作不達標及差錯現(xiàn)象[5]。

2基于PDCA循環(huán)的5S在醫(yī)院總務后勤管理過程中的應用

2.1醫(yī)院總務后勤5S管理中心的計劃階段

在醫(yī)院總務后勤管理過程中，應做好相應的管理計劃，總務科在開展管理工作、招納人才開展工作之前應實施相應的培訓處理，組織工作人員參加院內(nèi)組織的科室骨干人員、后勤部門干部的集中培訓，由科室干部對總務科的基層工作人員包括外包工作人員實施內(nèi)部的集中訓練及培訓管理，提高工作人員對于5S管理的認識及參與自我管理的積極性、責任感[6]。在培訓后制訂相應的管理計劃及規(guī)范，根據(jù)責任區(qū)分相應的管理小組，指派工作人員分別負責醫(yī)院的水電、空調、電梯、保潔、醫(yī)院的綠化、醫(yī)院的房屋修繕及醫(yī)院與第三方服務工作的合作洽談等管理，由幾名責任劃分的管理人員組成PDCA的管理小組，落實相應的5S管理計劃及目標。

2.2醫(yī)院總務后勤5S管理中心的實施階段

在計劃完成之后，應對醫(yī)院總務后勤落實相應的管理措施，在實施管理的過程中首先應對醫(yī)院內(nèi)總務科的各種物品進行劃分與區(qū)分，對無用的物品貼上紅牌標識，并在標識后進行階段性的統(tǒng)一處理，提高資源的應用有效性。將有用的物品放置在合適的地方方便工作人員拿取，并要求各個組結合工作現(xiàn)場的實際情況確認物品擺放是否安全、有序及高效等，明確地標示某一區(qū)域的物品[7]。準確地定位醫(yī)院的電梯配置、安全閥門、應急物資、醫(yī)療廢物的準確放置位置;針對醫(yī)院內(nèi)常用的定容、定量等進行有效的定位;針對現(xiàn)場內(nèi)的臟污進行有效的清除，對總務后勤科的設備、消防、保潔、空調等進行相應的管理，有效地降低設備的故障，最大程度延長使用壽命，控制運行成本，減少醫(yī)院管理過程中的安全隱患[6]。

2.2.1整理? 根據(jù)要與不要來區(qū)分物品，以5S管理方法來清理、登記所有物品，確保醫(yī)院總務工作現(xiàn)場沒有不需要的物品。

2.2.2整頓? 在合適的地方放置必要的物品，從而方便隨時取用。根據(jù)條塊工作劃分，要求工作人員結合現(xiàn)場實際，做到先進先出、高效拿取、擺放安全，同時物品定容、定量、定位管理，明確標識物品與區(qū)域。

2.2.3清掃? 對作業(yè)現(xiàn)場的臟污進行清除，營造明亮、干凈的工作場所。將清掃工作做好，為工作人員營造整潔、干凈的工作環(huán)境，這有助于延長設備的使用壽命，減少隱患的發(fā)生，同時降低運行成本，還能減少院感隱患、火災隱患。制訂管道井、倉庫、值班間、操作間以及病區(qū)的設施設備點檢制度、衛(wèi)生清掃制度、設備保養(yǎng)維護制度，做到嚴格執(zhí)行。

2.2.4清潔? 總務科梳理科室規(guī)章制度，在梳理過程中總結、改進管理過程中的人性化、高效、安全活動，從而使其規(guī)范化、制度化，執(zhí)行員工認可的制度能有效減少抵觸情緒的產(chǎn)生，這對整頓、整理、清掃活動的持續(xù)進行、深入進行是有利的。

2.2.5提高員工素養(yǎng)? 提高員工的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)員工嚴格遵守規(guī)章制度工作的習慣。后勤工作質量受到人員工作素質的影響，為了提高工作人員的素養(yǎng)，科室通過專項會議、月例會、科周會、班前教育會等途徑宣傳5S知識，促使員工感受到推行5S管理的好處，讓其在不知不覺中認可5S理念;同時，通過日常監(jiān)督、檢查以及指導，營造出遵守標準、積極參與的氛圍，打造團隊精神，提高員工的綜合素養(yǎng)。

2.3醫(yī)院總務后勤5S管理中心的檢查階段

醫(yī)院在實施相應的管理措施之后應開展檢查處理，檢查及核實工作人員管理過程中實施的各項操作是否達到預期的目標。將5S工作納入日常管理，并實施相應的檢查跟蹤處理。首先總務科應結合實際管理要求及管理情況借鑒5S標準化建置步驟解析實戰(zhàn)訓練，并制訂院區(qū)水電、中央空調、房屋修繕、物資采購、電梯、醫(yī)院保潔、園林綠化、布類洗滌等，特別是和第三方服務公司有很多合作的工作標準[8]，采用拍攝圖片、添加文字說明的方式對管理過程中的成果進行檢查，最后針對某一個階段內(nèi)管理過程中存在的問題進行提出，以科室內(nèi)組織會議探討的方式分析5S管理過程中存在問題的根本原因，分析這一問題及不足出現(xiàn)的人文因素及影響因素，并實施相應的會議記錄，將其記錄在PDCA管理過程中，實現(xiàn)良性管理的循環(huán)，提高質量管理的水平。

2.4醫(yī)院總務后勤5S管理中心的優(yōu)化處理階段

在5S管理的過程中針對醫(yī)院總務后勤管理過程中存在的問題進行優(yōu)化解決后，實施相應的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的管理，組織小組開展總務后勤管理的兩極檢查評價工作的會議，針對檢查階段發(fā)現(xiàn)的各類問題進行根本原因的尋找，通過結合實際、搜索文獻等方式分析原因、提出針對性的優(yōu)化整改措施，對已經(jīng)發(fā)生的問題進行解決。針對初見成效的管理措施，應提高其實施及管理的標準，通過總結、優(yōu)化、改善及再計劃等實現(xiàn)PDCA的循環(huán)管理，提高5S管理的有效性，促進醫(yī)院總務后勤管理工作的有序進行，最大程度地提高醫(yī)院總務后勤的管理效果，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎[9]。

3小結

總務科一直是醫(yī)院5S推進的難點之一，將PDCA循環(huán)應用于5S管理中，并將其應用于醫(yī)院總務后勤管理中的效果顯著[8]，其應用效果具體如下。①提高了員工的素養(yǎng)：在5S管理中，通過提高員工的素養(yǎng)來培養(yǎng)員工遵守規(guī)章制度的作風與習慣。5S現(xiàn)場管理行為規(guī)范，員工從5S中感受到其對自己的積極作用后，其關于5S管理的錯誤認知得到改變，開始從小事做起，培養(yǎng)依據(jù)規(guī)章制度行事、營造整潔環(huán)境的好習慣。在5S管理下，員工的執(zhí)行力、自主管理意識、責任感以及參與感均較以前增強，改善了工作人員的精神面貌，其服務態(tài)度也明顯改善，員工素養(yǎng)得到了提高。②減少了資源浪費：在醫(yī)院的長期發(fā)展戰(zhàn)略中，控制成本始終是重中之重。5S管理實施后，總務后勤資源浪費的情況得到了極大的改善。食堂無變質、腐爛、過期的食物，對食物進行加工時做到了充分利用，這有效減少了資源被浪費;倉庫無廢棄、積壓、過期物品，物品的庫存量、流通合理;對設備進行規(guī)范保養(yǎng)、維護以及點檢，杜絕了由于拖延造成的浪費，設備的故障率也由此降低，其使用壽命得到延長，運行成本得到降低;通過提高員工素養(yǎng)，杜絕了開門開窗的情況下開空調、長流水、長明燈、空房開空調等現(xiàn)象，這一系列措施的應用都有效地節(jié)約了資源，這對醫(yī)院的長遠發(fā)展具有積極作用。③提高了工作效率：5S管理是提高工作效率的有力工具。5S管理的定容、定量、定點以及三要素（標識、場所、方法）有助于營造良好的工作氛圍與工作環(huán)境。在5S管理下，通過建設制度使得工作的規(guī)范性得到提高，督察時能夠做到有據(jù)可循，減少了人為因素對管理造成的影響，這是各項工作得以順利開展的前提;在5S管理中，時常對工作目標進行梳理，對工作流程進行規(guī)范與優(yōu)化，從而使得工作更為高效、省時以及精準;在5S管理下，工作人員根據(jù)先進先出的原則對物品進行有序放置，根據(jù)使用頻率的高低來放置物品，采用鮮明的色彩對物品進行標識，進行合理、科學的定量、定容管理，這一系列措施都能幫助工作人員在短時間內(nèi)尋找到需要的物品，降低誤拿差錯發(fā)生率，工作效率也由此得到了明顯的提高。④營造了良好的科室形象：在5S管理的推行下，總務科辦公室、食堂、庫房以及工作現(xiàn)場環(huán)境都較推行前明顯改善，環(huán)境安全、舒適、明亮、整潔，這營造了良好的科室形象。⑤提高了管理水平：對管理水平進行評價時，滿意度是說服力最強的質量評價標準。5S管理實施后，醫(yī)院總務后勤管理流程得到優(yōu)化，且制度標準，并推行人性化管理，這一切的推行都使得總務科的質量、安全、服務、成本、效率以及工作作風得到了明顯的提高，因此臨床對總務科的滿意度明顯提高，患者更加信任醫(yī)院，能夠產(chǎn)生安全感，其滿意度也提高，這都說明在5S管理下，總務科的管理水平得到了明顯的提高。

PDCA循環(huán)主要是由美國質量管理專家休哈特博士首先提出，由戴明進行采納、宣傳、獲得及普及，因此又稱為戴明環(huán)[1]。PDCA循環(huán)管理中主要包括計劃階段、執(zhí)行階段、檢查階段及處理優(yōu)化階段等流程，在質量管理過程中要求將各項工作按照做出計劃、計劃實施、檢查實施效果的步驟執(zhí)行，然后將成功者納入標準，不成功者進入下一循環(huán)解決。將PDCA循環(huán)應用在醫(yī)院總務后勤管理過程中能顯著糾正醫(yī)院管理過程中存在的問題與偏差，推動管理工作的有序進行，促進醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。將PDCA循環(huán)管理應用在醫(yī)院總務后勤管理過程中能顯著解決及緩解醫(yī)院總務后勤管理過程中存在的問題。醫(yī)院總務后勤管理過程中由于各種因素的影響存在著較多的問題，加之總務后勤管理中的工作內(nèi)容較多、工作范圍較廣等因素的影響導致現(xiàn)階段醫(yī)院總務后勤管理效率較低[10-12]。在醫(yī)院總務后勤管理中實施相應的計劃、執(zhí)行、檢查及優(yōu)化處理等PDCA管理顯得尤為重要，PDCA循環(huán)管理主要包括醫(yī)院總務后勤管理范圍、標準的計劃階段，制訂好工作規(guī)范及標準的內(nèi)容;醫(yī)院總務后勤管理措施的實施最大程度地解決以往醫(yī)院總務后勤管理存在的問題;減少工作過程中重復錯誤現(xiàn)象的發(fā)生，提高后勤管理工作效率，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。將5S應用于醫(yī)院總務后勤管理中，有助于提高員工的綜合素養(yǎng)，能夠減少資源浪費，提高工作效率，營造良好的科室形象，提高科室的管理水平，進而提高了醫(yī)院總務后勤的服務保障能力[13-14]。將PDCA循環(huán)應用于5S管理的推進中，在實踐過程中不斷改進，這確保了5S管理的順利推進[15]，也確保了5S管理能夠充分發(fā)揮其應有的作用，因此將PDCA循環(huán)下的5S管理應用于醫(yī)院總務后勤管理的應用價值較高，這一管理模式具有較強的實踐價值。

綜上所述，PDCA循環(huán)的5S管理在醫(yī)院總務后勤管理過程中應用效果顯著，建議推廣實施。

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（收稿日期：2019-10-12? 本文編輯：祁海文）