檔案數字化的質量與安全保密控制探討

李忠榮

摘 要：在當前檔案管理中，數字化技術的應用發揮了重要的作用，通過數字化檔案的建設和管理，可使檔案管理的效率得到整體提升，同時也能夠便于檔案使用者對檔案信息進行獲取，為了加強檔案的利用效果，應重視檔案數字化質量管理以及安全保密控制。本文對檔案數字化管理的優勢進行了概括，提出了檔案數字化質量控制及檔案安全保密控制工作具體策略，通過加強數字化檔案管理效果，可使檔案的價值得到提升。

關鍵詞：檔案數字化;質量控制;安全保密

在信息技術的快速發展下，各行業開始運用現代化技術開展工作，尤其是數字化技術的應用，發揮出了較多的優勢。在我國的檔案建設及管理中，數字化檔案也逐漸產生，采用數字化檔案管理可使管理的效率提升，保證了檔案文件的質量。而檔案數字化的安全性受到了社會的關注，因此，為了提升數字化檔案管理的安全水平，應采取有效的措施來加強檔案安全保密控制，使檔案管理能夠得到進一步發展。

1 檔案數字化管理的優勢

1）有利于部門落實立卷制度。檔案部門立卷作為其中的重要內容，當前檔案室代替部門立卷的問題比較顯著，一些立卷單位分多次將分散的材料交給檔案室進行立卷。在這種情況下，檔案管理員對部門的工作缺少了解，難以判斷材料是否完善，導致歸檔工作的質量降低。采用數字化檔案管理的模式，可使各個歸檔部室的人員將文件錄入到系統中，由檔案管理員進行統一的編碼和立卷，使檔案的歸檔工作開展更加高效和規范。

2）使檔案管理工作不受局限性影響。在傳統的檔案管理工作中，只能在上班的時間開展工作，同時工作的環境中應包括管理人員以及利用者、辦公設備等內容。采用檔案數字化管理模式可使傳統的模式得到改善，使用網絡以及計算機系統就可以進行檔案管理，這種變化可使檔案管理的效率提升。單位部門產生的電子文件可通過編碼和解碼來形成電子檔案，使用硬盤進行儲存，這種方式使儲存變得更加靈活，僅僅通過允許就可以隨時對所需的檔案信息進行獲取和查閱，因此能夠加強檔案管理的效果。立卷部門只要在日常工作中將部門的文件材料輸入到計算機中，之后將歸檔材料提交給檔案室，通過檔案管理人員的操作就可以實現檔案管理的整個工作流程。在管理中使用網絡系統可對其進行立卷、編目以及打印等操作。

3）提升檔案信息利用的質量。采用傳統模式進行檔案分類整理，這個過程比較繁瑣，僅僅能夠保證檔案的完整安全保管和單個文件利用。采用檔案數字化管理模式后，各類檔案電子文件集中存儲在計算機硬盤中，經過立卷后使用檢索功能可以查找到同一問題的多個有歷史聯系的電子文件，這種方式可使檔案利用者獲取到更加全面的信息，使檔案信息的利用發揮出更好的作用。

2 檔案數字化質量控制的有效措施

1）提升檔案管理人員素質水平。在檔案數字化質量控制中，要想有效加強數字化檔案管理，應提升管理人員的專業素質水平，使人員的整體能力提升，減少對檔案管理工作帶來的影響。應建立檔案數字化管理的人才管理制度，對檔案管理人才進行引進，為數字化檔案管理工作提供更好的條件，使具有數字化操作能力和檔案管理知識的人員參與到管理工作中。同時，應加強對人員的檔案管理數字化知識培訓，使人員能夠對檔案管理有全面的了解，提升自身的信息技術素養水平，能夠有效運用數字化檔案軟件開展工作。

2）制定完善的數字化檔案管理方案。應根據數字化檔案館管理的目標和要求，將檔案數字化建設中的問題處理好，建立科學完善的檔案管理數字化工作方案。首先，應將檔案管理數字化發展目標進行明確，重視檔案數字化管理總體目標與階段目標的設置，根據實際情況來制定管理方案，還應結合數字化檔案管理的科學理念開展工作。其次，應制定詳細的檔案管理數字化工作制度，使管理工作能夠得到規范，減少檔案管理中的問題，使檔案管理數字化更加標準，同時能夠使人員按照要求進行操作，保證檔案數字化管理的效果。

3）建設檔案管理數字軟件系統。為了提升檔案管理數字化工作的水平，應完善檔案管理數字軟件系統，使用專業的軟件，使檔案管理數字化的開展更加順利，全面發揮出檔案管理數字化的功能。應通過軟件系統來進行檔案數據的采集、整理、存儲以及檢索，使檔案數據的處理更加高效，還應提醒檔案管理人員對檔案數據信息中的錯誤問題產生重視，避免錯誤帶來影響。其次，應對檔案管理數字化軟件進行有效的維護，避免軟件在使用中出現問題，影響工作的進行，定期進行更新和維護，使軟件的使用具有更好的效果，能夠為檔案管理數字化的進行帶來有利的條件。

3 檔案安全保密控制工作具體策略

1）加強安全保密技術應用。在數字化環境中，為了提升檔案數據信息的安全性，應重視安全保密控制工作，避免信息產生流失等問題，使檔案數據安全得到保障。首先，應引進現代檔案管理軟件操作系統，使用有效的加密技術以及防火墻技術等進行加密處理，使檔案信息能夠得到保護，加強了檔案信息安全保密效果。其次，應重視使用安全防護技術，對相應的網絡環境進行改善，可利用內網開展檔案信息管理工作，避免信息被篡改，發揮出安全保密控制的有效作用。

2）建立科學的安全管理制度。通過建立完善的檔案管理制度，可使檔案的安全保密工作進行更加高效。在數字化環境中進行檔案建設和管理，應對相應的規定進行明確，使檔案的操作使用能夠具有安全性，這樣可使檔案管理數字化的優勢體現出來。應對數字化檔案使用過的程序以及安全方案要求進行全面的完善，針對不同級別的檔案使用及管理人員應開展相應的培訓，結合檔案安全內容進行教育。還應建立保密制度，加強對保密檔案使用的專門審核，并且使保密檔案數據信息在封閉環境中使用，這樣可使檔案泄密的風險降低，提升數字化檔案管理的安全水平。

3）重視塑造檔案安全保密氛圍。在檔案管理中，為了進一步加強數字化檔案安全保密控制工作的效果，應建立一定的安全保密控制氛圍，使人員形成正確的習慣。首先，應加強對檔案使用等人員的安全教育，使人員能夠具有安全保密意識，提升其安全保密技能水平，根據檔案管理中容易產生的安全問題，應對人員進行相應的警示教育，使檔案保密安全控制工作的質量得到提升，減少安全問題的產生。其次，在建設檔案保密文化氛圍的時候，可開展關于檔案安全保密內容的活動，使人員能夠更加重視對檔案的安全保護，定期開展檔案安全工作檢查，使檔案數據的管理能夠得到安全保障。此外，應結合檔案安全工作的情況進行有效的調整，考慮到檔案管理的需求和實際現狀，及時將漏洞進行更新，做好病毒查殺工作，使數字化檔案管理能夠具有更好的條件，全面加強管理的效果。

4 結語

檔案數字化建設發展為檔案管理提供了更加便捷的條件，提升了檔案管理利用的效率。采用數字化檔案管理可使檔案文件的歸檔、整理以及存儲等環節變得更加便利，能夠保證檔案文件的完整性，同時也減少了工作的繁瑣過程。應進一步加強對數字化檔案的質量控制和安全保密管理，重視對檔案的管理，借助先進技術提升管理質量，使檔案信息能夠得到有效的保護，進而使檔案管理工作得到全面的改善。

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