信息化時代醫院檔案管理的信息化建設

陳靜杰

摘 要：醫院檔案管理信息化建設利于提升醫院檔案管理工作的現代化和科學化發展，可為醫院管理的與時俱進性發展奠定基礎。文中在迎合醫院“互聯網+”發展趨勢的前提下，分析醫院檔案管理信息化建設中的問題，并提出針對性的應對策略，研究所得可為醫療衛生事業信息化發展提供一定借鑒。

關鍵詞：信息化時代;醫院檔案管理;信息化建設

互聯網時代的來臨，進一步推動了醫院檔案管理的信息化建設步伐。醫院檔案信息化是促動醫院管理改革快速推進的重要環節，也是社會需求和醫院發展有效統一的基本保障。然而，受到管理體制、人員專業性、技術及時更新能力、資金投入等各項因素的影響，醫院檔案管理的信息化建設不僅要面對歷史遺留的問題，如傳統檔案管理中存在的各類弊端，還需要面對信息化建設轉型所帶來的各類風險。

1 醫院檔案管理信息化建設中的問題

1）檔案管理格局混亂。隨著醫院管理改革速度的不斷提升醫院檔案資料的內容和形式也不斷出現新的變化。從以往的文書檔案、病歷檔案、圖片檔案，到當前的科研檔案、聲像檔案、實物檔案、病理切片檔案、磁盤檔案、計算機數據檔案等，醫院檔案的種類不斷增加，門類日漸繁多，急需要檔案管理人員及時進行檔案資料內容的分類，但由于醫院行業管理要求各類檢查聲像檔案和病理切片等歸屬各自所在的部門管理，綜合檔案室僅需要管理計算機數據、文書、病歷等各類檔案，如此醫院檔案信息化管理就勢必需要面對檔案管理多部門負責的格局。但是醫院檔案管理格局統一，管理檔案內容界定分明是醫院檔案管理信息化建設的基礎條件。這也是醫院檔案管理信息化建設成效提升的必然要求。

2）忽視信息化環境建設。醫院檔案管理信息化建設系統需要配套制度、良好的應用環境、及時更新的維護技術等作為實踐應用的支撐。但是以上幾項需要管理層的重視，需要對應的、具有持續性的資源和資金投入，需要相關部門的密切配合。但醫院缺乏明確的激勵機制、規章制度等的情況并不少見。此外，醫院檔案信息化管理是幫助醫患互助、互利、互通的重要載體，也是醫院檔案信息資源得以共享的前提。資源共享勢必會涉及隱私保密、保護問題，醫院檔案信息化管理就勢必需要與資料檔案共享平臺同步構建，然而，兩者并不同步構建，或者其中之一在醫院檔案管理信息化建設中缺失的情況在我國醫院建設中也是客觀存在的。

3）人員專業素質參次不齊。我國醫院檔案管理工作人員的技能素質需要契合醫院檔案管理信息化建設的要求。這是確保醫院檔案管理信息化建設有效推進的前提。但是，當前我國醫院檔案管理的工作人員大多是非“檔案管理+信息化”型人員，對紙質檔案管理可能駕輕就熟，但是思想、觀念、技能、素質卻不一定符合信息化時代對檔案資料管理手段及時更新的要求。隨著其年齡的不斷提升，一旦其學習能力、創新能力、興趣和活力等逐漸減弱。而新入職的人員，對資料信息化管理的操作和技術等有可能較為熟練，但是工作經驗有限，此兩種情況的客觀存在必然會影響醫院檔案信息化建設所需的人員團隊建設水平。

2 醫院檔案管理信息化建設的基礎思路

1）醫院檔案管理信息化系統建設。醫院檔案管理信息化需要在穩定醫院現有管理工作的基礎上，結合醫院實際情況，統一規劃醫院檔案管理系統需求，在協調各部門現有檔案應用訴求的基礎上，逐層建設和完善。在醫院檔案管理系統建設的過程中要遵從標準化、系統化和統一化原則，使用雙軌制來嚴格限制實操與規劃步驟，保證歸檔資料有效完整。檔案管理信息化建設要重視資金、資源、人才、技術等準備工作，資金、資源、人員必須充足，技術投入必須專業并及時更新。

2）醫院檔案管理信息化應用及維護。醫院檔案管理信息化建設所需的日常維護以及系統的定時更新均需要網絡通訊技術和計算機技術的支持，需要檔案管理系統軟件和硬件的及時維護。因此，相關工作人員要有醫院檔案管理信息化應用及維護意識，不能出現問題才亡羊補牢，而是在問題出現之前，做好權限控制和安全控制，保證檔案信息的保密性和安全性，并力求將隱患降低到最小。此外，醫院檔案管理信息化建設還需要做好檢索工作，并保證信息化設備和設施正常使用，確保系統更新工作和技術升級工作與醫院規章制度的更新契合等。相關工作人員從新的角度來多形式、全方位的開發并使用醫院檔案管理信息化資源，要摒棄原有的視角和思維，從如何提升醫療衛生事業發展的角度，進行醫院檔案管理信息化應用及維護等。

3 醫院檔案管理信息化建設的保障

1）厘清檔案分類，紙質電子化齊頭并進。我國醫療衛生事業在穩步推進中，但是醫院檔案的信息化建設尚處在初始階段。為確保醫院檔案管理信息化建設的順利推進，建議相關工作人員按照節約時間成本的要求，依照存量數字化、增量電子化原則，持續推進醫院檔案的電子化專戶和存儲，厘清檔案分類，以便加快紙質檔案的數字化發展速度。從規范化、統一化、系統化、科學化層面考慮，建議構建各級醫療衛生體系與各類醫院都能使用的檔案信息管理化規范和標準，可按照先試行后調整的方式，自下而上的歸類檔案種類和存儲形式，之后總結出適合醫院檔案信息和建設所用檔案管理標準和各類檔案適用的管理模式。

當前我國醫療衛生事業改革還在進行中，醫院檔案管理信息化建設尚在起步階段，紙質檔案數字化和電子文件運行只能齊頭并進而不能一刀切的數字化，這是客觀事實。對此，建議醫院在厘清檔案分類的前提下，存量數字化、增量電子化，在加快紙質檔案數字化發展的同時，推動電子文件管理，保障兩者齊頭并進，共同發展。

2）保證資本投入，強化信息化環境建設。進入21世紀后，科學技術的高速發展，尤其是云技術時代和移動網絡時代的來臨，對信息化建設的訴求日漸嚴格，醫院檔案管理的信息化需要具有可持續性的資金和資源投入。從醫院信息化管理的可持續發展角度出發，建議醫院將檔案信息化建設與管理工作列入地區各級醫院管理及地區醫療衛生事業發展的議事日程，構建起專門的組織架構，并明確培訓、監督、指導、管理等各方面的責任分工。在強化信息化環境建設方面，保證資金、配套軟硬件設施等的持續投入，保障資源及時更新與技術和軟件等的升級換代。在檔案信息資產管理方面，設置適宜的獎懲措施，鼓勵和引導各科室各部門自主啟動檔案信息化建設，并為此項工作獻計獻策。

3）更新觀念，加強人員專業團隊培訓。無論是醫院還是醫療主管部門，都需要構建起檔案信息資產意識。尤其是醫院管理者、醫療行政主管領導更需要從思想上提升自己對檔案信息化建設緊迫性和重要性的認知。按照醫院戰略發展的需要，將醫院檔案信息化建設及監督管理列入醫院管理議事日程中，在明確檔案管理信息化建設相關工作人員責任分工的基礎上，培訓、監督、指導各部門和各科室檔案信息化建設工作。

為保障醫院檔案的信息化建設速度，建議余元不斷健全培訓組織和制度，及時更新培訓內容，階段性、層進性的提升檔案工作人員的檔案信息化管理的專業能力、素養、知識儲備等。檔案信息化人才隊伍建設和人員儲備是第一要務，醫院方可按照當前檔案管理人員的工作能力、知識儲備、專業技能情況，結合醫院檔案管理信息化發展要求，為之安排時效性強、實效性強、針對性強的培訓內容，并將培訓與其工作的績效考核掛鉤，以此來提升相關工作人員參與培訓的積極性與主動性。

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