檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

聶洪福

摘 要：檔案管理的信息化進程已成為我國在檔案管理方面逐漸的發展形勢，為使得檔案管理更標準化，一般會使用促進檔案信息收集，管理和利用的方式，以此來適應當今社會對世界計算機網絡發展的進程，更有利于使檔案管理變得完整和高效。

關鍵詞：檔案管理信息化;發展趨勢;網絡進程;首要任務

檔案管理對于各個單位來說是十分重要的事情，它意味著對于信息的收集和資源管理，但是隨著信息化速度的加快，檔案管理工作在形式上有了很大的不同。它已經不單單只是文化和知識資源的積累，更成為信息資源分享與傳播的重要途徑，因此對于檔案管理方式要突破傳統的手段，以更加新穎的方式來適應世界計算機網絡信息化的發展進程，使其成為新形勢下檔案管理的模式。

1 檔案管理信息化

檔案對于每個單位來說都是重要的信息資源，檔案工作是對單位的歷史和積累的信息進行保存，一般是在國家檔案行政管理相關部門的統一組織和領導下，用合適的現代信息保存技術對相應的檔案進行保存管理，這有利于對檔案進行后期的處理與收藏，檔案管理的重要性更加加速了檔案管理信息代化的進程。檔案信息化主要是指檔案保存形式的改變，以傳統實體檔案的形式，將其轉化為對于檔案信息的數字化和網絡化保存。通過網絡的加工以及處理，可以對檔案的信息進行一個合理的保存和利用，最終實現對檔案高效的信息共享與交流。此種檔案信息化發展過程用時比較久，但其所起到的作用遠遠大于應用實體檔案保存，為提高檔案管理信息化提供了極大的方便，現在信息技術部門，采用較高手段來提升對于檔案的現代化管理。

2 檔案管理信息化的重要意義

2.1 檔案管理信息化是社會發展的重要方式

隨著我國社會進程的不斷發展，對于信息資源的掌握和控制已成為我國的戰略目標。對于改革初期的我國社會與國民經濟信息化水平的發展明顯加快，這使得我國在對于將資源信息化方面有了很大的需求，對于資源管理的方式改進更傾向于較為方便，準確和完整，因此傳統的檔案管理方式已經不能適合當今社會現代化發展的需求，改變傳統發展模式，利用創新型信息化管理模式已經成為重要的發展趨勢。資源管理部門利用新的方式對檔案信息進行資源建設，已成為時代賦予的重要進程，這使得管理工作模式發生改變，由較為單一轉化為社會服務性，檔案管理信息化具有諸多優點，使得檔案的調取，檔案的網絡分享和人才隊伍建設都有提升，這種各方面都有優勢的管理模式更加符合我國的國情，因此檔案管理信息化，也成為最終檔案管理發展的方向[1]。

2.2 檔案信息化建設是我國發展階段的重要內容

我國在相關的檔案管理文件中做出重要指示，要對國家的相關電子文件進行數字建檔，確切地貫徹落實國家有關建檔和管理信息化建設的精神。對于檔案信息化的建設，主要應利用計算機網絡和數據庫。對于較為傳統的檔案管理模式予以改進，加快推進關于傳統檔案的數字化和電子接收模式，這種模式的實施應更加有利于公共檔案信息的社會共享，建立一站式檔案信息管理庫，信息管理庫支持服務平臺的資源共享，為社會打造更加全面的檔案信息資源共享服務。

隨著我國檔案管理信息化進程的不斷推進，這使得我國檔案數字化的模式由之前的單一變得更加豐富，這包括數字化的規模逐漸擴大，對于數字化對象也逐漸豐富起來。建檔模式已經不僅僅局限于紙質版，更加包括了照片，圖像，錄像，膠卷，錄音等不同的載體模式。這些新型的載體模式在很大程度上改進了紙質檔案管理存在的諸多不足，使得檔案管理數字化變得更加容易且利于社會分享。

2.3 社會的發展進程促進檔案管理改革

我國的檔案管理信息化已在社會的不斷發展進步中做了調整，較為陳舊的傳統檔案管理模式已不能再適應新型社會檔案管理的發展，因此在諸多方面都需要改進，這包括對于信息的開發利用、目錄編制、館藏的建設、歸檔和統計等等。這些管理的環節在傳統檔案管理時存在很多的不足，因此開發新型的檔案管理信息化要將其進行改進。檔案的載體形式已經逐漸向數字方面進行發展，主要的檔案環境也將改變為數字環境。檔案管理信息化主要是利用計算機技術對檔案進行立卷、貯存、檢索編目、借閱和庫房管理等。信息化檔案管理使各種管理環節都可以很好的聯系在一起，這更有利于提升檔案管理工作的質量和效率，這是傳統的檔案管理方式不能做到的[2]。

2.4 檔案信息化有利于檔案標準規范體系的建設

我國對于傳統的檔案管理規范相對于比較健全，但是隨著數字化管理模式的深入，傳統的檔案管理規范應進行改革。絕大部分的標準規范，要根據信息化管理模式進行整改。其中包括對于文檔管理軟件的使用，這使得文書檔案按件進行歸檔，文檔一體化，館室一體化。除此之外，檔案管理的具體表現為對于電子文件進行前端控制，有利于解決檔案積累和移交的缺陷。新型的檔案管理模式催生出諸多的新型業務內容，包括對檔案進行實時歸檔、技術鑒定、存儲管理和數據遷移等，諸多新型業務需要檔案管理在標準體系上進行完善可以得到更好的展示。以上諸多條件的應用都需要大量的標準規范進行支撐，因此加強檔案法律的制定以及完善檔案法是我國檔案信息化發展的必要途徑，要根據我國國情選擇適合的檔案法規體系。

2.5 檔案信息化為社會提供更多資源和服務

對于檔案管理信息化的今天，檔案管理局提出建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系。新型的體系建成有利完成信息化管理的任務。

檔案信息化管理的重要作用是提升了檔案管理的工作效率，由于傳統的檔案管理方式十分復雜且具有諸多的重復勞動，存在諸多不可或缺的基本事務，管理人員要使用大量的時間對檔案進行整理。與之相比，檔案管理信息化對于工作效率提升有了質的飛躍，管理人員無需使用大量的時間進行檔案管理，只需要對管理軟件進行操作即可實現信息的整理和共享。

檔案信息管理的另一重要作用是可以使得信息資源利用最大化。由于較為傳統的檔案是通過紙質版來進行信息傳播，因此存在諸多不方便，例如不方便攜帶和傳遞。對檔案管理實行信息化，問題迎刃而解。檔案以數字模式進行存儲和傳播，這在很大程度上減少了空間的占有，也提高了傳播的速度和數量。除此之外，對于管理軟件的使用可以使得檔案信息資源進行分門別類，在較大程度上利于資源共享[3]。

3 檔案管理信息化是未來發展趨勢

檔案管理信息化已經逐漸成為檔案管理工作的開展趨勢，也是對于傳統檔案管理的改革。但是與此同時，對于信息技術也有著較大的挑戰。檔案管理信息化是我國信息工程提出的重要戰略發展手段，發展仍然任重而道遠，檔案管理的信息化不僅提升了工作效率，也加強了檔案信息的交流和共享。這是我國對檔案管理進行信息化改革的主要原因。

4 結束語

檔案管理信息化是全球對于信息化浪潮的選擇，為使檔案管理做到更加完善，我們需要不斷地拓展新型技術，把握機遇，緊跟時代的步伐。開發更加有效地檔案信息管理模式，為我國檔案事業管理貢獻力量。

參考文獻

[1]孫小偉.檔案管理信息化是檔案管理的發展[].價值工程，2018，24（4）：28-29.

[2]張麗劍.檔案管理信息化的作用[].檔案學研究，2017，23（4）：29-30.

[3]李威力.檔案管理信息化的發展趨勢[].檔案發展，2019，64（4）：83-84.