檔案管理利用數字化平臺的應用分析

摘要：隨著社會的不斷發展，推動了信息化的進程，檔案信息的建設發展已成為不可避免的一種趨勢。為了滿足當下檔案管理發展需要，將應用數字化平臺進行檔案管理。本文基于信息數字化的大背景下，全面系統的分析了檔案管理應用數字化平臺的特點。探究了檔案在數字化平臺應用過程中存在的不足現象，并提出了相對的提升檔案管理的策略。

關鍵詞：檔案管理;數字化平臺;應用

隨著信息技術的不斷發展深入，信息化管理已深入到各行各業當中，傳統的檔案管理已經無法滿足于社會發展的需要。在此種狀況下，為了有效提升檔案管理水平，滿足當前社會對檔案管理的發展需要，勢必將利用數字化平臺進行檔案管理。數字化檔案管理可以有效實現資源共享，且檔案管理儲存空間大，效率高。在數字化平臺中檔案管理可以進行信息分類，搜索，便于管理人員查看，在一定程度上減少了工作量，提升了辦公效率，檔案管理應用數字化平臺可以有效彌補傳統檔案管理的不足之處，且更加便捷高效。

1.檔案管理應用數字化平臺的概述

隨著信息化不斷深入到各行各業當中，為了有效提高檔案管理的效率，故此將數字化平臺應用到檔案管理當中。檔案管理數字化是將網絡技術、儲存技術、掃描技術、數據庫等全方位結合，使得檔案管理以數字化的形式儲存，構建了海量信息的檔案管理平臺。以便于工作人員在搜尋檔案資料時，可以高效快速的找到相關資料，從而提升了檔案管理的效率，且檔案管理數字化平臺可以高效實現資源共享。而傳統模式下的檔案管理通常采用紙質檔案進行管理保存，無法保障檔案資源的完整性，且隨著自然環境的演變，紙張字跡會老化，如有蟲蛀、火災等情況，則無法保障檔案資源的完整性。而檔案管理在數字化平臺可以大量存儲檔案信息，減少了檔案管理成本，且永久性保存，有效保障了檔案的安全性與完整性。

2.數字化平臺中檔案管理的特征

2.1提升了檔案管理的效率

在數字化平臺檔案管理中，檔案文獻資料通過計算機設備、多媒體技術等，可以有效將檔案信息完整的保存在數據庫中，在日常檔案管理處理工作時，可以通過數字化平臺高效完成信息的搜集、資料移交、檔案整理等。在查閱某一檔案資料時，工作人員可以在數據庫中進行搜索，盡可以用最短的時間找到自己需要的檔案資料，極大的提升了檔案管理效率。

2.2檔案管理的服務社會化

檔案管理應用數字化平臺有效的彌補了傳統管理的不足之處，有效的將檔案管理資源合理配置，實現了信息資源共享。在現實工作生活中，用戶可以通過數字化平臺，快速查詢自己所需要的檔案資料是否存在，在紙質版資料不在的時候，可以在數字化平臺中找尋網絡資源進行下載。數字化的檔案管理提升了服務社會的水平，更加便于檔案資料信息的傳播[1]。

3.數字化平臺中檔案管理存在的挑戰

3.1數據處理在檔案管理中面臨的挑戰

由于各類檔案資源的信息量過大，導致在檔案管理過程中，大多工作人員處理數據信息時無法科學、合理的利用數字化平臺進行管理，因此在檔案管理過程中無法高效利用數字化平臺管理。而由于檔案資源信息繁多，需要保存錄入的資料數目不斷增加，而采用人工錄入的方式，使得檔案管理工作量也增多。而部分工作人員在文檔資源錄入時，容易出差錯，有的字寫的難以分辨，有的目錄歸類錯誤，則檔案管理過程中很難搜索到需要的相關檔案。從而造成檔案資源數據不符的情況[2]。

3.2檔案信息的安全性面臨挑戰

隨著信息化的發展深入，檔案的存儲由原來的的紙質形式變為電子形式的存儲，盡管可以有效提升檔案管理的完整性，且便于大眾翻閱。但是由于檔案信息是以電子的形式保存在計算機虛擬的資料庫中，一旦電腦中毒或者有黑客進攻，那么將無法保證檔案信息的安全性及完整性。而面對部分追求利益的人群，惡意盜取電子檔案的信息，進行販賣，則會嚴重影響威脅檔案資料的保密性，且在社會中產生惡劣的影響[3]。

4.檔案管理于數字化平臺中存在的問題

4.1資料搜索存在差異

由于在檔案信息資源涉及的范圍廣、內容多、信息量大等特點，而檔案資源大都是有人工進行整理分類錄入的，在檔案資源中，無法避免一些專業知識性較強的資料在分類過程中整理不當，因此錄入信息不符，從而造成讀者在翻閱數據庫資料搜索過程中，查詢到的資料與自己想要的資料信息不符合的現象[4]。

4.2檔案管理缺少服務理念

一直以來，檔案管理工作主要都是以咨詢服務為主，都是自主詢問后，檔案管理工作人員才提供相關服務，然而由于資料的信息繁多，一些資料甚少被人們知道，查詢人不咨詢，管理人員就將之束之高閣了。在一定程度上阻礙了資源的開發利用。檔案管理人員缺少對檔案的實際應用效果的分析，以及檔案資料信息在數字化平臺服務的理念[5]。

4.3檔案管理受限于數字化模式

在數字化平臺管理過程中，檔案管理主要是以計算機設備為載體，并對檔案資料進行數字化處理，然后進行分類，儲存，然而有些檔案資料無法通過計算機展現出來，因此在數字化平臺中檔案資料無法完整性的保存，從而導致在查詢相關信息時也缺乏資料完整性。

5.有效提升檔案管理在數字化平臺的管理策略

5.1構建準確完善的檔案管理數字平臺

由于當前數字化平臺中，檔案管理常出現信息不齊全、系統性不足等問題，因此在檔案管理過程中，工作人員不應該只是注重資料的數量多，更應當學會靈活應變。為了有效保證檔案管理的準確性與完整性，因此應注重原始數據錄入的精準度，在檔案整理過程中，相關工作人員需要保持正確的工作態度，嚴格對資料進行審查，全面系統

性的進行相關分析，確保錄入的信息準確無誤。且可以利用計算機的識別功能，將需要錄入的檔案進行掃描，從而有效保障錄入文獻信息的準確性。并在檔案信息被核實無誤后，才可將信息進行錄入，并將檔案信息進行細分命名，標注上檔案信息錄入的時間，使得檔案管理更加有跡可循，以便于檔案管理工作的開展[6]。

5.2轉變檔案管理服務理念

長此以來，檔案管理過程中都側重于按工作的需要來進行處理檔案，然而這樣的服務模式下，容易造成已有的服務模式不需要，而需要的服務模式不存在，從而無法準確有效的展開服務。因此為了全面提升大家的文化素養，促進科學文化以及信息資訊的有效傳播，吸引廣大的群眾基礎。各級檔案館應有意識的宣傳主流文化，定位展閱服務主旨，根據時代發展潮流，豐富館藏文獻資料，及時發掘征集當前新時代理念下倡導的資料檔案，明確開展的展閱主題，拓展館藏檔案展閱服務功能，關注社會發展理念，注重產生的社會影響力，豐富廣大群眾的精神文化[7]。

5.3注重檔案管理人才培養

在信息化高度發展的環境下，為了切實有效的貼合當下社會的發展，檔案管理需要注重培養高端人才進項管理工作，創新檔案管理措施，使得檔案管理工作人員的意識符合當下社會發展的需求。為了有效保障檔案管理工作的效率提高，應注重高度專業、管理能力過硬的人才引進，并采取和高校共同打造培養管理專業人才的方法。以便于高校直接向社會輸出專業對口、技術有保障的相關檔案管理人才，同時注重引進國外經驗檔案管理豐富的人才，并通過定期培訓的方式有效提升檔案管理人員的工作效率[8]。

結語：隨著信息技術的不斷發展深入，信息化管理已深入到各行各業當中，傳統的檔案管理已經無法滿足于社會發展的需要。為了滿足當下檔案管理發展需要，將應用數字化平臺進行檔案管理。以便于工作人員在搜尋資料時，可以高效快速的找到相關資料，從而提升了檔案管理的效率，且檔案管理數字化平臺可以高效實現資源共享。本文全面系統的分析了檔案管理中面臨的挑戰，以及檔案管理于數字化平臺中存在的問題并通過提出構建準確完善的檔案管理數字平臺，轉變檔案管理服務理念以及注重檔案管理人才培養等策略，有效保障了檔案的安全性與完整性，提升了在數字化平臺中檔案管理效率。

參考文獻：

[1]吳僑燕.搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺研究[J].科技經濟導刊，2019，27（18）：187+183.

[2]邱玉霞.不動產檔案管理淺析——以山東省日照市為例[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（06）：55-56.

[3]李琦珉.探討搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺[J].蘭臺內外，2019（17）：63-64.

[4]林四海.不動產檔案傳統管理與集成化管理對比研究[J].蘭臺內外，2019（16）：29-30.

[5]王向增.信息化背景下的不動產登記檔案管理探究[J].工程建設與設計，2019（10）：212-213.

[6]于金宏.試論互聯網時代的不動產檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2019（08）：29-30.

[7]陳慧.房地產與不動產檔案共享平臺構建分析[J].地產，2019（07）：47-48+51.

[8]劉影.搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺的有效策略[J].蘭臺內外，2019（04）：33-34.

作者簡介：

王萍（1970—），女，漢族，山東樂陵人，大專，館員，研究方向：檔案管理。