國家重大科技基礎設施檔案的規范化管理

2020-07-04 12:37:38李丹

蘭臺內外 2020年13期

摘要：國家重大科技基礎設施檔案應包括從項目策劃、立項、實施到驗收全過程中形成的、具有保存價值的各種載體的文件。合理規范建立國家重大科技基礎設施檔案，確保檔案的完整、準確、系統和安全，不僅是工程驗收的重要內容，所形成的文字、圖表、聲像等資料也將為工程的宣傳、科普、改造升級，以及之后的技術推廣、維權舉證等提供重要依據。國家重大科技基礎設施具有工程周期長、系統復雜、兼顧科研與工程等特點，其檔案管理也具有一定特色。文章結合現有設施的管理經驗，提出相關建議。

關鍵詞：重大科技基礎設施;規范管理;責任體系

重大科技基礎設施是為探索未知世界、發現自然奧秘、實現技術變革提供極限研究手段的大型復雜科學研究系統，是我國科學界的“國之重器”。由于其工程建設周期長、系統復雜多樣、需要科研工作者與工程師通力配合等特點，國家重大科技基礎設施檔案的規范化管理一直面臨著很大挑戰。合理規范建立國家重大科技基礎設施檔案，確保檔案的完整、準確、系統和安全，不僅是工程驗收的重要內容，所形成的文字、圖表、聲像等資料也將為工程的宣傳、科普、改造升級，以及之后的監察審計、維權舉證等提供重要依據。

一、規范國家重大科技基礎設施檔案管理的重要意義

國家重大科技基礎設施檔案應包括從項目策劃、立項、實施到驗收全過程中形成的、具有保存價值的各種載體的文件。從時間來看，一項工程從策劃到運行期滿，需經過幾十年的漫長過程，歸檔周期長，貫穿設施全生命周期的始終。從內容來看，項目涉及科學、技術、土建工程等多方面，類目繁多，同時還需以文字、圖表、聲音、圖像等多種形式完成記錄，要求檔案資料需全面、規范。從意義上看，形成的檔案將有效記錄工程建設的全過程，成為我國重要的科技資源，也將為科學決策、建設管理、竣工驗收等提供有效的真實依據。

1.完整的檔案是重大工程的重要記錄文件

新中國成立70周年以來，我國科技事業取得長足進步，集中力量辦大事的制度優勢推動了一個個重量級科技設施建設，誕生出一批批舉世矚目科技成就。尤其是“十一五”以來，國家重大科技基礎設施從以往的“一事一議”轉向“以規劃為統領”的模式，設施建設明顯加速。“十二五”和“十三五”期間，國家先后布局了16個和10個設施，十年間累計項目數接近此前建設總數，投資額是此前投資總額的5倍以上。

設施預研與建設過程中，將形成大量圖紙與數據記錄，也會產生大量的試驗文件與總結報告，這些內容是科研工作者智慧的結晶，也是科技成果的重要組成部分，是我國重要的科技資源。及時完成科技設施的檔案梳理與歸納，是積累和儲備設施“軟實力”的重要環節，在過程中形成的原始數據、工藝方法、技術訣竅，以及經驗教訓等，也勢必將為今后設施的運行和其他工程的建設提供寶貴的知識儲備。

2.檔案驗收是工程驗收的重要環節

檔案驗收與工藝驗收、財務驗收等一并，被列為工程驗收的重要環節。《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）中明確規定，“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。

國家重大科技基礎設施項目可參照國家相關部委出臺的多種檔案標準和條文，其中包括《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建設工程文件歸檔規范》（GB/T 50328-2014）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28-2002）等。此外，主管部門也針對所管轄的設施出臺了相關規范文件，如中國科學院于2015年出臺了《中國科學院基本建設項目檔案建檔規范》（科發辦字〔2015〕176號），明確規定了管理職責、歸檔范圍和質量要求等內容，也為項目的順利驗收提供了重要依據和保障。

3.豐富的檔案是對外宣傳的重要素材庫

經過多年發展，我國重大科技基礎設施的數量和質量不斷增長，社會影響力也隨之提升。國家要求設施“早出成果、多出成果、出好成果、出大成果”，科學團隊期望更好地使用設施，民眾期望更多地了解設施。此時，充分記錄和展現設施建設和運行的各種資料數據就成了設施對外宣傳的重要窗口。

此外，設施建設過程中留存的寶貴檔案資料，還將為設施的升級改造、維權舉證、審計檢查，以及今后的建設管理提升等提供真實依據。

4.準確的檔案將為技術推廣提供支撐

設施在建造和運行的不同階段，都會催生出諸多領先于產業界的新技術、新工藝，許多技術指標超過工業化應用1～2個數量級，若不能及時有效的將其轉移轉化，無疑將是一種巨大的浪費。重視產出，就要重視檔案的準確性與完備性，重視檔案資料在技術推廣中的重要支撐作用。

二、國家重大科技基礎設施檔案管理的特點與特色

重大科技基礎設施興起于第二次世界大戰期間的曼哈頓計劃，美國為了研制軍事武器，建造了一批大科學裝置。伴隨著科學研究活動從分散和孤立的小范圍協作逐漸走向整體性、系統性和集成性較強的大規模研究行為，設施不再是服務特定科學目標的大科學裝置，其定義、內涵、形態和范圍都在變化。根據國家重大科技基礎設施的特點，其檔案管理也具有一定特色。

1.科研與工程屬性并存，檔案多樣化

重大科技基礎設施具有科研與工程雙重屬性，既不同于科技部、基金委支持的課題類、基金類項目，也不同于一般的基礎設施建設項目。與之相適應，檔案管理也需多樣化，滿足科學研究與工程建設的多種需求。

科研屬性方面。設施建設本身即為一項了不起的成就，工程建設伴隨著多種技術的攻關和樣機的研制，也在一定程度內存在技術的變更和系統方案的調整。檔案系統需詳細記錄方案比較、數據分析、決策依據等內容，及時形成過程文件，供隨后的決策及審計等工作流程查驗，也為技術推廣與積累做好準備。

工程屬性方面。大科學工程屬于基礎設施建設項目，需按照立項、可研、初設、開工、建設、驗收、運行等一些列工程類項目流程，逐步完成規劃、土地、環評，以及設施建設過程中的招投標、監理等工作。這些工作對于科研院所及高校等承擔單位本就極具挑戰，加之工程建設的“科研屬性”，以及對進度、質量、經費等要求，不少工程在建設過程中出現了不同程度的拖期和超經費等問題。檔案工作需要與項目的工程進度同步開展，對工程開展記錄的同時，也為構建合理的管理體系、科學的決策機制提供依據。

2.工程周期長，歸檔任務重

我國目前已規劃57項國家重大科技基礎設施。從現有情況來看，一項重大科技設施的建設并非一蹴而就。一般來講，工程從提出設想到預研完成需要近十年，從規劃立項到項目建成需十余年，設施服役根據情況一般數十年，部分設施還將進行升級改造延長生命周期。在長達幾十年的生命周期內，需要完整、準確、系統的做好歸檔工作并非易事。

3.設施種類多，系統復雜，檔案內容各異

經過多年發展，國家重大科技基礎設施已基本完成學科布局，形成覆蓋能源、生命、地球系統與環境、材料、粒子物理和核物理、空間和天文、工程技術等學科領域的設施體系。其中，既包括集中建設、支撐多領域開展研究的光源類裝置，也包括全國布局、服務經濟社會各方面的長短波授時系統;既包括可移動式的海洋科學綜合考察船，也包括被譽為植物屆的“諾亞方舟”的西南野生生物種質資源庫。設施多種多樣，需歸集的資料、儲存的數據也不盡相同，這也形成了多類目多種形式的設施檔案體系。

4.以科研工作者為主的檔案工作體系，管理成為重點

目前的設施承擔單位多為科研院所和高校。設施的建設者多為科研與技術人員，這類人員一般具有很強的科學素養，但大多缺少相應的工程經驗。在以科研工作者為主的檔案收集、管理體系中，他們的檔案收集意識和水平將直接決定工程檔案的規范性，也形成了國家重大科技基礎設施特有的檔案管理特色。

科研工作者往往重視實驗經驗的積累和數據的分析，忽視數據的及時歸納總結，以及過程資料的歸集。對于采購或研制的實驗設備，致力于“會用”和“用好”，而對于設備的采購單、合格證等流程文件，卻經常被忽視。這就需要建立一套較為系統的檔案管理體系，加強培訓，對管理內容、管理職責、管理流程等均作出限定。針對重大科技基礎設施的檔案管理可進一步“定制化”，使其更加符合設施的內涵和要求。

三、規范檔案管理的相關建議

根據國家重大科技基礎設施檔案管理的特色和特點，結合現有設施的管理經驗，提出如下建議：

1.建立分工明確的項目檔案工作責任體系

項目建檔工作可實行統一領導和分級管理相結合的原則，考慮到檔案工作的重要性與行政命令的權威性，建議實行項目法人負責制，由項目法人全面負責項目的建檔工作。

項目主管部門負責制定檔案工作的規章制度，明確檔案工作的驗收要求，宣講檔案工作的重要性及相關規范。定期檢查項目的建檔工作情況，對不合理的內容應督促整改。

項目建設單位建立項目全生命周期的檔案工作制度，將檔案管理納入項目建設管理，兩項工作同時部署、同時檢查、同時驗收。根據國家重大科技基礎設施系統多、參建多的特點，建立各系統、各參建單位共同參與的項目檔案工作網絡和溝通協調機制。綜合檔案室歸口負責項目檔案工作，并開展項目檔案工作業務指導和監督檢查。項目工程辦指定專人負責預立卷，會同綜合檔案室開展建檔工作。

在此特別強調工程一線的課題負責人和兼職檔案員的作用，他們既是一線的科研人員，又是一手檔案的負責人和收集者，需對課題研究過程中形成文件材料的系統性、完整性、準確性負責。建議重視對上述人員的培訓，加強檔案工作重要性的認識，積極配合綜合檔案室進行檔案全過程監督管理和完成檔案歸檔及驗收工作。

項目參建單位按建設單位要求，負責所承擔工程文件的收集、整理和歸檔工作，整理完成符合相關規范檔案移交建設單位。承包單位和各分包單位各司其職，分別負責各職責范圍內的文件的收集、整理和歸檔工作。監理單位負責監督和檢查監理工作范圍內的勘察、設計、施工等單位的項目建檔工作。審查勘察、設計、施工等單位向建設單位移交檔案的質量，形成項目檔案情況報告并對項目文件的真實性、準確性、完整性簽署意見。

國家重大科技基礎設施項目檔案管理網絡如圖1所示。

2.建立健全項目檔案工作規章制度

提質增效制度先行，各項目單位應高度重視，完善符合重大科技基礎設施特點的檔案工作的管理規章。建議根據國家和主管部門的相關要求，明確歸檔范圍和質量要求，重視圖紙、軟件產品，以及聲像等資料的收集。細化檔案工作流程，制定重要的控制措施和工作計劃等。

項目檔案工作應與項目管理工作同步開展，同時加強對項目檔案規章制度貫徹落實情況的監督檢查，確保各項規章制度落到實處。重視文件資料平時的積累和收集，特別是設備產品合格證等容易忽視的開箱文件，以及重要會議、階段評審等資料，避免臨近驗收再臨時補救。

3.3加強過程管理，加強對檔案管理的督促與督導

檔案工作持續時間長、事務性工作多，且不易形成有顯示度的工作成績，容易被忽略或輕視。在明確分工、完善規章制度的同時，還需加強過程跟蹤與檢查：對于土建工程，項目單位需要加強與承辦單位、監理單位的溝通，定期交流、核查檔案文件的收集、整理情況，對發現的問題及時整改;對于項目內各系統、子系統，應加強宣講、培訓和監督，責任到人，定期對階段性成果進行歸檔。檔案負責人應深入各子系統，指導和完善檔案工作;對于項目共建單位，需加強檔案工作的協作，確保標準統一、要求統一、進度統一。

必要時，可考慮通過外部手段或附加條款加強對檔案的監管。例如，在合同條款中明確合規、完善的檔案移交是項目款支付的必要條件。再如，檔案移交需經系統負責人、檔案負責人、管理部門等多方審核把關方可通過。

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