水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問題及完善措施

張穎昱

摘 要：水利工程的施工技術(shù)較為復(fù)雜，相關(guān)技術(shù)資料也比較多，為了將工程建設(shè)施工的寶貴經(jīng)驗(yàn)積累下來，并為工程后續(xù)的維護(hù)管理、維修擴(kuò)建等工作提供支持，通常都需要針對(duì)文字、圖紙、表格、聲像等各種形式的工程相關(guān)技術(shù)資料展開檔案管理工作。而本文則是從水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作入手，對(duì)當(dāng)前我國(guó)在該項(xiàng)工作中存在的普遍問題展開了分析，同時(shí)提出了一些完善水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的針對(duì)性措施，希望能夠?qū)λこ探ㄔO(shè)的持續(xù)推進(jìn)起到一定幫助。

關(guān)鍵詞：水利工程技術(shù);檔案管理;資料整理

水利工程建設(shè)對(duì)工程質(zhì)量要求十分嚴(yán)格，各項(xiàng)施工技術(shù)的應(yīng)用也都有著明確的規(guī)范，因此在工程施工階段，通常都需要依據(jù)相關(guān)技術(shù)檔案與資料來進(jìn)行施工管理，并按規(guī)定對(duì)技術(shù)檔案、資料進(jìn)行歸檔整理。由此可見，技術(shù)檔案管理與資料整理對(duì)水利工程建設(shè)具有非常重要的意義，而在當(dāng)前水利工程技術(shù)檔案管理工作存在問題的情況下，針對(duì)相關(guān)工作措施的研究也是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、水利工程檔案管理與資料整理的意義

在水利工程建設(shè)管理過程中會(huì)直接形成水利工程資料，通過對(duì)水利工程資料進(jìn)行收集、整理、建檔，可以制作成各種形式具有保存價(jià)值的表格、文字、報(bào)告等，這些表格、文字、報(bào)告等均是不同形式的載體，能對(duì)水利工程建設(shè)管理起到一定的指導(dǎo)作用與參考作用，對(duì)水利工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行具有重要意義。在水利工程建設(shè)當(dāng)中，會(huì)涉及到對(duì)工程項(xiàng)目的稽查、審計(jì)、驗(yàn)收、維護(hù)、改造等工作，水利工程檔案資料能夠?qū)@些工作提供重要依據(jù)，而工程資料的整理、編制是水利工程建設(shè)管理工作的重要組成部分，通過查看工程資料的整理、編制水平可以在一定程度上看出工程師對(duì)工程建設(shè)的管理水平，齊全、規(guī)范的水利工程檔案資料能夠在一定程度上控制水利工程建設(shè)的質(zhì)量。一般來說，水利工程建設(shè)項(xiàng)目的周期較長(zhǎng)，歷時(shí)在半年以上，工程師在水利建設(shè)管理過程中除了要保管好原有的資料，還要不斷的對(duì)新資料進(jìn)行收集、整理以及建檔，并且將其制作成表格、文字、報(bào)告等不同形式，用以保存，以期在施工后期以此作為依據(jù)便于工作人員的驗(yàn)收、維護(hù)和改造工作。如果沒有對(duì)其進(jìn)行保存，或資料收到損毀、丟失，則會(huì)造成不必要的損失。

二、水利工程檔案管理與資料整理的重要性

水利工程檔案屬于歷史的記錄，其中不僅包括水利工程建設(shè)的原有資料，還包括水利工程建設(shè)過程中不斷更新的資料，是水利科技檔案的重要組成部分。由于水利工程檔案包括水利工程建設(shè)全過程的資料，因此在建設(shè)過程中該檔案能夠在質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析等方面發(fā)揮較大的作用，不僅如此，該檔案還能在建設(shè)后期發(fā)揮較大的作用，如水利工程驗(yàn)收、后期維護(hù)以及后期改造工作等。因此，在水利工程建設(shè)過程中，不但水利部的領(lǐng)導(dǎo)常常強(qiáng)調(diào)水利工程檔案的重要性，還是建設(shè)方的法人，也時(shí)常強(qiáng)調(diào)水利工程檔案的重要性，甚至在水利工程的“五不驗(yàn)收”當(dāng)中還有“檔案資料不合格不驗(yàn)收”這一規(guī)定。由此可見，在水利工程建設(shè)過程中，工程師應(yīng)該要重視各階段水利工程檔案的收集、整理以及保存工作，并采取相應(yīng)的制度加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理與資料整理的力度，將其視為水利工程建設(shè)過程中的重要工作內(nèi)容。借助水利工程檔案，可以讓工程師、建設(shè)方法人以及相關(guān)部門工作人員更好的了解該工程的過去、現(xiàn)在以及未來。

三、當(dāng)前水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問題

1.管理意識(shí)比較薄弱

近些年國(guó)內(nèi)水利工程的建設(shè)規(guī)模雖然有了較大的提升，但很多工程項(xiàng)目管理人員的思想觀念卻并未得到更新，也未能形成正確的技術(shù)檔案管理意識(shí)，在水利工程建設(shè)工期要求普遍較緊的情況下，通常都會(huì)將工作重心放在施工準(zhǔn)備、施工管理等方面，而對(duì)于不會(huì)對(duì)水利工程建設(shè)質(zhì)量、施工成本產(chǎn)生直接影響的技術(shù)檔案管理與資料整理工作，則并不重視，不僅不愿投入過多的資金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未設(shè)立專門的檔案管理崗位或部門，這對(duì)于水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的開展顯然是非常不利的。另外，由于對(duì)水力工程技術(shù)檔案管理缺乏重視，因此部分建設(shè)單位常常會(huì)在施工開始后才進(jìn)行資料收集，這不僅會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理與資料整理效率，同時(shí)還可能會(huì)導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重等問題。

2.專業(yè)人才嚴(yán)重不足

檔案管理工作本身具有著一定的專業(yè)性要求，尤其是對(duì)水利工程技術(shù)檔案管理來說，其工作專業(yè)性更是非常強(qiáng)的，因此要想做好水利工程技術(shù)的檔案管理與資料整理工作，就必須要安排經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)執(zhí)行各項(xiàng)工作任務(wù)。然而從目前來看，由于國(guó)內(nèi)專業(yè)檔案管理人才較少，從事水利工程技術(shù)檔案管理的更是十分稀缺，因此很多工程的檔案管理人員實(shí)際上都并未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)也比較少，如果缺乏專業(yè)人員監(jiān)督指導(dǎo)，那么在工作中就很容易出現(xiàn)歸檔不齊、案卷存放不規(guī)范甚至是檔案資料丟失損壞等問題。

3.信息化程度相對(duì)較低

現(xiàn)代水利工程建設(shè)所涉及的技術(shù)文件資料比較多，即便是規(guī)模較小的工程，也必須要要依靠相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備才能夠保證文件資料歸檔整理效率，滿足檔案管理與資料管理的實(shí)際工作要求。但由于水利工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理與資料整理工作并不重視，相關(guān)資金投入較少，無法購(gòu)入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，因此當(dāng)前很多工程雖然設(shè)立了檔案管理崗位或部門，但卻并未提供與實(shí)際工作需求相符的軟硬件設(shè)備，而在信息化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)的情況下，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作自然也很難進(jìn)行下去。

4.缺少完善管理制度

水利工程技術(shù)檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范早在上世紀(jì)就已經(jīng)建立了起來，但由于近幾年工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度等各項(xiàng)制度都做出了調(diào)整，因此在水利工程建設(shè)過程中，無論是技術(shù)檔案載體還是檔案資料的內(nèi)容要求，都發(fā)生了較為明顯的變化，而在檔案管理制度規(guī)范為未能做出及時(shí)調(diào)整的情況下，其對(duì)于實(shí)際工作的指導(dǎo)作用也因此受到了很大的限制。另外，水利工程相關(guān)技術(shù)資料來源于建設(shè)階段的各個(gè)環(huán)節(jié)，只有在各部門積極配合的前提下，才能夠?qū)⑺屑夹g(shù)檔案資料收集起來，但由于當(dāng)前工程檔案管理的相關(guān)工作制度并未涉及到其他部門人員，檔案資料的流向制度也并不健全，因此在收集技術(shù)檔案資料時(shí)，往往得不到其他部門的支持，如果部分技術(shù)崗位出現(xiàn)變更，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案遺失的情況。

5.工作方法過于落后

與其他檔案管理工作相比，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理具有著一定的特殊性，而其工作方法也同樣需要作出相應(yīng)的調(diào)整，但在實(shí)際工作中，由于檔案管理人員專業(yè)性不足，因此仍然會(huì)沿用落后的檔案管理方法，并對(duì)工作質(zhì)量造成較大影響。例如在檔案收集階段，并未根據(jù)水利工程特點(diǎn)來對(duì)收集方法進(jìn)行調(diào)整，而是被動(dòng)等待相關(guān)人員上交技術(shù)文件資料，或是向相關(guān)技術(shù)人員定期進(jìn)行詢問，很少會(huì)主動(dòng)對(duì)工程相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行收集。

6.檔案收集歸檔不及時(shí)

一般來說，在水利工程建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，在產(chǎn)生文件資料的同時(shí)檔案收集歸檔工作應(yīng)該要同步跟進(jìn)，避免遺失一些重要的檔案資料。然而，在實(shí)際的水利工程建設(shè)中，這一部分內(nèi)容做的并不合格，尤其是對(duì)于一些小型水利工程建設(shè)而言，由于施工限制周期較短、施工要求比較急切，因此在工程施工過程中產(chǎn)生的文件資料比較少，所負(fù)責(zé)的工程師則會(huì)經(jīng)常忽略這一部分的文件資料，導(dǎo)致檔案收集歸檔不及時(shí)，遺失部分重要資料;而對(duì)于大型水利工程建設(shè)工作而言，則因?yàn)楣こ塘枯^大，所涉及的工作范圍較廣，在建設(shè)過程中常常會(huì)涉及到大量的文件資料，且文件資料的專業(yè)性較高、種類較多，因此內(nèi)容非常復(fù)雜，在收集歸檔過程中不可避免會(huì)發(fā)生遺漏。另外，由于水利工程建設(shè)的施工人員構(gòu)成具有一定的復(fù)雜性，有許多施工人員都是臨時(shí)機(jī)構(gòu)指派，這種情況也會(huì)影響文件資料的完整性。水利工程建設(shè)企業(yè)通常都是在工程即將結(jié)束時(shí)大量收集水利工程建設(shè)檔案，不具備時(shí)效性，由于水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)，最后才收集檔案資料必定會(huì)導(dǎo)致大量文件資料丟失，即便是當(dāng)事人也會(huì)由于過去時(shí)間過于久遠(yuǎn)而淡化記憶。

四、完善水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的有效措施

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

技術(shù)檔案管理與資料整理工作對(duì)于水利工程建設(shè)來說是必不可少的，在當(dāng)前水利工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的行業(yè)背景下，各建設(shè)單位必須要加深對(duì)技術(shù)檔案管理與資料整理工作的了解，對(duì)技術(shù)檔案管理的重要性進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，并在人力、資金等方面為檔案管理與資料整理工作提供必要支持，使檔案管理與資料整理工作能夠順利展開并發(fā)揮出應(yīng)有的作用。同時(shí)，由于當(dāng)前工程技術(shù)檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料收集困難的情況，因此工程項(xiàng)目管理人員還需對(duì)技術(shù)檔案管理展開持續(xù)性的內(nèi)部宣傳，幫助各崗位技術(shù)人員樹立正確的檔案管理意識(shí)，意識(shí)到自身在技術(shù)檔案管理方面的責(zé)任義務(wù)，并積極配合相關(guān)檔案管理人員完成技術(shù)文件資料的收集工作。

2.重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員作為水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的主要執(zhí)行者，其專業(yè)素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量造成直接的影響，因此為避免因人為因素導(dǎo)致的檔案丟失、文件歸檔不齊等問題，工程項(xiàng)目管理人員還需從人才引進(jìn)、培養(yǎng)兩方面入手，展開專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并為檔案管理工作的順利開展提供人力支持。在人才引進(jìn)方面，由于當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理專業(yè)人才較少，因此建設(shè)單位可以先根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求制定人才選聘標(biāo)準(zhǔn)，之后適當(dāng)放寬要求，招收具有良好檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的年輕人才，并在實(shí)際工作中為其提供學(xué)習(xí)水利工程相關(guān)專業(yè)知識(shí)、積累工作經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)，從而使其能夠逐漸滿足當(dāng)前檔案管理工作要求。而在人才培養(yǎng)方面，則需要建立獨(dú)立的工程技術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并根據(jù)實(shí)際工作需求設(shè)立相應(yīng)的崗位，定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)，以逐漸達(dá)到懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精的專業(yè)素質(zhì)要求。

3.加快信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代下，檔案管理信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而對(duì)于水利工程領(lǐng)域的技術(shù)檔案管理與資料整理工作來說，信息化建設(shè)也同樣是十分必要的。在當(dāng)前的工作環(huán)境下，建設(shè)單位除了要轉(zhuǎn)變錯(cuò)誤工作觀念，重視技術(shù)檔案管理的人力資源支持，同時(shí)也要適當(dāng)提高資金投入，購(gòu)入各種性能良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并將檔案管理信息系統(tǒng)與存儲(chǔ)技術(shù)檔案文件的數(shù)據(jù)庫建立起來，為信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)提供良好物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，建設(shè)單位還要組織檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，幫助其掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，具備信息化檔案管理能力，這樣才能夠讓檔案管理信息系統(tǒng)及專業(yè)化設(shè)備得到有效應(yīng)用。

4.健全檔案管理制度

水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理具有著一定的特殊性，為保證相關(guān)工作的有效展開，水利工程建設(shè)單位還需以現(xiàn)有工作制度為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際工作需求對(duì)相關(guān)檔案管理制度進(jìn)行完善，將健全的檔案管理制度體系建立起來。例如在檔案資料收集方面，需要明確技術(shù)人員的檔案資料管理責(zé)任，并制定系統(tǒng)化的檔案資料匯總制度，這樣工程技術(shù)資料收集工作能夠有序進(jìn)行，而檔案資料匯集后的完整性也可以得到保證。而在技術(shù)檔案的存儲(chǔ)管理階段中，則要以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，制定詳細(xì)技術(shù)文件資料的應(yīng)用制度，將所有技術(shù)文件資料的調(diào)取查詢、搜索行為記錄下來，以免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

5.創(chuàng)新檔案管理方法

在水利工程建設(shè)情況與相關(guān)施工技術(shù)不斷變化的背景下，工程技術(shù)檔案管理人員還需以現(xiàn)階段工作需求為標(biāo)準(zhǔn)，并在此前提下，檔案管理部門工作人員需要具備一定的創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，對(duì)檔案管理方法進(jìn)行靈活創(chuàng)新。例如在檔案資料收集階段，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，要求檔案管理人員主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集，與相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行溝通，盡可能早的完成檔案資料收集工作，以免出現(xiàn)檔案資料不全等情況;而在檔案資料整理階段，則需要根據(jù)檔案資料的應(yīng)用需求進(jìn)行分類存放，以便于文件的搜索、查詢、調(diào)取。

6.抓好檔案文件資料收集工作

針對(duì)水利工程建設(shè)文件資料收集工作不及時(shí)，導(dǎo)致檔案資料大量丟失的問題，參建方應(yīng)該要抓好檔案文件資料的收集工作。首先，針對(duì)前期的工程階段，水利工程檔案管理部門應(yīng)該要與參建方文件資料管理部門建立良好的關(guān)系，兩個(gè)部門工作人員要加強(qiáng)互相之間的溝通與交流。幫助參建方做好文件資料收集工作，并積極掌握水利工程建設(shè)項(xiàng)目的施工進(jìn)展，根據(jù)其進(jìn)展?fàn)顩r要求參建方文件資料管理部門工作人員第一時(shí)間做好檔案文件資料的收集工作，并分類保存，妥善管理。其次，針對(duì)施工階段，水利工程檔案管理部門應(yīng)該要積極與參建方檔案管理部門工作人員聯(lián)系，促使其工作人員嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集、整理以及保存工作，保證文件資料的完整性。另外，水利工程檔案管理部門還要加大檢查力度，縮短檢查期限，保證竣工檔案驗(yàn)收工作能夠順利完成。最后，針對(duì)竣工驗(yàn)收階段，水利工程檔案管理部門應(yīng)該要積極參與到檔案驗(yàn)收工作當(dāng)中，針對(duì)參建方檔案管理部門出具的文件資料檔案嚴(yán)格審批，驗(yàn)證文件資料檔案的真實(shí)性與完整性，保證檔案的驗(yàn)收與水利工程項(xiàng)目高度一致。一旦在竣工驗(yàn)收階段發(fā)展檔案管理問題，則不能竣工，也不予決算。

結(jié)束語

總而言之，對(duì)水利工程技術(shù)文件資料的收集、歸檔整理具有著非常高的必要性，雖然從目前來看，水利工程建設(shè)的檔案管理與資料整理工作仍然存在著一定的問題，但通過信息化建設(shè)、檔案管理方法創(chuàng)新等針對(duì)性策略，仍然是能夠使水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作得到完善的。

參考文獻(xiàn)：

[1]林海英.論水利工程技術(shù)資料收集整編與檔案管理[J].黑龍江科技信息，2017

[2]鄭 欣.水利工程技術(shù)檔案管理工作的研究[J].赤子（上中旬），2016

（作者單位：渭南市東雷二期抽黃工程管理中心）