推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究

趙亮

摘 要：機關事業單位在發展的過程中，承擔著為社會以及國家服務的責任，在我國社會經濟發展過程中，起著十分重要的作用。而檔案管理工作在機關事業單位中也扮演著重要角色，在單位發展的過程中起著不可或缺的作用。但是，在機關事業單位檔案管理的過程中還是存在著一些不足，制約著其的發展。基于此，本文就推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的對策進行分析、探討。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;標準化

一、緒論

在我國經濟建設的過程中，機關事業單位在其中扮演著十分重要的角色，也承擔著極其重要的社會服務責任，檔案管理工作作為其運營過程中的關鍵部分，管理著與檔案相關的大小事務，能夠有效的促進單位的發展。但是檔案管理工作在現階段的管理中由于各種因素的限制，其工作效率與質量各方面都較低，檔案管理工作的意義也未能明顯的體現出來，使事業單位在發展的過程中受到了一定的制約[1]。因此，基于現狀，事業單位應該正視其存在的問題，并通過有效地途徑與措施進行改善，使檔案管理工作更加的規范化、標準化，從而有效促進機關事業單位的發展。

二、推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的對策

（一）更新單位管理理念

在機關事業單位檔案管理工作的進行中，管理理念尤為重要。事業單位可以在管理的過程中，更新自身的管理理念，使檔案管理工作人員認識到檔案管理工作的重要性，進而推動機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[2]。首先在工作的過程中，領導者起到領頭羊的作用，在平時的生活中加強對檔案管理知識的學習與深入探究，加強對檔案管理工作的重視。其次，機關事業單位還應該不定期的開展宣傳教育工作，加強對工作人員檔案管理專業技能的培訓，樹立全新的檔案管理理念，完善工作流程。最后，順應時代的發展，各個工作人員在檔案管理工作的過程都應該不斷的更新自我理念，完善自身的專業能力，提升自身的綜合素質，規范自身的工作行為，進而有效推動機關事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展。

（二）創新事業單位的管理手段

在事業單位檔案管理開展的過程中，領導者應該創新管理手段，積極學習行內知識，引進先進的設備與數字化技術，科學的對檔案進行管理，從而從整體上提升工作人員管理的綜合效率，促進事業單位檔案管理工作向標準化規范化的方向發展[3]。首先在檔案管理時，工作人員應該利用數字化信息設備將紙質檔案轉化為電子檔案存檔。其次，事業單位還應當擴充自身的信息技術，構建更加便捷的管理平臺，提升檔案的利用率以及管理人員的工作效率。最后，管理人員必須在一定程度上確保檔案存檔的安全性，不定期的對計算機進行殺毒和病毒防護，設置好高級防火墻，防止檔案被竊取或者惡意破壞，進而有效推動機關事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展。

（三）加強對管理隊伍的構建

在檔案的管理工作中，管理人員自身的素質、專業技能與檔案工作進行的效率密不可分，因此，機關事業單位應該加強對其管理隊伍的構建[4]。首先，事業單位應該結合現階段工作人員的具體情況進行分析總結，分層次的進行培訓。其次，在培訓的過程中，還要加強對工作人員加算計操作以及檔案管理專業技能的普及。最后，領導人員還應該加強對檔案管理工作的重視，對優秀人員進行提撥嘉興，從而激發其在工作過程中的積極主動性，在一定的程度上實現工作人員綜合素質與檔案管理專業知識技能有效提升，進而推動機關事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展。

（四）機關事業單位加大資金投入

在機關事業單位檔案管理的過程中，要想實現管理標準化以及規范化的建設，就需要單位投入充足的資金作為發展過程中的支撐點，因為在檔案管理的過程中，需要引進大量的先進設備以及軟件、硬件設施。在檔案管理工作進行的過程中，事業單位應該正視現階段的經濟條件，購買所需要的先進設備，如掃描儀、打印機等。不僅如此，在檔案管理的過程中，信息化平臺的建設必不可少，并且事業單位在建設信息化平臺的過程中需要投入一定量的資金，在日后的發展過程中運營與維護系統的資金也不可或缺。因此，為了保證檔案管理的標準化規范化，單位應該加大資金的投入，進而促進機關事業單位的發展。

（五）進行資源檔案的整合

在機關事業單位檔案管理的過程中，其組織管理人員缺乏，但是其工作內容繁多且相對較為復雜。所以，為了減少工作人員的負擔，提高檔案管理工作的工作效率，檔案管理者需要遵循“關聯原則”對檔案資源進行分類，將所有的檔案按照類別、頁碼、目錄進行資源分類，對于沒有頁碼的檔案進行重新編碼分類，確保在日后的管理工作中能夠標準規范的管理。并且分類整合，有效的節約放置的空間。同時還能提高檔案在翻閱過程中的查找效率，進而推動機關事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展，提高檔案資源在機關事業單位發展過程中的利用率。

三、結論

綜上所述，機關事業單位應該重視對檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創新事業單位的管理手段，加強對管理隊伍的構建，推動機關事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展，進而為社會的發展提供自身的力量。

參考文獻：

[1]段明賢.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].卷宗，2019，9（21）：64.

[2]張彤.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化探析[J].辦公室業務，2019，（11）：83，102.

[3]李峰.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].現代經濟信息，2018，（36）：139.

[4]王曉麗.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].卷宗，2019，9（14）：1.