財務共享服務中心在大型物業服務企業的實施探討

馬劍英

摘 要：財務共享服務近幾年在很多跨國本土企業、地產企業都得到了很多應用與實施。本文將對財務共享服務中心在大型物業服務企業實施的優劣勢、實施的難點及對策進行探討。

關鍵詞：物業服務企業? 財務共享? 可行性

傳統的大型物業服務企業可分三級管控：總部-區域-項目。管理半徑長，且項目分散，企業財務人員散點化，信息化程度低，數據歸集效率低，質量參差不齊。面對這一現狀，很多大型物業服務企業都開始建設財務共享服務中心，以提高企業整體運營效率，保障數據的及時準確。下面將從實施財務共享服務的優劣勢、實操的難點及對策進行探討。

一、實施財務共享服務的優劣勢

財務共享服務是依托信息技術為基礎，以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的，以市場視角為內外部客戶提供專業化生產服務的分布式管理模式。下面我們分析一下傳統大型物業服務企業實施財務共享服務的優劣。

（一）S（優勢）：優化組織結構、規范流程、提升流程效率，降低運營成本或創造價值

財務共享服務的確能解決大型物業服務企業普遍存在的問題：

（1）財務人員分散，業務質量參差不齊，數據歸集效率低。

（2）財務人員冗余，成本效率不匹配。下面舉一個例子：某企業共有3000個項目，每個項目平均配置2名財務人員（會計/出納），每名平均年薪5萬。根據Deloitte調查表明，財務共享服務項目的投資回報率（ROI）平均為27%，員工人數可以減少26%。照此計算，在不考慮利息成本以及投資回報期的情況下，企業實施財務共享后一年可節約5*2*3000*26%=7800萬元。

（3）信息化程度低，數據雜亂。傳統的大型物業服務企業的信息化程度低，日常分析主要依據手工統計數據。數據口徑雜亂，難為公司挖掘有價值的數據。

（二）W（劣勢）：系統建設成本較高

財務共享服務，不僅僅關聯財務記賬軟件，還需打通業務系統，合同系統，采購系統等等，即是在企業完善的ERP系統上進行。一般情況，我們使用用友NC系統，但隨著用戶數量的增多，賬套體量的增大，對系統的穩定性等要求很高。因此在實踐過程中，要更換系統，進而選擇SAP等國際軟件，成本隨之提升。

二、實施財務共享服務中心的難點及對策

在實踐過程中，在建設財務共享服務中心的初期，不會立馬體現增效降本的效果，相反，在建設初期，由于要籌備項目等原因，人員會出現不減反增的現象。因此需要企業管理層做好長期規劃的準備，切不能急功近利。

（一）業務流程梳理，優化設置

實際操作中，業務流程的梳理的結果體現在每個業務的審批流程上，而業務的審批流程節點的設置來源于各業務的制度規范。因此，在梳理業務流程的時候同樣也在檢驗各業務制度規范。

一般情況下，建議流程抓住關鍵，從簡，切忌流程過長。舉個例子，例如業務招待費的審批，業務招待費一般由行政部門制定，但費用出款審批的時候不需行政部審批，盡量簡化，縮短流程。

另外，慎重考慮，不要設置過于“復雜”的流程。在實際過程中，我們會發現考慮的非常“詳細全面”的制度，反而給流程設置帶來很大的困惑。比如說，某一個費用的出款，不僅有額度考慮，還要考慮是誰發起的，任意一個因子發生改變，整個審批流程都會有所不同，這樣給流程設置時，帶來了諸多不便。從而，使得我們會反思一個問題：是否需要如此的 “復雜”？因此，建議在制度設置時，也應該盡量簡化變量因子，學會適當的放權，抓住重點，這樣也許會帶來更好的管理效果。

（二）企業組織架構優化，財務人員的分層管理

財務共享服務的實施，是企業組織架構變革的一大契機。企業需要從提高整體公司運營效率的角度出發，對整個公司架構重新審視。可以從以下方面進行思考：第一，職能上有交叉地帶，或者有著高度類似的部門是否可以進行職能上的合并;第二，項目管理片區化，資源共享，減少散點式的無序分布。通過片區化管理，項目上管理職能進一步合并，精簡。

另外，財務共享服務的實施，勢必會將財務人員進一步分層，亦即基礎核算職能與管理職能會明顯的分離。一方面，釋放了財務人員效能，從繁雜基礎工作中脫離出來;另外一方面，對財務人員的管理要求也更高。財務人員要往業務財務與管理財務去發展，這樣才能助力企業發展，不至于淘汰。

（三）系統的改造工程量浩大，耗時長

相信有企業工作經驗的人都知道系統更換，幾乎是“脫層皮”的工程。更何況，如果要同時啟動幾個系統的改造、更換。因此，必須要做好心理準備，從企業管理層層面進行宣貫，做好打持久戰的準備。

為了能順利完成財務共享服務中心的搭建，可以從以下幾方面進行考慮：

第一，設置相應的激勵機制，保障工程的推進落地。

第二，制定工作計劃完成節點，責任到人。

第三，要借助外界專家力量，為財務共享服務中心的搭建提供實用有效的方案、建議。

三、結束語

財務共享服務中心的搭建，首先要從組織架構上進行設置，這也是關鍵的一步，非常重要。一般情況下，在大型物業服務企業的總部職能需要從以下4個方面進行設置：

業務管理方面。包括往來業務、費用業務等會計核算、資金結算業務，構建分析體系，同時要注重質量與效能的管理提升，注重“客戶”滿意度（業務部門）。

運營管理方面。包括審視共享業務運作質量、效率;流程控制測試，流程管理機制，進一步優化流程。

政策合規方面。結合財稅政策制定符合企業需要的會計核算政策，財務基礎工作提升與風險防范管理。

創新應用方面。主要是對標用戶需求及人均效能提升，挖掘創新應用價值與業務優化專項;人工智能創新研究及交流學習，提升業務管理運營效率;跨中心業務溝通與協同，驅動前端業務改造與管理變革。

我們應認識到，只有充分考慮到企業實際情況，并有綜合且長遠的規劃，財務共享服務建設才能夠為企業發展助力。

參考文獻

[1]王繼輝. 財務共享中心下的共享財務管理探討[J].財經界，2019.

[2]吳昊.淺談通過財務共享中心提升財務管理水平[J].中小企業管理與科技，2017.