檔案管理在計劃生育服務站的有效應用研究

宋敬業

摘要：計劃生育關系每一個中國人的生活。在計劃生育管理中，檔案管理是一項基礎性工作。但長期以來缺乏足夠重視，檔案管理存在不足，比如重視度不夠，缺乏管理意識和技能，沒有形成一套科學高效的檔案管理模式，而且缺乏專業人員，嚴重制約計劃生育工作的全面開展。總之，為促進計劃生育檔案管理水平提高，促進計劃生育檔案得到有效開發和利用，明確相關人員職責，嚴格落實各項制度措施，為群眾提供優質的服務。

關鍵詞：計劃 ;生育;檔案管理;信息技術;應用

當前我國已經進入信息化時代，如何應用新型技術手段進行檔案管理，是擺在每一個檔案管理人員面前的主要問題。隨著信息化技術的快速發展，信息在社會生活中的重要越來越明顯，信息資源是經濟發展的重要條件，在單位各項工作開展中，信息化建設工作是重中之重。隨著信息化技術的不斷發展，傳統檔案管理模式已與當前快速發展的時代嚴重脫節，要求在檔案管理工作中應用電子檔案，這種狀況對檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時轉變工作思路，將工作重點放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉變為實用信息方面，并對信息需求者提供優質服務。

一、計劃生育檔案管理的重要性

1、計劃生育檔案為辦理相關保險理賠提供依據。近年，我們法律建設越來越完善，人們也逐步提高了自己的維權意識，認真管理計劃生育檔案，有利于進一步貫徹實施計劃生育政策，在開展計劃生育技術服務當中，如服務對象遭受了人身侵害，那么計劃生育檔案則可以作為有效的證據。最近幾年，人們的生活水平也越來越高，社會保障制度日趨完善，人們參加了各種各樣的保險，在保險項目的理賠過程中，計劃生育檔案發揮了重要的作用，可以在生殖健康保險取證促裁和醫療事故中提供各種證據。

2、計劃生育檔案能夠為決策提供參考依據。在計劃生育檔案中，記錄了大量有關人口計劃生育的統計數字，利用分析和研究計劃生育檔案中的各種數據，可以為管理作出正確決策提供資料。再有，計劃生育檔案中的各種數據也可以促進計劃生育工作的發展，確定工作重點，有利于推進計劃生育政策的實施，有利于控制我國人口數量，使計劃生育工作穩定開展，有利于建設社會主義和諧社會。

二、當前計劃生育檔案管理存在問題

1、責任意識淡薄。現有計劃生育檔案管理制度不健全，忽視制定完善的管理制度和相關措施，難以及時規范檔案管理的各項工作，影響檔案管理的制度化和規范化進程。再加上責任制沒有嚴格落實，一些管理人員的責任意識淡薄，不注重激發他們融入檔案管理工作的興趣和熱情。獎懲激勵機制、管理培訓制度不健全，難以有效提升檔案管理水平，對計劃生育檔案管理水平提升產生了不利影響。

2、計劃生育檔案管理方法落后，管理制度有待完善。在計劃生育檔案管理過程中不具備完善的管理制度，也缺乏大量的檔案保管設備，在很多情況下只能一房多用，存在著嚴重的檔案資料丟失和損壞現象。因為計劃生育檔案資料數量眾多，而在管理計劃生育檔案過程中沒有統一的標準，有的雖然收集了大量的計劃生育資料但缺乏必要的檔案立卷規范，如不能正確組卷，使用不規范的檔案號，一卷多冊等。在收集、整理、編目等工作中還是較多應用手工勞動，管理人員不具備專業管理能力，不認真對待管理工作，應用過舊的檔案管理手段，不能隨著時代的發展而進行創新，在計劃生育檔案管理過程中不能應用現代化管理手段，因此計劃生育檔案管理水平在較長時期內沒有得到提高。

三、加強信息技術服務計劃生育檔案管理方法

1、配備計劃生育檔案管理科技設備。信息技術在計劃生育檔案管理中的應用， 需要依靠高性能的管理設備和網絡，將紙質 檔案信息轉化為數字化信息， 讓紙質檔案文件轉變為電子檔案資源。首先 ，要配齊數據采集設備。可利用計算機、掃描儀等設備，將要存檔的紙質檔案文件及資料進行標準化的數據錄人，形成電子檔案 ，以便保存和快速查閱。其次，要配備高容量的存儲載體。隨著人口數量的變化，計劃生育檔案數量的快速增長，大量的計劃生育檔案資料面臨著保存保管 困難等問題。 利用高容量的存儲設備、移動硬盤和光盤等就可 以有效緩解存儲壓力 ，減輕檔案管 理人員的工作量。

2、規范計劃生育檔案管理信息化工作流程。計劃生育檔案管理單位要結合工作實際， 細化相關的技術環節，通過研發計劃生育檔案管理軟件實現電子檔案信息的自動分類、編目、排序， 再利用辦公網、互聯網實現隨時檢索到需要的計劃生育電子檔案文件及資料，以提高工作效率。同時，要建立健全計劃生育檔案管理信息化工作新標準，明確責任，嚴格管理步驟。要設置專職人員統一保管計劃生育電子檔案，明確電子檔案管理過程中操作性、業務性、技術性等標準 ，以便確保計劃生育檔案信息的真實性、安全性。

3、提高計劃生育檔案管理隊伍的素質。首先 ，要提高檔案管理人員的重視程度，才能有效的開展工作， 使其充分認識到計劃生育檔案管理工作的重要性， 其工作完成的質量直接關乎到廣大計生家庭的切身利益。其次，除了使用高性能的科技設備、 制定先進的工作方法之外，要想真正發揮信息技術在計劃生育檔案管理中的應用效果， 提高檔案管理人員的信息技術水平就迫在眉睫。檔案的登記、歸檔、查詢等都要利用計算機、管理軟件來實現，如果檔案管理人員的科技水平達不到要求，將影響到檔案管 理工作的有效開展。 因此，要積極組織檔案管理人員學習、掌握、熟練操作相關科技設備， 熟悉電子檔案的管理流程， 確保電子檔案管理工作能夠有效進行。最后， 還要培養檔案管理人員具有創新精神， 要善于發現問題、解決問題，以便有效應對各類新情況。總之， 信息技術在計劃生育檔案管理中的應用， 是適應新時期計劃生育檔案管理現代化的必然要求。 因此，作為計劃生育檔案管理人員要轉變思維方式和觀念，正確面對現階段計劃生育檔案管理中存在的問題 ，充分應用科技設備和管理軟件， 進一步規范管理機制， 積極應對各類新的挑戰，推動我國人口和計劃生育工作健康發展。

檔案管理是計劃生育管理工作中的重要一環。計劃生育作為我國的一項長期以來堅持的基本國策，是由我國的基本國情決定的，也是加快中國優化發展、高效發展的關鍵性舉措之一。計劃生育檔案具有重要的保存和查閱價值，能為相關工作開展和決策提供參考和依據。計劃生育檔案實際上是計劃生育管理工作的集中反映，是制定人口和計劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計劃生育工作不可缺少的基礎信息。但在實行計劃生育政策過程中，計劃生育檔案工作卻沒有得到人們的重視，為了進一步做好計劃生育檔案管理工作，應該明確計劃生育過程中存在的缺點，及時處理計劃生育檔案中存在的主要問題，只有這樣才能使計劃生育工作深入人心。

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