信息時代檔案管理的幾點思考

郭劍

摘? ? 要：信息化理念的到來為人民的生產生活帶來了新的機遇和新的挑戰。尤其對于檔案管理工作來說，如何利用好信息技術，成為了當前亟待解決的問題。本文淺析信息時代檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決信息時代檔案管理問題的對策。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;幾點思考

一、信息時代對檔案管理的新要求

信息化時代的快速發展給我國檔案管理工作提出了一系列新要求，具體表現在以下幾個方面：

1.1逐步實現檔案管理文件的電子化和信息化

為了實現檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關檔案文件的信息化工作。一方面要將過去的紙質文件通過信息化設備來將其電子化，在實現電子化的過程中要切實保證各項資料的真實性;另一方面要做好當前各項電子資料的收集和整理，及時對電子檔案庫進行相應的更新。

1.2及時做好各項電子檔案的整理和歸檔工作

首先要根據檔案管理工作的要求對相應的電子檔案進行相應的編碼和排序，通過編排可以使相關電子檔案利落整齊，一看到相關編號就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關的電子檔案要按照要求進行歸檔，并詳細地做好記錄工作，方便檔案的查找和應用。最后要嚴格制定科學的電子檔案管理制度，確保電子檔案機制能夠得到很好的應用[1]。

1.3根據檔案管理信息化的工作要求做好相應的信息化工作

一方面要及時購買相應的信息化設備，比如計算機、打印機、掃描儀等等，順利完成檔案電子化的相關工作。二是建立檔案管理信息化的相關搜索和數據庫的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，更充分完成檔案管理的信息化，才能切實提高檔案管理效率。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1電子檔案管理工作的安全性存在問題

信息時代下的檔案管理工作不同于以往，信息化檔案管理模式更快捷、高效，但同時也為檔案管理工作帶來了新的安全問題，在使用電子科技進行檔案管理工作室，有心之人可以利用其計算機技術竊取檔案文件中的信息和數據，造成損失。另外。電子檔案文件的存儲特性，使得一旦計算機出現故障，很容易造成信息不可恢復，對電子檔案造成破壞，影響電子檔案的安全性。

2.2信息化檔案管理統一性不高

要實現檔案管理工作的時效性、高效性，就要對檔案管理工作進行統一、規范的管理，從而實現管理工作的標準化、科學化。但在時間建設過程中，很多檔案管理工作之間存在嚴重的差異，形成了孤島現象，無法實現檔案管理工作的資源共享。各單位系統軟件不統一、檔案存儲模式不統一，使得互相之間的檔案管理工作不兼容，導致大量資源的浪費，無法形成檔案自動化、統一化、標準化、科學化，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的整合發展。

2.3檔案管理工作人員綜合素質沒有得到提升

信息化時代下的檔案管理工作需要更規范化的檔案管理手段和具有更高綜合素質的檔案管理人員。在實際檔案管理工作中，一部分工作人員的綜合素質沒有跟上信息時代發展的步伐，對信息技術在檔案管理工作中的應用不夠熟練，影響了檔案管理工作的效率和質量[2]。

三、措施分析

3.1構建信息化檔案管理模式

信息時代，檔案管理的創新與發展離不開信息化檔案管理模式的構建。管理人員在樹立信息化工作理念、深入了解信息化技術與手段的基礎上，還需再次學習先進管理理念，確保自身能力符合信息時代檔案管理工作要求。妥善落實檔案信息備份工作，樹立數字檔案操作安全意識也是重要內容。為數字檔案提供安全保障，避免檔案信息被刪除、篡改等情況的出現，需要管理人員做好電子檔案儲存工作。

3.2建立健全檔案管理信息保障體系

信息化時代的來臨，數字技術、信息技術的應用是大勢所趨。隨著檔案管理工作的電子化、數字化進程推進，也對檔案管理工作的保密性和安全性提出了挑戰。要在信息時代不斷提升檔案管理的安全性、可靠性和保密性，就要建立健全檔案信息保障體系。加強檔案管理人員管理觀念，加強電子文件的歸檔管理，注意保存和保護統一的檔案工作密碼，定期進行更換，大量的檔案文件電子轉化、接收、處置和存儲工作采用標準的、科學的、統一的數字化技術手段。保證轉化后的電子檔案能夠準確表現、保護原始信息。在檔案管理工作中盡量隔離內網和外網，定期做好備份工作，建設電子檔案的存儲、查看和定期維護的制度。注意對電腦設置防火墻，及時、定時進行殺毒，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

3.3構建檔案資源共享平臺

信息時代，檔案管理工作開展需立足于縱向與橫向兩個層面，不斷增強各個部門間的聯系。信息時代進一步增加了社會資源與信息資源的數量，僅憑單一的部門根本無法將檔案資源管理工作順利完成。這就要求各個部門之間密切聯系，共享檔案信息，通過信息共享平臺共享信息資源，進一步完善檔案管理體系。依托信息化技術能夠自動化管理電子檔案、自動上傳檔案信息，實現檔案利用效率的提升。完善信息化網絡平臺，增強電子檔案自動化管理措施，促使電子檔案價值提升。傳統檔案管理工作，基本都是以人工的方式查詢、搜索檔案，耗時長，嚴重影響檔案管理工作的效率。信息時代的檔案信息管理工作，可以通過相應信息化平臺的構建，實現檔案信息的快捷、迅速查詢與搜索，從而提升檔案管理服務質量與水平[3]。

3.4加強檔案管理人員的綜合素質

在實際檔案管理工作中，要確保信息化檔案管理工作，就要加強檔案管理工作人員的綜合素質，不僅需要檔案管理工作人員熟練掌握檔案知識，還需要檔案管理工作人員掌握一定的信息技術、計算機技術、數字技術。同時還需要檔案管理工作人員具有一定的大局觀和時代意識，對于信息化時代檔案管理工作人員的使命有著清醒的認識。要加強對于檔案管理工作人員的培訓，定期組織檔案管理人員的交流活動，使其互相交流信息化時代檔案管理工作中的先進經驗，定期組織管理人員參加學習，使得檔案管理工作人員熟練掌握信息化時代的檔案管理方式。

四、結束語

綜上所示，面對這些挑戰，應當加強檔案管理信息建設、建立健全檔案管理信息保障體系、加強檔案管理人員的綜合素質，以推動檔案管理現代化、信息化、科學化的實現。

參考文獻：

[1]李麗敏.淺析信息時代檔案管理的創新與發展[J].價值工程，2018（33）.